Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Правильное оформление записи о приеме на работу имеет критическое значение как для работника, так и для работодателя. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно заполнить трудовую книжку при приеме сотрудника на работу, предоставим образцы записей для различных ситуаций и разъясним важные нюансы.

Основные правила заполнения трудовой книжки

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225) и Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от № 69), записи должны вноситься:

исключительно чернилами, шариковой ручкой или гелевой ручкой темно-синего, фиолетового или черного цвета;
разборчивым почерком;
без помарок и подчисток;
с обязательным указанием даты приема;
с обязательной ссылкой на приказ о приеме на работу;
в хронологическом порядке.

Важно! В случае ошибки исправления вносятся только путем признания недействительной записи и внесения правильной записи. Зачеркивать, замазывать или использовать корректирующие средства категорически запрещено!

Структура записи о приеме на работу

Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе» (графы 1-4). Она должна содержать следующие обязательные элементы:

Номер по порядку (графа 1) — указывается сквозной порядковый номер записи;
Дата приема (графа 2) — указывается в формате «число, месяц, год»;
Сведения о приеме (графа 3) — формулировка зависит от типа трудового договора;
Наименование документа-основания (графа 4) — указываются реквизиты приказа о приеме на работу.

Образцы заполнения записи о приеме на работу

Прием на постоянную работу на полную ставку

Пример 1:

Графа 1: 1

Графа 2:

Графа 3: Принят в ООО «Ромашка» на должность менеджера по продажам

Графа 4: Приказ от № 45-л/с

Прием на работу по срочному трудовому договору

Пример 2:

Графа 1: 2

Графа 2:

Графа 3: Принят в ООО «Ромашка» на должность бухгалтера на период временной нетрудоспособности основного работника Ивановой А.И. по срочному трудовому договору

Графа 4: Приказ от № 46-л/с

Прием на работу на неполную рабочую неделю (0,5 ставки)

Пример 3:

Графа 1: 3

Графа 2:

Графа 3: Принят в ООО «Ромашка» на 0,5 ставки на должность секретаря

Графа 4: Приказ от № 47-л/с

Прием на работу в порядке перевода из другой организации

Пример 4:

Графа 1: 4

Графа 2:

Графа 3: Принят в ООО «Ромашка» в порядке перевода на должность главного инженера

Графа 4: Приказ от № 48-л/с

Прием на работу на место временно отсутствующего сотрудника

Пример 5:

Графа 1: 5

Графа 2:

Графа 3: Принят в ООО «Ромашка» на должность кладовщика на место временно отсутствующего Иванова П.С.

Графа 4: Приказ от № 49-л/с

Особенности заполнения для разных категорий работников

Прием на работу совместителя

Пример 6:

Графа 1: 6

Графа 2:

Графа 3: Принят в ООО «Ромашка» по совместительству на должность экономиста

Графа 4: Приказ от № 50-л/с

Примечание: В графе 3 также можно указать «внутренний совместитель», если работник уже трудоустроен в этой организации

Прием на работу по ученическому договору

Пример 7:

Графа 1: 7

Графа 2:

Графа 3: Принят в ООО «Ромашка» на должность стажера-экономиста по ученическому договору

Графа 4: Приказ от № 51-л/с

Типичные ошибки и как их избежать

Отсутствие даты приема, обязательно указывайте дату в формате «число.месяц.год»;
Неполное наименование должности — указывайте полное наименование должности, профессии или специальности с указанием квалификации;
Отсутствие реквизитов приказа — в графе 4 обязательно указывайте номер и дату приказа;
Неправильное указание структурного подразделения — если сотрудник принимается в конкретное подразделение, это должно быть отражено;
Использование сокращений — избегайте сокращений, особенно в наименовании организации и должности;
Неправильный порядок записей, записи должны следовать в хронологическом порядке;
Отсутствие подписи ответственного лица — запись должна быть заверена подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью организации (если есть).

Важно! Все записи в трудовой книжке должны соответствовать трудовому законодательству и локальным нормативным актам организации. При возникновении сомнений лучше проконсультироваться с юристом или специалистом по кадрам.

Что делать, если запись сделана с ошибкой?

Если ошибка обнаружена сразу, можно:

Зачеркнуть неправильную запись одной чертой;
Написать над ней правильную запись;
Поставить подпись лица, ответственного за внесение записи;
Указать дату исправления;
Заверить исправление подписью и печатью организации.

Если ошибка обнаружена позже, оформляется корректирующая запись:

Пример корректирующей записи:

Графа 1: 8

Графа 2:

Графа 3: Запись за № 1 от о приеме на работу в ООО «Ромашка» на должность менеджера по продажам считать недействительной. Принят в ООО «Ромашка» на должность менеджера по продажам

Графа 4: Приказ от № 52-л/с

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2020 года в России внедряется электронная трудовая книжка. При приеме на работу в организации, использующие ЭТК:

Запись о приеме вносится в государственную информационную систему;
Бумажная трудовая книжка ведется только по желанию работника;
При отсутствии бумажной трудовой книжки делается соответствующая запись в ЭТК;
Все изменения в трудовой деятельности фиксируются в электронном виде.

Примечание: С 1 января 2023 года все работодатели обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Работники могут выбрать, вести ли бумажную трудовую книжку или нет.

Чек-лист для работодателя при заполнении трудовой книжки

Проверьте, что у работника есть трудовая книжка (если это его первое место работы, оформите новую);
Убедитесь, что все данные о работнике (ФИО, дата рождения, образование) указаны правильно;
Проверьте правильность наименования должности и структурного подразделения;
Убедитесь, что приказ о приеме на работу издан и имеет правильные реквизиты;
Заполните запись о приеме в соответствии с образцами;
Заверьте запись подписью ответственного лица и печатью организации (если есть);
Ознакомьте работника с записью под подпись;
Сделайте копию страницы трудовой книжки с записью о приеме для личного дела работника;
Внесите соответствующую запись в личную карточку работника (форма Т-2).

Правильное оформление записи о приеме на работу в трудовой книжке, это не только требование закона, но и важный элемент кадрового делопроизводства. От корректности заполнения зависит:

легальность трудовой деятельности работника;
возможность подтверждения стажа;
защита прав и интересов обеих сторон трудового договора;
предотвращение споров и конфликтов;
соблюдение требований трудового законодательства.

Используйте приведенные в статье образцы как основу, но всегда адаптируйте их под конкретную ситуацию. При возникновении сложных случаев (например, при приеме на работу иностранных граждан или при сложных переводах) рекомендуется проконсультироваться с юристом или специалистом по кадрам.

Помните, что трудовая книжка — это документ строгой отчетности, и от ее правильного ведения зависит репутация работодателя и доверие к нему со стороны сотрудников и контролирующих органов.

Важно! Настоящая статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ по состоянию на май 2026 года. При возникновении вопросов по конкретной ситуации рекомендуется обратиться к нормативным актам или квалифицированному специалисту.