Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовую деятельность работника.
Её правильное заполнение важно не только для соблюдения законодательства, но и для защиты прав сотрудника при переходе на новое место работы, при оформлении пенсии и в иных ситуациях.
Ниже вы найдете подробное руководство, примеры записей и полезные советы, основанные на актуальных нормативных актах и практических рекомендациях.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

• Серийный документ, выдаваемый работодателем при приёме на работу.
• Содержит сведения о стаже, должностях, причинах увольнения и прочих событиях.
• Обязателен для всех работников, за исключением некоторых категорий (например, военнослужащих);
• Используется при расчёте пенсии, отпускных, пособий и в иных кадровых процедурах.

Нормативная база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок заполнения трудовой книжки:

• Трудовой кодекс РФ (статьи 77‑79).
• Приказ Минтруда России от  N 588н «Об изменении перечня документов, необходимых для заполнения трудовой книжки».
• Приказ Минтруда 320Н от  — новая форма трудовой книжки, действующая с 1 января 2023 г.
• Постановление Минтруда РФ от  N 69 «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
• ПФР: форма СЗВ‑ТД для отчётности о кадровых изменениях с 1 января 2020 г.

Как правильно заполнить титульный лист

Титульный лист содержит основную информацию о работнике. В 2026 г. он выглядит так:

Важно: все поля должны быть заполнены без пропусков и ошибок. Любая неточность может привести к отказу в признании стажа.

Запись о приёме на работу

Обязательная запись в столбце 3 (дата приёма) и столбце 4 (копия приказа/соглашения). Пример:

Если работник приёмается по совместительству, в записи указывается «по совместительству» и дата начала совместительства.

Запись об увольнении

В зависимости от причины увольнения в записи указываются разные пункты статьи 77 ТК РФ:

• По собственному желанию – пункт 3.
• По соглашению сторон – пункт 1.
• По истечении срока договора (если договор был срочным) – пункт 2.

Пример записи об увольнении по собственному желанию:

Запись о переводе

Перевод в другую организацию или на другую должность в пределах одной организации оформляется следующим образом:

При переводе на другую организацию в рамках группы компаний в таблице указывается «Перевод в ООО «Ромашка»».

Запись о смене фамилии

При изменении фамилии работник должен предоставить справку о смене фамилии. Запись выглядит так:

Запись о прохождении службы в армии

Служба в армии фиксируется в отдельном столбце (столбец 5). Пример:

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 1 января 2020 г. работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде. При переходе на ЭТК в бумажной книжке фиксируется запись о переходе:

После перехода в ЭТК в бумажной книжке сохраняется только запись о переходе; дальнейшие изменения фиксируются в системе.

Примеры заполнения трудовой книжки (2026 г.)

1. Приём на работу – , «Приём на работу в должность «Менеджер по продажам»», Приказ № 123 от .
2. Служба в армии –  – , «Служба в армии», Справка № 321 от .
3. Перевод – , «Перевод на должность «Старший менеджер»», Приказ № 789 от .
4. Смена фамилии – , «Смена фамилии с Иванов на Петров», Справка № 321 от .
5. Увольнение по собственному желанию – , «Увольнение по собственному желанию», Приказ № 456 от .
6. Переход на ЭТК – , «Переход на электронную трудовую книжку», Приказ № 1010 от .

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли изменить запись в трудовой книжке? – Да, но только в случае ошибки, с приложением справки и подписью руководителя.
• Что делать, если потерялась трудовая книжка? – Оформить дубликат в соответствии с инструкцией Минтруда; если работник уже перешёл на ЭТК, дубликат можно получить в электронном виде.
• Как проверить правильность заполнения? – Сравнить с приказами, договорами, справками; при необходимости обратиться в отдел кадров.

Как избежать ошибок при заполнении

1. Всегда проверяйте даты: они должны совпадать с датами приказов и договоров.
2. Не забывайте о подписи и печати организации.
3. При изменении фамилии обязательно приложите справку.
4. Сохраняйте копии всех документов, подтверждающих изменения.
5. При переходе на ЭТК оформляйте запись о переходе в бумажной книжке.

Где можно получить образцы и инструкции

• Сайт «КонсультантПлюс» – раздел «Трудовая книжка» с актуальными образцами.
• Официальный портал Минтруда РФ – инструкции и приказы.
• Портал «Налоговый портал» – шаблоны для заполнения и отчётности в ПФР.
• В отделе кадров вашей организации – собственные образцы и рекомендации.

Правильное заполнение трудовой книжки — это залог вашего правового статуса и будущих льгот. Следуйте приведённым примерам, соблюдайте актуальные нормативы и не забывайте о проверке всех данных. При возникновении сомнений всегда обращайтесь к специалисту по кадрам или в официальные органы.

Удачного и корректного оформления!