Перевод сотрудника на другую должность или в другое подразделение — частая кадровая операция, требующая грамотного оформления. Неправильно внесённая запись в трудовую книжку может привести к юридическим спорам, штрафам со стороны трудовой инспекции и нарушению стажа работника. В этой статье вы найдёте исчерпывающую информацию о том, как правильно заполнить трудовую книжку при переводе, какие документы нужны, какие ошибки допускают работодатели и как избежать последствий.

Что такое перевод в трудовом праве?

Согласно Трудовому кодексу РФ, перевод — это изменение условий трудового договора, включая:

• перемещение на другую работу в той же организации (другая должность, подразделение, структурное подразделение);
• перемещение в другую организацию (с расторжением трудового договора с одним работодателем и заключением с другим).

Различают два вида переводов:

1. Постоянный перевод, когда работник переходит на новую должность или в другое подразделение без ограничения по сроку. Запись в трудовую книжку обязательна.
2. Временный перевод, на срок до одного месяца (или до четырёх месяцев при замещении временно отсутствующего работника). Запись в трудовую книжку НЕ вносится.

Важно! Если временный перевод продлевается и становится постоянным — в этом случае обязательно вносится запись о переводе на постоянной основе.

Основания для внесения записи

Запись в трудовую книжку о переводе делается только на основании приказа (распоряжения) работодателя. Без приказа запись считается незаконной.

Документы, необходимые для оформления перевода:

• Приказ о переводе работника (форма № Т-5 или произвольная, но с обязательными реквизитами);
• Согласие работника в письменной форме (ст; 72 ТК РФ);
• Дополнительное соглашение к трудовому договору (при изменении существенных условий труда).

Запомните! Приказ о переводе, единственный юридически значимый документ, на основании которого вносится запись в трудовую книжку. Даже если работник согласен устно — без письменного приказа запись делать нельзя.

Как правильно заполнить запись в трудовой книжке?

Записи в трудовой книжке вносятся чёрной, синей или фиолетовой ручкой, разборчиво, без сокращений, исправлений и помарок. Использование карандаша, корректора или стирания недопустимо.

Формат записи регламентирован Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утверждённой Постановлением Минтруда РФ от № 69.

Структура записи (4 столбца):

Примеры корректных записей:

✅ Перевод в пределах одной организации (на другую должность):

1. 15
2. Переведён на должность старшего инженера-технолога
3. Приказ № 45 от

✅ Перевод в другое подразделение (без смены должности):

1. 16
2. Переведён в отдел маркетинга
3. Приказ № 52 от

✅ Перевод в другую организацию (приём в порядке перевода):

В этом случае запись делается новым работодателем на основании приказа о приёме, а также справки с предыдущего места работы (или копии трудовой книжки).

1. 17
2. Принят на работу в порядке перевода от ООО «СтройПроект» на должность бухгалтера
3. Приказ № 88 от

Важно! При приёме в порядке перевода обязательно указывается наименование прежнего работодателя. Без этого запись считается неполной и может быть признана недействительной.

✅ Временный перевод стал постоянным:

Если работник был переведён временно (например, на 2 месяца), а затем его перевод продлён и стал постоянным, вносится запись о переводе на постоянную работу:

1. 18
2. Переведён на постоянную работу на должность менеджера по продажам
3. Приказ № 95 от

Ошибки, которые нельзя допускать

Ниже — самые частые ошибки при заполнении трудовой книжки при переводе:

• Не вносится запись при постоянном переводе, нарушение закона, штраф до 50 000 руб. для организации (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Вноситься запись о временном переводе — это незаконно, запись подлежит удалению (если она уже сделана — см. п. 5).
• Использование сокращений: «пер.» вместо «переведён», «долж.» вместо «должность» — недопустимо.
• Отсутствие реквизитов приказа в столбце 4 — запись считается неполной.
• Запись без согласия работника — нарушение ст. 72 ТК РФ, может быть оспорена в суде.
• Использование корректора, закрашивания, стирания, недопустимо. При ошибке — делается исправление по правилам (см. ниже).

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Если запись внесена с ошибкой, её нельзя просто зачёркивать или закрашивать.

Правильный порядок исправления:

1. Внести новую запись, которая аннулирует ошибочную (с указанием, что запись признана недействительной);
2. Указать причину аннулирования (например, «запись № 15 признана недействительной, так как перевод был временным»);
3. Внести новую корректную запись (если требуется);
4. Все действия оформить приказом и зафиксировать в журнале регистрации приказов.

Пример аннулирования:

1. 19
2. Запись № 15 от признана недействительной, так как перевод был временным и не требовал внесения записи в трудовую книжку
3. Приказ № 100 от

Особенности при переводе в другую организацию

Если работник увольняется с одного места и сразу же принимается на другое — это приём в порядке перевода. В этом случае:

• Предыдущий работодатель выдаёт трудовую книжку с записью об увольнении по собственному желанию или по соглашению сторон;
• Новый работодатель вносит запись о приёме с указанием предыдущего работодателя;
• Запись делается на основании приказа о приёме и справки с предыдущего места работы (если работник предоставил её).

Образец записи при приёме в порядке перевода:

1. 1
2. Принят на работу в порядке перевода от ООО «ТехноСервис» на должность ведущего программиста
3. Приказ № 120 от

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек. При переводе:

• Запись вносится в ЭТК автоматически через систему 1С:ЗУП, СБИС или другие кадровые системы;
• Работодатель обязан направить сведения в Пенсионный фонд РФ через форму СЗВ-ТД;
• Запись в бумажной трудовой книжке при наличии — также вносится, если работник не отказался от бумажного варианта.

Важно! Если работник имеет и бумажную, и электронную трудовую книжку — записи вносятся в обе. При этом в бумажной книжке делается запись о переводе, а в ЭТК, автоматически.

Ответственность и рекомендации

Кто несёт ответственность? За неправильное ведение трудовых книжек ответственность несёт:

• лицо, ответственное за ведение трудовых книжек (кадровик, секретарь, бухгалтер);
• работодатель (в лице руководителя).

Штрафы:

• За нарушение правил ведения трудовых книжек — от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ);
• За повторное нарушение, до 50 000 руб. для организации.

Рекомендации для кадровиков:

• Всегда проверяйте приказ о переводе перед внесением записи.
• Сверяйте дату приказа и дату перевода — они должны совпадать или дата приказа должна быть раньше.
• Делайте пробную запись на черновике перед внесением в трудовую книжку.
• Храните копии приказов о переводе не менее 5 лет.
• Используйте шаблоны и образцы записей (например, из Системы Кадры, КонсультантПлюс, Гарант).
• Проводите регулярный аудит трудовых книжек в организации (раз в квартал).

Заполнение трудовой книжки при переводе — это не формальность, а важный юридический акт, влияющий на права работника (стаж, пенсионные начисления, трудовые гарантии). Неправильная запись может привести к серьёзным последствиям: от штрафов до признания перевода незаконным в суде.

Соблюдайте закон, используйте актуальные образцы, проверяйте документы и не спешите. Лучше потратить 10 минут на проверку, чем потом исправлять ошибки, которые могут стоить десятки тысяч рублей и репутации компании.

Помните: точность, законность и аккуратность — залог безупречного кадрового документооборота!

Материал подготовлен на основе действующего законодательства РФ на 23 мая 2026 года. Рекомендуется регулярно сверяться с изменениями в Трудовом кодексе РФ и инструкциях Минтруда.