Трудовая книжка — это основной документ работника, подтверждающий его трудовой стаж и опыт. В случае, если у гражданина на руках оказалась абсолютно новая, ни разу не заполненная книжка (например, при первом трудоустройстве или после утери старого документа), её нужно правильно оформить. С 2021 года для большинства работников ведётся электронная трудовая книжка (ЭТК), но бумажный вариант всё ещё актуален для отдельных категорий.

Когда возникает необходимость заполнения пустой книжки?

• Первое трудоустройство в жизни (например, выпускник школы или вуза).
• Утеря или порча старой трудовой книжки, когда восстановление невозможно, и выдается новый бланк.
• Переход на работу в организацию, которая не подключена к системе ЭТК (например, ИП или небольшие компании).

Кто и как заполняет первую запись?

Заполнением трудовой книжки занимается работодатель (специалист отдела кадров) в момент приёма сотрудника на работу. Процедура регламентирована Трудовым кодексом РФ и Инструкцией Минтруда.

Пошаговая инструкция для первой записи:

1. Подготовка бланка. Убедитесь, что у вас на руках именно тот бланк трудовой книжки, который утверждён государством (серия и номер, защитные элементы).
2. Заполнение ьного листа.
   • ФИО (полностью, согласно паспорту).
   • Дата рождения.
   • Сведения об образовании (название учебного заведения, год окончания, специальность/квалификация).
   • Дата выдачи документа.
   • Подпись работника и руководителя организации, печать.
3. Заполнение первой страницы «Сведения о работе».
   • № п/п, ставится «1».
   • Дата и основание приема на работу, указывается дата заключения трудового договора и его номер. Основание: «Трудовой договор от [дата] № [номер]».
   • Наименование организации — полное официальное наименование работодателя (например, ООО «Вектор»).
   • Подразделение — структурное подразделение, если есть (например, «Отдел продаж»);
   • Профессия (должность) — точное наименование должности из штатного расписания или профессия по Единому тарифно-квалификационному справочнику (ЕТКС).
   • Дата и основание увольнения — на этой же строке (первой) эта графа остаётся пустой. Заполняется только при увольнении.
4. Проставление подписей и печати.
   • Все записи в трудовой книжке делаются разборчиво, чернилами синего или чёрного цвета, без исправлений и помарок.
   • Запись завершается подписью руководителя организации (или уполномоченного лица) и печатью организации (обычно круглой, с наименованием и ИНН).
   • Работник должен ознакомиться с записью под роспись на той же странице.

Особый случай: заполнение вкладыша

Если все графы в разделе «Сведения о работе» (обычно на первых 4-5 страницах) уже заполнены, а новая запись требуется, используется вкладыш. Это дополнительный лист стандартного формата, который вклеивается в трудовую книжку.

Как оформить вкладыш:

1. Вкладыш заполняется по аналогии с основной страницей: указываются дата и основание приёма, наименование организации, должность.
2. В графе «Дата и основание увольнения» ставится прочерк или пишется «—».
3. Внизу вкладыша делается ссылка на основную запись. Например: «Запись о приёме на работу см. на стр. [номер страницы основной записи]».
4. Вкладыш подписывается и скрепляется печатью организации.
5. На обороте вкладыша делается запись об увольнении, а на основной странице в графе «Дата и основание увольнения» делается ссылка: «Запись об увольнении см. на обороте вкладыша».

Важно: Вкладыш вклеивается в трудовую книжку сразу после заполненных страниц. Его использование, стандартная практика, полностью законная.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) с 2021 года

С 1 января 2021 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки для вновь принимаемых сотрудников. Бумажная выдается только по письменному заявлению работника.

• При первом трудоустройстве в 2021 году и позже, работник получает бумажный документ только если попросит. Иначе вся информация хранится в электронном виде на портале «Трудовая Россия» и в личном кабинете на Госуслугах.
• Если у гражданина уже есть заполненная бумажная трудовая книжка, новые записи с 2021 года вносятся и в неё, и в электронный вариант (дублирование).
• Для уже работающих сотрудников, принятых до 2021 года, работодатель обязан по их заявлению внести сведения в ЭТК, но бумажную книжку продолжает вести.

Типичные ошибки при заполнении пустой книжки

• Неточности в ФИО — должны полностью соответствовать паспорту.
• Неправильное наименование организации — только полное официальное название, без сокращений, кроме общепринятых (ООО, ПАО).
• Исправления, подчистки, помарки — недопустимы. Ошибку нужно зачеркнуть одной чертой, рядом исправить и подписать с печатью.
• Отсутствие подписи работника об ознакомлении с записью.
• Заполнение графы «Дата и основание увольнения» в момент приёма на работу.
• Использование карандаша — только письменные принадлежности, дающие неизгладимые следы (шариковая или гелевая ручка).

Что делать, если работодатель отказывается заполнять?

Заполнение трудовой книжки, обязанность работодателя (ст. 66, 67 ТК РФ). В случае отказа:

1. Напишите письменное заявление с требованием оформить документ.
2. Обратитесь с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ).
3. При необходимости — в суд для восстановления нарушенных прав.

Заполнение пустой трудовой книжки — процедура, требующая внимательности и знания правил. Ключевые моменты: точность данных, правильное оформление первой записи, использование вкладыша при необходимости и понимание перехода на электронный формат. Если у вас возникли сомнения, всегда можно обратиться за консультацией в отдел кадров своей организации, в Государственную инспекцию труда или к юристу по трудовому праву.

Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется обращаться к актуальным редакциям Трудового кодекса РФ и официальным разъяснениям контролирующих органов.