В 2026 году ведение трудовых книжек в России регулируется обновленными нормативными актами, которые учитывают переходный период между бумажным и электронным документооборотом. Основными документами, на которые должен опираться кадровый специалист, являются Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1), Постановление Правительства РФ от № 1250 и Приказ Минтруда России от № 320н.

Ниже представлена подробная инструкция, объясняющая, как правильно заполнять бумажные трудовые книжки, вносить исправления и оформлять переход на электронную форму.

Общие принципы и нормативная база

Согласно действующему законодательству, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него более 5 дней, если это основное место работы. Однако важно помнить о ключевых изменениях:

• Приоритет электронной формы: С 2020 года запущен переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Для работников, выбравших ЭТК, бумажный документ не ведется (за исключением записей до 2020 года).
• Бумажный формат: Сохраняется для тех, кто подал письменное заявление о сохранении бумажной книжки, а также для впервые устраивающихся на работу после 1 января 2021 года (если они не выбрали ЭТК, хотя по умолчанию для них создается только электронная).
• Язык заполнения: Записи вносятся на государственном языке РФ (русском) или на языке республики в составе РФ, если это установлено законодательством.

Правила заполнения ьного листа

ьный лист заполняется при первичном заведении трудовой книжки. Это один из самых ответственных этапов, так как здесь недопустимы ошибки.

Основные требования:

1. Инструменты: Записи вносятся шариковой, перьевой или гелевой ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Использование сокращений запрещено.
2. Данные: Фамилия, имя и отчество указываются полностью на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Дата рождения записывается полностью (число, месяц, год).
3. Образование: Указывается на основании документов об образовании (диплом, аттестат).
4. Подпись и печать: На ьном листе обязательно должна стоять подпись владельца книжки и подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Также ставится печать организации (при ее наличии).

Важно! Исправления на ьном листе при первичном заполнении недопустимы. Если допущена ошибка, бланк считается испорченным, подлежит уничтожению (составляется акт), и заполняется новый.

Внесение записей о трудовой деятельности

Раздел «Сведения о работе» заполняется по мере возникновения событий (прием, перевод, увольнение). Каждая запись должна иметь свой порядковый номер.

Структура записи:

• Графа 1: Порядковый номер записи (нумерация сквозная в пределах раздела).
• Графа 2: Дата приема, перевода или увольнения (число, месяц, год).
• Графа 3: Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении. Указывается полное и сокращенное наименование работодателя, должность, подразделение.
• Графа 4: Наименование, дата и номер документа-основания (приказ, распоряжение).

Примеры ситуаций:

Изменение фамилии: Производится на основании документов о браке или смене имени. На ьном листе зачеркивается старая фамилия, пишется новая, на внутренней стороне обложки делается ссылка на документ-основание с заверением подписью и печатью.

Служба в армии: Вносится запись о призыве и об увольнении со службы. Основанием служат документы военного комиссариата.

Увольнение: Запись вносится в день увольнения. Обязательно указывается статья ТК РФ, послужившая основанием. Запись заверяется подписью работодателя и работника, ставится печать организации.

Исправление ошибок и ведение дубликатов

Если в бумажной трудовой книжке обнаружена ошибка, она исправляется следующим образом:

• Неверная запись зачеркивается одной чертой (так, чтобы можно было прочитать написанное).
• Рядом вносится правильная запись с указанием номера приказа-основания.
• Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью.

В случае утраты трудовой книжки или если более 80% записей нечитаемы, работнику выдается дубликат. В дубликат вносятся сведения об общем стаже (без разбивки по местам работы) на основании подтверждающих документов, а затем детально — о работе у текущего работодателя.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 1 января 2020 года началась цифровизация трудовых книжек. В 2026 году этот процесс является стандартом.

• Суть перехода: Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд России (СФР) в электронном виде.
• Выбор формы: Работники, имевшие бумажные книжки до 2021 года, могли выбрать формат. Те, кто выбрал ЭТК, получают бумажную книжку на руки, и записи в ней больше не ведутся (кроме записи о подаче заявления).
• Запись о переходе: В бумажную книжку вносится запись о поданном заявлении о переходе на электронную форму. После этого бумажный документ хранится у работника, но не заполняется.

Правильное заполнение трудовой книжки в 2026 году требует внимательности к деталям и знания актуальных норм Приказа Минтруда № 320н. Несмотря на активное внедрение электронных форматов, бумажные документы сохраняют юридическую силу для определенных категорий граждан и требуют строгого соблюдения правил ведения, хранения и исправления записей. Помните: любая ошибка может повлиять на расчет пенсии сотрудника, поэтому аккуратность кадровика здесь критически важна.