Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. С 2020 года в России внедряется электронная трудовая книжка, но бумажный вариант всё ещё актуален. В этой статье мы рассмотрим, как правильно заполнить трудовую книжку в формате Word, какие бланки использовать и на что обратить внимание.
—
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка — это документ, который:
- Подтверждает стаж работы;
- Содержит сведения о трудовой деятельности, переводах, награждениях и увольнениях;
- Является основным документом при начислении пенсии;
- Может использоваться для получения различных льгот и компенсаций.
Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка оформляется на всех работников, проработавших более 5 дней. Если сотрудник впервые устраивается на работу в 2026 году, его трудовая книжка может быть оформлена в электронном виде.
—
Виды трудовых книжек в 2026 году
В России действуют два типа трудовых книжек:
Бумажная трудовая книжка
Это традиционный документ, который выдаётся работнику при приёме на работу. В 2023 году были утверждены новые бланки, которые отличаются:
- Увеличенным количеством страниц;
- Местом для печати на ьном листе;
- Изменённым порядком внесения записей об образовании.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Введена с 2020 года и хранится в базе Социалфонда России (СФР). Работник может выбрать бумажный или электронный формат. Если выбран электронный, работодатель обязан:
- Вносить сведения в ЭТК;
- Выдавать сотруднику форму СТД-Р при отсутствии бумажной книжки.
Скачать образец СТД-Р можно по официальной ссылке.
—
Как заполнить трудовую книжку в Word?
Если вы работаете с бумажной трудовой книжкой, её можно оформить в Word, но важно помнить:
- Использовать только официальные бланки, утверждённые Приказом Минтруда России № 320н от ;
- Заполнять ьный лист в первую очередь;
- Использовать чёрную гелевую или капиллярную ручку;
- Не допускать исправлений и помарок.
Структура трудовой книжки
Стандартная трудовая книжка состоит из:
- ьный лист — содержит личные данные работника (ФИО, дата рождения, образование, профессия);
- Раздел 1 — сведения о работе;
- Раздел 2 — сведения о награждениях;
- Вкладыш — если в основной книжке закончилось место.
Пример заполнения ьного листа
Ниже приведён образец заполнения ьного листа в Word:
ЬНЫЙ ЛИСТ
Трудовая книжка
Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович
Дата рождения:
Образование: высшее
Профессия или специальность: менеджер по продажам
Дата заполнения:
Подпись владельца: _______________
Подпись лица, ответственного за ведение: _______________
Важно! Если трудовая книжка заполняется впервые, на ьном листе ставится печать организации.
Заполнение раздела «Сведения о работе»
В этом разделе указываются:
- Дата приёма на работу;
- Наименование должности;
- Основание для приёма (приказ);
- Переводы на другую работу;
- Увольнение с указанием причины.
Образец записи при приёме на работу:
Принят на должность менеджера по продажам в ООО «Ромашка» на основании приказа № 15 от .
Образец записи при увольнении:
Уволен по собственному желанию, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ на основании приказа № 18 от .
Заполнение раздела «Сведения о награждениях»
В этом разделе фиксируются:
- Поощрения от работодателя;
- Государственные награды;
- Почётные звания.
Образец записи:
Награждён грамотой за добросовестный труд.
—
Где скачать бланк трудовой книжки для Word?
Официальные бланки трудовых книжек можно скачать:
- На сайте Роструда;
- На портале Госуслуги;
- У работодателя (если он предоставляет бланки).
Внимание! Использование неофициальных бланков может привести к отказу в признании записи.
—
Ошибки при заполнении трудовой книжки и как их избежать
Распространённые ошибки:
- Неправильные формулировки при увольнении — используйте только установленные законом причины (ст. 77, 81, 83 ТК РФ);
- Отсутствие печати — если она предусмотрена;
- Исправления и помарки — лучше оформить дубликат;
- Неполные записи, указывайте полные названия должностей и основания;
- Отсутствие подписей — должны быть подписи работника и ответственного лица.
Что делать, если ошибка уже допущена?
- Зачеркнуть неверную запись и внести правильную;
- Поставить подписи и дату исправления;
- В случае серьёзных ошибок — оформить дубликат трудовой книжки.
—
Хранение и учёт трудовых книжек
Ответственность за ведение и хранение трудовых книжек несут:
- Работодатель, должен обеспечить сохранность документов;
- Сотрудник отдела кадров — отвечает за правильность заполнения;
- Работник — обязан хранить трудовую книжку у себя.
Правила хранения:
- Трудовые книжки хранятся в сейфе;
- Доступ к ним имеют только уполномоченные лица;
- При увольнении книжка выдаётся на руки работнику.
—
Ответственность за нарушение правил ведения трудовых книжек
За неправильное ведение трудовых книжек предусмотрены:
- Штрафы для работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ);
- Отказ в признании стажа при неправильном оформлении;
- Судебные разбирательства при конфликтах с работником.
—
Правильное заполнение трудовой книжки — это не только обязанность работодателя, но и гарантия защиты прав работника. Если вы используете Word для оформления, следуйте официальным бланкам и избегайте ошибок. В случае утраты или порчи книжки можно оформить дубликат или вкладыш.
Полезные ссылки:
- Официальный сайт Роструда;
- Портал Госуслуги;
- Образец СТД-Р;
- Приказ Минтруда № 320н.
—
Важно! Если у вас остались вопросы по заполнению трудовой книжки, обратитесь к юристу или в кадровую службу.
Надеемся, эта статья помогла вам разобраться в правилах заполнения трудовой книжки в Word. Делитесь полезной информацией с коллегами!