Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника. Несмотря на глобальный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) с 2021 года, бумажный формат всё ещё остаётся актуальным. Работодатели обязаны продолжать ведение бумажных трудовых для тех сотрудников, которые в 2020 году подали заявление о сохранении бумажного формата, а также для тех, кто впервые устраивается на работу и изъявил желание завести именно бумажную книжку.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно внести запись о приеме на работу, чтобы избежать ошибок и штрафов со стороны трудовой инспекции.

Нормативная база и важные нюансы

С 1 сентября 2021 года действуют новые правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Приказом Минтруда России от № 320н). Именно на этот документ нужно опираться кадровикам.

• Переход на ЭТК: Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку, бумажный вариант ему больше не ведется (в т.ч. не делаются записи о приеме на работу).
• Иностранные граждане: Если в организацию устраивается иностранный гражданин (например, из Республики Узбекистан) без бумажной трудовой книжки, работодатель обязан по его просьбе оформить ему новую трудовую книжку российского образца. Запись о приеме на работу вносится по общим правилам.
• Дубликаты: Если трудовая книжка была утеряна, сотрудник имеет право написать заявление о выдаче дубликата, в который также вносится запись о текущем приеме на работу.

Структура раздела «Сведения о работе»

Запись о приеме на работу вносится в раздел «Сведения о работе». В виде граф это выглядит как таблица из четырех колонок:

1. Графа 1 — номер записи (сквозная нумерация).
2. Графа 2 — дата приема на работу (арабскими цифрами: ДД.ММ.ГГГГ).
3. Графа 3 — информация о приеме (наименование работодателя, структурное подразделение, должность, профессия, квалификация).
4. Графа 4 — реквизиты приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Пошаговый образец заполнения

Рассмотрим классический пример: прием на работу гражданина в ООО «Ромашка» на должность инженера в производственный отдел.

Шаг 1. (наименование организации)

Перед внесением записи о приеме, в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка прописывается полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Указывать ИНН, юридический адрес или коды ОКВЭД не нужно.

Пример:

ООО «Ромашка»
(Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович — если работодателем является ИП)

Под этим заголовком никакие номера записей не ставятся. Нумерация начинается со следующей строки.

Шаг 2. Заполнение граф 1 и 2

• Графа 1: Ставится порядковый номер записи. Например, если предыдущая запись об увольнении с прошлого места работы была под номером 15, то новая запись будет 16.
• Графа 2: Указывается дата приема на работу. Она должна совпадать с датой, указанной в трудовом договоре и приказе о приеме. Формат: 22 05 2026 (день и месяц — двузначные, год — четырехзначный).

Шаг 3. Заполнение графы 3

В этой графе делается основная запись о приеме. Согласно новым правилам, формулировка должна быть четкой и соответствовать приказу.

Стандартная формулировка: «Принят(а) в [наименование структурного подразделения] на должность [наименование должности/профессии]».

Примеры:

• Принят в производственный отдел на должность инженера.
• Принят на работу по совместительству в бухгалтерию на должность кассира.

Важные особенности:

• Если в приказе о приеме указан конкретный вид работы (например, «Принят на должность повара для работы в горячем цехе»), это обязательно нужно отразить в трудовой книжке.
• Если должность предполагает льготы, пенсии или ограничения, ее наименование должно строго соответствовать профессиональному стандарту или ЕКС (Единый квалификационный справочник).

Шаг 4. Заполнение графы 4

Здесь указывается документ, на основании которого внесена запись. Обычно это приказ (распоряжение) работодателя.

Формат: «Приказ от [дата] № [номер]». Дата приказа и дата приема на работу могут не совпадать (приказ издается в день приема или ранее), но в трудовую вносится именно дата издания приказа.

Пример: Приказ от № 12-к

Визуальный образец заполнения

Ниже представлен наглядный пример того, как должна выглядеть запись в бумажной трудовой книжке.

Особенности заполнения при работе по совместительству

Записи о работе по совместительству вносятся по желанию работника. Если сотрудник изъявил такое желание, запись делается по его основному месту работы. Для этого он должен предоставить:

1. Заявление о приеме на работу по совместительству (или справку от работодателя по совместительству).
2. Копию приказа о приеме на работу по совместительству (заверенную надлежащим образом).

В графе 3 при этом указывается: «Принят на работу по совместительству в [наименование организации] на должность [название должности]».

Частые ошибки и как их избежать

• Неточное наименование должности: Если должность называется «менеджер по продажам», нельзя писать просто «менеджер». Это критично для льготных профессий.
• Пропуск заголовка: Каждое новое наименование работодателя должно быть прописано в графе 3 как , даже если сотрудник переводится из одного ООО в другое в рамках холдинга.
• Использование римских цифр: Даты и номера приказов пишутся только арабскими цифрами.
• Ошибки в датах: Дата в графе 2 должна строго соответствовать дате начала работы по трудовому договору.

Что делать, если допущена ошибка?

Зачеркивать неверные записи в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено! Если допущена ошибка (например, неверно указана должность или дата), исправление вносится следующим образом:

1. В графе 1 ставится следующий порядковый номер.
2. В графе 2 указывается дата внесения исправления.
3. В графе 3 пишется: «Запись за номером [неверный номер] недействительна. Принят на должность [верная должность]».
4. В графе 4 повторяются реквизиты приказа, на основании которого сотрудник был принят на работу (либо указывается реквизит нового приказа, если ошибка была именно в нем).

Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу, это залог чистого трудового стажа сотрудника и отсутствие претензий от контролирующих органов к работодателю. Несмотря на цифровизацию кадрового документооборота, бумажная трудовая остается важным документом, требующим предельного внимания к деталям, формулировкам и датам. Всегда сверяйте записи с приказом о приеме и штатным расписанием, а при возникновении сомнений опирайтесь на актуальные нормативные акты Минтруда РФ.