Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Её правильное заполнение при первом трудоустройстве является обязаной обязанностью работодателя (за исключением физических лиц, не привлекающих работников по трудовому договору). Несоблюдение правил ведения может повлечь административную ответственность.
Главное правило: Заполнение трудовой книжки (впервые или при приеме на новое место) производится не позднее 7 календарных дней со дня приема работника на работу (п. 8 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от № 69). Запись вносится в присутствии работника.
Кто и когда обязан завести трудовую книжку?
Обязанность завести и заполнить трудовую книжку возникает у работодателя (организации, ИП) в отношении каждого работника, с которым заключен трудовой договор на срок свыше пяти дней, если эта работа является для сотрудника основной.
- Впервые устраивающийся на работу (не имеющий предыдущего стажа) получает новую трудовую книжку установленного образца.
- Если у работника уже есть трудовая книжка, он должен предъявить её новому работодателю для внесения записи об увольнении с предыдущего места и приёме на новое.
- Если трудовая книжка утеряна, работодатель оформляет дубликат на основании установленных документов.
Подготовка к заполнению: ьный лист
Первым делом необходимо правильно заполнить ьный лист (первую страницу) новой трудовой книжки.
Какие сведения вносятся на ьный лист?
Заполняется от руки или печатается на пишущей машинке/компьютере чёрным или синим чернилами (пастой). Исправления и помарки недопустимы.
| Графа (поле) | Что указывать | Пример |
|---|---|---|
| Фамилия, имя, отчество | Полностью, как в паспорте. | Иванов Петр Сергеевич |
| Дата и место рождения | Число, месяц, год; населённый пункт. | , г. Москва |
| Сведения о высшем и среднем специальном образовании | Указывается основное образование, на основании которого принят на работу. Если есть диплом об образовании, данные из него. Если нет — «среднее общее» (аттестат). | Высшее, Московский государственный университет, 2012, инженер-механик |
| Кем и когда был принят на работу (первое место работы) | Это ключевая графа для начала заполнения. Указывается: 1) наименование организации-работодателя (полное или сокращенное, как в Уставе); 2) дата приема на работу. | ООО «Вектор», |
| Кем и когда был уволен | Оставляется пустой. Заполняется только после увольнения с этого места работы. | — |
| Кем и когда была выдана трудовая книжка | Заполняется после выдачи. Указывается: наименование организации, выдавшей книжку (обычно это новый работодатель), дата выдачи. | ООО «Вектор», |
| Подпись работника | Работник ставит свою подпись после проверки правильности внесённых сведений на ьном листе. | (подпись) |
Важные нюансы по ьному листу:
- В графе 4 («Кем и когда был принят на работу») НЕ указывается конкретная должность. Должность будет указана в первой записи о приёме на работу на следующей странице.
- Если работник принимается на работу впервые, графа 4 заполняется на основании его заявления и приказа о приёме на работу.
- После заполнения ьного листа работник должен подписать его, подтвердив, что все данные верны.
Первая запись о приёме на работу (основной раздел)
Сразу после ьного листа (на второй странице) вносится первая запись, о приёме на работу. Эта запись является главной и обязательной.
Порядок заполнения записи:
Запись оформляется по установленной форме. Используются следующие графы:
- № п/п — порядковый номер записи (обычно «1»).
- Дата записи — дата, когда вносится запись (не позднее 7 дней с даты приёма на работу).
- Запись о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу — самая важная графа. Формулировка должна быть точной и соответствовать тексту приказа. Пример: «Принят(а) на работу в ООО «Вектор» на должность инженера-конструктора.»
- Номер и дата документа, на основании которого внесена запись — указывается номер и дата приказа о приёме на работу. Пример: «Приказ № 45-к от «.
- Подпись работника, работник ставит свою подпись.
Ошибки, которых следует избегать:
- Указание в графе 3 (запись) неполного или искажённого названия организации.
- Неправильное указание должности (должность должна точно соответствовать должности в приказе и штатному расписанию).
- Отсутствие подписи работника.
- Внесение записи позднее 7 дней.
- Использование карандаша или нечёрных/несиних чернил.
Особенности при совместительстве и внешнем совместительстве
Если работник принимается по совместительству (к основному месту работы), запись в трудовую книжку вносится на основании приказа. В графе 3 указывается: «Принят(а) по совместительству на должность…». При внешнем совместительстве (когда основное место работы — не у этого нанимателя) запись также вносится, но важно помнить, что такая работа не является для работника основной, поэтому обязанность завести книжку у этого нанимателя может отсутствовать. Однако на практике записи часто вносят.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 1 января 2023 года работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в фонд (ПФР). Однако:
- Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, все записи вносятся в неё по общим правилам. Электронная копия создаётся дополнительно.
- Если работник впервые устраивается на работу и у него нет бумажной книжки, он вправе получить только электронную трудовую книжку; В этом случае работодатель не выдаёт бумажный бланк, а вносит все сведения в ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг или через систему межведомственного электронного взаимодействия. Подпись работника в бумажном виде не требуется, факт согласия фиксируется электронно.
- Важно: Даже при наличии ЭТК работник может по своему заявлению получить бумажный бланк. В этом случае работодатель обязан его заполнить по общим правилам.
Пошаговая инструкция: что делать при первом приёме на работу
- Получите заявление от работника о выдаче трудовой книжки (если она у него уже есть) или о заведении новой (если это первое место работы).
- Оформите приказ о приёме на работу (форма Т-1 или внутренняя форма организации). В приказе должны быть указаны: дата приёма, должность, структура, условия оплаты.
- В течение 7 календарных дней со дня приёма на работу (дата в приказе) подготовьте трудовую книжку:
- Для новой книжки: заполните ьный лист (графы 1-4, 7).
- Для имеющейся книжки: проверьте правильность данных в ней, наличие записи об увольнении с предыдущего места.
- В присутствии работника внесите первую запись о приёме на работу на следующей странице (графы 1-4, 5).
- Дайте работнику проверить все внесённые сведения (ьный лист и первую запись).
- Получите подпись работника на ьном листе (графа 7) и в графе 5 первой записи.
- Заверьте печатью организации (если она предусмотрена) все внесённые записи. (Примечание: с 2021 года печать на записях не требуется, если иное не установлено локальными нормативными актами организации. Однако на ьном листе и в первой записи часто продолжают ставить печать для юридической чистоты).
- Выдайте трудовую книжку работнику под расписку в журнале учёта выдачи.
- Сформируйте сведения в ЭТК (если работник не отказался от неё) через кадровую программу в течение того же срока.
Начало заполнения трудовой книжки — это ответственный кадровый процесс, требующий точности и соблюдения сроков. Ключевые моменты: срок 7 дней, заполнение в присутствии работника, точное соответствие текста записи тексту приказа, подпись сотрудника. При работе с электронными трудовыми книжками необходимо помнить о праве работника на бумажный документ и о параллельном ведении учёта в ЭТК.
Всегда сверяйтесь с актуальными редакциями Инструкции по заполнению трудовых книжек (Приказ Минтруда №69н) и Трудовым кодексом РФ, так как нормы могут меняться.