Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․ Она является официальным документом, который работодатель обязан вести и заполнять в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и Порядком ведения и хранения трудовых книжек и записей о трудовой деятельности (Приказ Минтруда России № 320н)․ В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу впервые․

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это документ, который ведется работодателем для фиксирования информации о трудовой деятельности работника․ Она содержит сведения о приеме на работу, увольнении, переводах, награждениях и других событиях, связанных с работой․ В настоящее время существует два вида трудовых книжек: бумажная и электронная (ЭТК)․

Кто заполняет трудовую книжку при приеме на работу?

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу, как правило, возлагается на сотрудника, уполномоченного вносить записи и заверять их․ Обычно это начальник отдела кадров или лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства․ Важно, чтобы сотрудник, заполняющий трудовую книжку, имел соответствующие полномочия․

Необходимые документы и информация

Для заполнения трудовой книжки при приеме на работу потребуются следующие документы и информация:

• Заявление о приеме на работу: Основа для оформления трудового договора․
• Трудовой договор (контракт): Определяет условия трудовой деятельности․
• Паспорт работника: Для внесения личных данных․
• СНИЛС (Страховой номер индивидуального лицевого счёта): Для внесения информации о социальном страховании․
• ИНН (Идентификационный номер налогоплательщика): Для внесения информации о налогообложении․
• Документы об образовании и квалификации (при наличии): Для внесения информации о квалификации работника․
• Информация о должности и подразделении: Точное наименование должности и подразделения, в котором будет работать сотрудник․

Порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу

Титульный лист:

• Заполняется работодателем․
• Указывается наименование организации, дата открытия (дата выдачи трудовой книжки), ИНН, ОГРН․
• В графе «Сведения о работнике» указываются: ФИО, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС, ИНН, адрес места жительства․
• Титульный лист подписывается руководителем организации и заверяется печатью․
• Сотрудник заверяет сведения о себе своей подписью․

Вкладыш в трудовую книжку:

• Вкладыш заполняется работодателем․
• В графе 1 указывается дата приема на работу (дд․мм․гггг)․
• В графе 2 указывается запись о приеме на работу, содержащая:
• Наименование организации․
• Наименование должности, квалификации или профессии․
• Наименование структурного подразделения (если есть)․
• Дата приема на работу․
• В графе 3 указывается номер и дата выдачи приказа (распоряжения) о приеме на работу․
• Запись подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом и заверяется печатью организации․
• Сотрудник заверяет запись своей подписью․

Образец записи о приеме на работу в трудовой книжке (2026 год)

Приказ № 123 от г․
На должность бухгалтера
В отдел бухгалтерии

Важные моменты

• Записи в трудовой книжке делаются только на основании документов, подтверждающих трудовую деятельность (приказы, распоряжения, решения)․
• Записи делаються в хронологическом порядке․
• В трудовой книжке не допускаются исправдения․ Если допущена ошибка, необходимо сделать поправку, зачеркнув неверную запись и написав правильную․ Поправка должна быть заверена подписью руководителя организации и печатью․
• Работодатель обязан выдавать работнику трудовую книжку в день увольнения․
• Работник имеет право проверить правильность заполнения трудовой книжки․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

В настоящее время активно внедряется электронная трудовая книжка․ При переходе на ЭТК, работодатель обязан внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку (если она выдана работнику) и в электронную трудовую книжку․

Ответственность за ошибки

За ненадлежащее ведение трудовой книжки работодатель несет ответственность в соответствии с ТК РФ․ В случае обнаружения ошибок в трудовой книжке, работник имеет право обратиться к работодателю с требованием об их исправлении․

Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу – это важный этап трудовых отношений․ Соблюдение требований ТК РФ и Порядка ведения и хранения трудовых книжек поможет избежать ошибок и споров в будущем․ В случае возникновения вопросов, рекомендуется обратиться к специалистам отдела кадров или в юридическую консультацию․

Отказ от ответственности: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией․ При возникновении юридических вопросов рекомендуется обратиться к квалифицированному юристу․