Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Оформление этого документа новичку, который только начинает свой профессиональный путь, имеет ряд важных особенностей и строгих правил. В этой статье мы подробно разберем, как правильно заполнить трудовую книжку новому сотруднику, какие сроки нужно соблюдать и как учитывать переход на электронные форматы.
Сроки оформления: когда выдавать документ?
Одна из самых частых ошибок работодателей — задержка в оформлении документа. Согласно законодательству, трудовая книжка работнику, принятому на работу впервые, оформляется в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Это правило закреплено в пункте 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от № 225.
Это означает, что у работодателя есть 7 дней с момента трудоустройства, чтобы внести первую запись. Присутствие самого сотрудника при этом обязательно.
Переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1 / СЗВ-ТД)
С 1 января 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это изменило порядок отчетности перед государством:
- Работодатели обязаны отчитываться в Пенсионный фонд (ПФР) обо всех кадровых изменениях.
- При приеме сотрудника, для которого это первое место работы, работодатель должен подать отчет по форме СЗВ-ТД (с 2023 года данные подаются в составе ЕФС-1) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме.
- Несмотря на цифровизацию, бумажная трудовая книжка для новых сотрудников не отменена. Работодатель по-прежнему обязан завести и вести ее, если сотрудник не написал заявление об отказе от бумажного формата.
Пошаговая инструкция заполнения бумажной трудовой книжки
Шаг 1: Заполнение ьного листа
ьный лист содержит основные данные о работнике. Здесь недопустимы ошибки, так как исправления на этой странице сильно усложняют жизнь и сотруднику, и кадровику.
- Фамилия, Имя, Отчество: указываются полностью, без сокращений, строго по паспорту.
- Дата рождения: записывается арабскими цифрами (например, ).
- Образование: указывается уровень образования (среднее, среднее профессиональное, высшее и т.д.) на основании диплома или аттестата.
- Профессия, специальность: вписывается квалификация по документу об образовании (например, «Менеджмент», «Слесарь»).
- Дата заполнения: проставляется фактическая дата оформления книжки.
- Подписи: работник ставит свою подпись, подтверждая правильность данных. Также ставится подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, и печать организации (при наличии).
Шаг 2: Заполнение сведений о работе (Раздел «Сведения о работе»)
В виде графа 3 (наименование организации) не вносится, так как на ьном листе или в виде штампа уже должно быть указано полное и сокращенное (при наличии) название работодателя.
Далее вносятся данные:
- Графа 1: порядковый номер записи (обычно начинается с цифры «1»).
- Графа 2: дата внесения записи (совпадает с датой приема на работу по приказу).
- Графа 3: информация о приеме на работу с указанием должности, профессии, специальности и квалификации. Запись должна точно соответствовать штатному расписанию.
- Графа 4: реквизиты приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого внесена запись (дата и номер).
Важные правила и нюансы
- Чистые бланки: Бланки трудовых книжек и вкладышей в них — это документы строгой отчетности. Они должны храниться в сейфе, а их движение фиксируется в приходно-расходной книге.
- Плата за бланк: При выдаче трудовой книжки впервые работодатель может взимать с работника плату за бланк (в размере расходов на его приобретение), если иное не предусмотрено внутренними актами компании.
- Цвет чернил: Записи производятся перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Чернила должны быть световодостойкими: черного, синего или фиолетового цвета. Использование карандаша или замазки категорически запрещено.
- Сокращения: В трудовой книжке не допускаются сокращения слов (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «перев.» вместо «переведен»).
Ответственность работодателя
За нарушение сроков выдачи трудовой книжки, а также за неверное внесение записей работодатель несет административную ответственность. Если работник из-за задержки в выдаче документа не смог устроиться на новую работу, работодателю придется возмещать ему неполученный заработок.
Заполнение трудовой книжки новому сотруднику требует внимательности и знания актуального законодательства. Главное — соблюдать недельный срок оформления, не допускать сокращений и помарок на ьном листе, а также не забывать о параллельной сдаче электронных отчетов (ЕФС-1). Грамотно оформленный документ — это залог спокойствия как работника, так и работодателя при будущих проверках и кадровых перемещениях.