Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. В России её ведение регулируется Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом от № 439‑ФЗ и рядом постановлений Минтруда. С 1 января 2021 года работники получили возможность перехода на электронную трудовую книжку, но бумажный вариант остаётся актуальным для тех, кто не принял цифровую форму. В 2026 году правила не изменились, но появились уточнения по заполнению и хранению. В этой статье разберём, как правильно заполнить трудовую книжку самому, какие ошибки можно исправить, а какие – нет.
Что такое «сам себе заполнил»?
Термин «сам себе заполнил» обычно употребляется, когда работник самостоятельно вносит записи в свою трудовую книжку без участия работодателя. Это может произойти, например, при:
- переходе из одной организации в другую, если предыдущий работодатель не внес запись об увольнении;
- работе в нескольких местах одновременно (совместительство, вахтовый метод);
- периодах безработицы, когда работник хочет отразить стаж в определённой компании.
Однако важно помнить: запись о приёме на работу, увольнении, изменении должности и т.д. должна вноситься работодателем. Самостоятельные записи допустимы только в ограниченных случаях, которые регулируются законодательством.
Законодательная база
Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовой книжки:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1, ст. 66.2, ст. 66.3);
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О трудовой книжке»;
- Постановление Минтруда РФ от № 40 «О трудовых книжках»;
- Постановление Минтруда РФ от № ?? «Об уточнении порядка заполнения трудовой книжки» (уточнено в информации, полученной из интернета).
Ключевое правило: только работодатель имеет право вносить записи о приёме, увольнении, изменении должности и т.п. Самостоятельные записи возможны только в случае, если работодатель не внес запись об увольнении, а работник желает отразить факт работы в другой организации.
Как правильно заполнить трудовую книжку самому?
Титульный лист
На титульном листе указываются:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Образование;
- Профессия и специальность;
- Дата выдачи трудовой книжки;
- Подпись работодателя (если работодатель вносит запись).
Если вы вносите запись самостоятельно, подпись работодателя не требуется, но в дальнейшем работодателю необходимо подтвердить факт работы.
Запись о приёме на работу
Если работодатель не внес запись о приёме, вы можете самостоятельно добавить её, но только если:
- Вы получили письменное подтверждение от работодателя о приёме (например, договор).
- Вы можете предоставить доказательства факта работы (свидетельства, справки, выписки из ЕГР).
Запись выглядит так:
Период работы: дата начала – дата окончания (если есть)
Должность: название должности
Организация: наименование организации, место работы
Отрасль: название отрасли
Запись об увольнении
Если работодатель не внес запись об увольнении, вы можете самостоятельно добавить её, но только если:
- У вас есть письменное подтверждение об увольнении (увольнительная записка, письмо об увольнении).
- Вы можете предоставить доказательства факта увольнения (свидетельства, справки).
Запись об увольнении должна содержать:
- Дата увольнения;
- Причина увольнения (по желанию, но желательно указать).
Запись о смене должности и повышении квалификации
Эти записи вносит работодатель. Если вы хотите отразить смену должности самостоятельно, убедитесь, что у вас есть подтверждающие документы. Запись выглядит так:
Период работы: дата начала – дата окончания (если есть)
Должность: название должности
Организация: наименование организации, место работы
Запись о повышении квалификации, стажировке, переподготовке
Эти сведения могут быть внесены в отдельный вклад (вкладка «Повышение квалификации»). В 2026 году в электронную трудовую книжку добавлен отдельный раздел для этих данных. В бумажной версии можно использовать отдельный листок, прикреплённый к книжке.
Как исправить ошибки в трудовой книжке?
Согласно статье 66.1 ТК РФ, ошибки в трудовой книжке можно исправить только в случае, если они действительно являются ошибками. При исправлении необходимо:
- Подготовить заявление о исправлении (с указанием причины).
- Приложить подтверждающие документы (договор, справка, письмо).
- Получить подпись работодателя.
- Внести исправление в виде «пояснительной записки» (пояснительная записка должна быть подписана работодателем и иметь печать).
Важно: самостоятельно исправлять ошибки нельзя. Любые изменения в трудовой книжке должны вноситься работодателем.
Что делать, если работодатель не вносит запись?
Если работодатель не внес запись об увольнении, вы можете обратиться в отдел кадров с письменным запросом. Если работодатель отказывается, можно подать заявление в Трудовую инспекцию. В 2026 году Трудовая инспекция имеет право проверить наличие записей и потребовать их внесения.
Как хранить трудовую книжку?
Трудовая книжка должна храниться в надёжном месте, защищённом от огня, влаги и других повреждений. В 2026 году в постановлении Минтруда уточнено, что:
- Бумажная трудовая книжка должна храниться в бумажном архиве организации, если она используется в качестве официального документа.
- Электронная трудовая книжка хранится в системе «Электронный документооборот» и доступна через портал госуслуг.
Практический пример заполнения
Предположим, Иванов Иван Иванович начал работать в компании «ТехноСервис» , но работодатель не внес запись о приёме. Иванов хочет отразить это самостоятельно.
- Иванов получает копию трудового договора.
- Он заполняет запись:
- Период работы: –
- Должность: Инженер-электрик
- Организация: ООО «ТехноСервис», г. Москва
- Отрасль: Производство электрооборудования
- Иванов сохраняет запись в виде сканированного PDF и передаёт работодателю для проверки.
- Работодатель подтверждает запись, ставит подпись и печать.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли вносить запись о работе в другой компании, если я не получил от неё письменного подтверждения? Нет, запись должна подтверждаться договором или другим документом.
- Что делать, если работодатель отказался внести запись об увольнении? Обратитесь в Трудовую инспекцию с копией увольнительной записки.
- Можно ли использовать электронную трудовую книжку вместо бумажной? Да, но при этом необходимо соблюдать правила перехода и убедиться, что все сведения корректно перенесены.
- Какой срок хранения трудовой книжки? По закону, трудовая книжка должна храниться в течение 10 лет после окончания трудового договора.
Самостоятельное заполнение трудовой книжки возможно, но ограничено и требует подтверждающих документов. Ошибки в записи можно исправлять только с согласия работодателя. В 2026 году правила не изменились, но уточнено, как правильно вести и хранить как бумажную, так и электронную трудовую книжку. Соблюдение этих правил поможет избежать конфликтов с работодателем и обеспечит надёжное подтверждение вашего трудового стажа.
Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров вашей организации или в Трудовую инспекцию.