В условиях меняющейся экономической ситуации, когда, по данным Центробанка, уже в первом полугодии 2025 года число компаний, планирующих сокращение персонала, выросло более чем на треть, вопрос правильного оформления увольнения становится критически важным. Ошибка в формулировке или нарушении процедуры может привести к восстановлению сотрудника на работе через суд и выплате крупных компенсаций.

Ниже приведено подробное руководство по заполнению трудовой книжки при увольнении по сокращению численности или штата работников, основанное на актуальном законодательстве РФ (с учетом изменений, действующих в 2026 году).

Правовое основание

Увольнение по инициативе работодателя в связи с сокращением численности или штата работников регулируется пунктом 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации; Именно на эту статью необходимо ссылаться при внесении записи.

Важно: С 2023 года (и продолжает действовать в 2026 году) бумажные трудовые книжки заполняются только тем сотрудникам, которые не подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) до конца 2020 года или тем, кто впервые поступает на работу. Для всех остальных сведения вносятся исключительно в электронном виде (форма СЗВ-ТД/ЕФС-1). Однако правила формулировок остаются едиными для обоих форматов.

Общие правила заполнения

При внесении записи об увольнении необходимо соблюдать следующие требования:

• Запись вносится в раздел «Сведения о работе».
• В графе 3 указывается порядковый номер записи.
• В графе 4 проставляется дата увольнения (последний рабочий день).
• В графе 5 пишется причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ.
• В графе 6 указывается документ-основание (приказ об увольнении) с его номером и датой.
• Запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется), а также подписью работника.

Образец записи в трудовой книжке

Ниже представлен классический пример того, как должна выглядеть запись. Предположим, что сотрудник Иванов Иван Иванович увольняется 21 мая 2026 года.

Ключевые нюансы формулировки

1. Точность формулировки: Фраза должна звучать дословно: «Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации..;» или «…в связи с сокращением численности работников организации…» в зависимости от того, что именно указано в приказе.
2. Ссылка на закон: Обязательно указывать пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ. Просто написать «ст. 81 ТК РФ» недостаточно, так как эта статья содержит множество оснований для увольнения.
3. Дата увольнения: Датой увольнения считается последний день работы сотрудника. Если последний день выпадает на выходной или праздник, датой увольнения все равно указывается этот календарный день, но расчет и выдача документов могут производиться в следующий рабочий день (хотя трудовую лучше выдать в последний рабочий день).

Процедурные моменты, важные для записи

Прежде чем сделать запись в трудовой книжке, работодатель должен быть уверен, что соблюдена вся процедура сокращения, иначе запись будет признана незаконной:

• Сотрудник был предупрежден о сокращении письменно не менее чем за 2 месяца до увольнения.
• Сотруднику были предложены все имеющиеся вакантные должности, соответствующие его квалификации.
• Получено мнение профсоюзного органа (если сотрудник является членом профсоюза).
• Издан соответствующий приказ (распоряжение) работодателя.

Что делать, если допущена ошибка?

Если в записи допущена ошибка (например, неверно указана статья или дата), ее нельзя зачеркивать. Необходимо:

1. Внести новую запись с следующим порядковым номером.
2. Указать: «Запись за номером [номер] недействительна».
3. Внести правильную запись со ссылкой на правильный приказ.

Правильное оформление документации при сокращении — это не только соблюдение буквы закона, но и защита интересов обеих сторон трудового договора в период экономической нестабильности.

Дата актуализации информации: 21 мая 2026 года.