С 2023 года в России действует новая система отчетности в сфере трудовой деятельности — ЕФС-1․ Она заменила собой прежнюю форму СЗВ-ТД и включает в себя сведения о трудовой книжке, электронных трудовых книжках и других кадровых событиях․

Одним из ключевых моментов при заполнении формы ЕФС-1 является правильное указание информации о заявлении о продолжении ведения трудовой книжки или о предоставлении сведений о трудовой деятельности․ В этой статье мы подробно разберем, как это сделать правильно․

Что такое заявление о продолжении ведения трудовой книжки?

Согласно статье 2 Закона № 439-ФЗ, работник имеет право выбрать один из двух вариантов ведения своей трудовой книжки:

1. Предоставление сведений о трудовой деятельности, все записи ведутся в электронном формате в системе ПФР

Для выбора одного из этих вариантов работник должен подать соответствующее письменное заявление своему работодателю․

Где указываются сведения о заявлении в форме ЕФС-1?

В новой форме ЕФС-1 сведения о заявлении работника отражаются в подразделе 1․1 (в блоке до таблицы с кадровыми событиями)․

Конкретно информация о заявлении указывается в следующих строках:

• Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки — если работник выбрал бумажный формат
• Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности — если работник выбрал электронный формат

Эти строки заполняются только в том случае, если работник действительно подал соответствующее заявление․

Как правильно заполнить сведения о заявлении?

Формат даты

Дата подачи заявления указывается в формате ДД․ММ․ГГГГ (пункт 40 Порядка заполнения ЕФС-1)․

Пример заполнения

Допустим, работник подал заявление 15 марта 2026 года о продолжении ведения бумажной трудовой книжки․ В этом случае в форме ЕФС-1 необходимо указать:

Если заявление не подавалось

Если работник не подавал ни одного из заявлений, соответствующие строки остаются пустыми․

Частые ошибки при заполнении

При заполнении формы ЕФС-1 часто допускаются следующие ошибки:

• Неправильный формат даты, указание даты в формате ММ/ДД/ГГГГ вместо ДД․ММ․ГГГГ
• Отсутствие даты при наличии заявления — если работник подал заявление, но дата не указана
• Указание обеих дат — если работник подал только одно заявление, не нужно заполнять обе строки
• Неправильное указание кода статуса, код статуса застрахованного лица должен соответствовать поданному заявлению

Как исправить ошибки в ранее поданной форме?

Если вы уже подали форму ЕФС-1 с ошибками в указании даты заявления, необходимо:

1. Подготовить новую форму ЕФС-1
2. В строке с неправильной датой указать корректную дату подачи заявления
3. В следующей строке продублировать правильные сведения с отметкой в графе 11 (если это необходимо)
4. Подать уточненный отчет в установленные сроки

Пример корректировки:

Особые случаи

Совместители

Для совместителей строки Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки и Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности всегда остаются пустыми․ Это подтверждается письмом ПФР от № В-6181-19/10665-20;

Прием на работу

При приеме нового сотрудника на работу, если он принес заявление о выборе формата ведения трудовой книжки, необходимо:

1. Указать в подразделе 1․1 дату подачи заявления
2. Внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку (если выбран бумажный формат)
3. Выдать работнику трудовую книжку в течение 3 рабочих дней

Переход на электронную трудовую книжку

Если работник выбрал электронный формат, необходимо:

1. Внести запись о переходе на ЭТК в бумажную трудовую книжку
2. Выдать работнику его бумажную трудовую книжку
3. Не позднее 25 числа следующего месяца сдать подраздел 1․1 формы ЕФС-1

Сроки подачи формы ЕФС-1

Согласно законодательству, форма ЕФС-1 должна быть подана:

• Не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое событие
• В случае исправления — в сроки, установленные для подачи уточненной отчетности

Ответственность за нарушения

За нарушение порядка сдачи формы ЕФС-1 предусмотрены следующие виды ответственности:

• Штрафы для работодателя — от 300 до 500 рублей за каждого работника (в зависимости от нарушения)
• Административная ответственность — в случае систематических нарушений
• Ответственность за непредставление сведений — до 5000 рублей

Практические советы

Для правильного заполнения формы ЕФС-1 следуйте этим рекомендациям:

1. Проверяйте наличие заявлений — перед заполнением формы убедитесь, что у вас есть все необходимые заявления от работников
2. Используйте актуальные формы — всегда скачивайте формы с официального сайта ПФР или СФР
3. Проверяйте формат дат, используйте формат ДД․ММ․ГГГГ
4. Соблюдайте сроки подачи, не пропускайте установленные законом сроки
5. Используйте программное обеспечение, для автоматизации процесса заполнения используйте бухгалтерские программы (1С, СБИС и др․)

Правильное указание сведений о заявлении о продолжении ведения трудовой книжки или о предоставлении сведений о трудовой деятельности в форме ЕФС-1 — это важный элемент кадрового учета, который помогает избежать штрафов и обеспечивает корректный учет трудовой деятельности работников․

Следуйте нашим рекомендациям, используйте актуальные формы и соблюдайте установленные сроки — и вы сможете избежать большинства ошибок при заполнении этой важной отчетности․