В условиях объединенного Социального фонда России (СФР), который начал функционировать после слияния ПФР и ФСС, отчетность по кадрам стала еще более значимой частью работы бухгалтера и специалиста по кадрам․ Форма СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица) является основным инструментом передачи данных о кадровых событиях в электронные трудовые книжки․
Что такое СЗВ-ТД и зачем он нужен?
СЗВ-ТД — это отчетная форма, которую работодатель обязан представлять в Социальный фонд при наступлении определенных кадровых событий․ Именно на основании этих данных формируется электронная трудовая книжка (ЭТК) гражданина․
Согласно законодательству, отчет необходимо сдавать на сотрудников, с которыми:
- Заключен трудовой договор (прием на работу);
- Прекращен трудовой договор (увольнение);
- Произошел перевод на другую постоянную работу;
- Подано заявление о выборе формы трудовой книжки (электронная или бумажная);
- Произошло переименование организации или изменение названия должности․
Важно: С 1 января 2026 года процесс сдачи отчетности стал еще более интегрированным․ Хотя ранее обсуждалось объединение четырех отчетов (4-ФСС, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3) в один супер-отчет, форма СЗВ-ТД сохраняет свою критическую важность для оперативного отражения кадровых изменений в базах СФР․
Когда нужно сдавать отчет?
Сроки подачи зависят от типа кадрового события:
- Прием, перевод, увольнение: не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (распоряжения)․
- Подача заявления о выборе формы трудовой: не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления․
- Переименование организации: не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа․
Пошаговая инструкция: Как сделать СЗВ-ТД по данным трудовой книжки
Процесс формирования отчета начинается с анализа первичных документов: приказов и записей в трудовых книжках (как бумажных, так и электронных)․
Шаг 1․ Сбор исходных данных
Для корректного заполнения вам понадобятся:
- Паспортные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС);
- Дата и номер приказа о кадровом событии;
- Точная формулировка должности, профессии или специальности (должна строго соответствовать штатному расписанию и записи в трудовой);
- Коды выполняемых функций (при наличии);
- Основание для записи (статья ТК РФ)․
Шаг 2․ Выбор программного обеспечения
Сформировать отчет можно несколькими способами:
- Через специализированные бухгалтерские программы (1С, Контур и др․), которые автоматически выгружают данные в нужный формат;
- Через сервис «Электронный кабинет страхователя» на сайте СФР;
- С помощью бесплатной программы «Подготовитель» с сайта СФР․
Шаг 3․ Заполнение формы
При внесении данных из трудовой книжки в форму СЗВ-ТД обратите внимание на следующие поля:
Раздел 1 «Сведения о страхователе»:
Автоматически заполняется данными вашей организации (ИНН, КПП, Регистрационный номер)․
Раздел 2 «Сведения о застрахованном лице»:
Указываются ФИО, дата рождения и СНИЛС сотрудника․ Ошибка в одной цифре СНИЛС приведет к отказу в приеме отчета․
Раздел 3 «Сведения о трудовой деятельности»:
Здесь вносятся данные из трудовой книжки:
— Дата кадрового мероприятия;
— Тип мероприятия (код): 1․1 (Прием), 1․2 (Перевод), 1․3 (Увольнение), 1․4 (Переименование) и т․д․;
— Наименование должности;
— Код функции (если введен);
— Причина увольнения (код);
— Документ-основание (приказ)․
Шаг 4․ Проверка и отправка
После заполнения необходимо провести логический контроль․ Программа сама укажет на очевидные ошибки (например, увольнение раньше приема)․ После успешной проверки файл подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или уполномоченного лица и отправляется в СФР․
Типичные ошибки при заполнении
Чтобы избежать штрафов и необходимости подачи корректирующих отчетов, избегайте следующих ошибок:
- Несоответствие записей: Данные в СЗВ-ТД должны дословно совпадать с записями в бумажной трудовой книжке (если она велась) и в приказах․
- Неверный код мероприятия: Путаница между кодами приема, перевода и переименования должности․
- Ошибки в СНИЛС: Самая частая причина rejection (отказа) отчета․
- Нарушение сроков: Сдача отчета даже на один день позже установленного срока грозит штрафом․
Ответственность за нарушения
За непредставление формы СЗВ-ТД в установленный срок, а также за предоставление неполных или недостоверных сведений, на работодателя налагается штраф в размере 500 рублей за каждого застрахованного лица, по которому допущена ошибка․
Если ошибка повлекла за собой дополнительные расходы для Социального фонда (например, неверный расчет стажа для пенсии), штраф может быть увеличен до 20% от суммы недоимки, но не более 50 000 рублей и не менее 1 000 рублей․
Формирование отчета СЗВ-ТД по трудовым книжкам — это рутинный, но критически важный процесс для каждого работодателя в 2026 году․ Точность данных, своевременность подачи и внимательная проверка СНИЛС и кодов мероприятий позволят избежать штрафов и обеспечат вашим сотрудникам корректный учет стажа для будущей пенсии․
Помните: электронная трудовая книжка — это основной документ о стаже современного работника, и качество её ведения полностью зависит от работодателя․