С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в информационной системе Социального фонда России (СФР). В статье разберем, как правильно заполнять ЭТК, кто и когда это делает, а также ответим на частые вопросы;
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это официальный электронный документ, содержащий всю информацию о трудовой деятельности гражданина: приёмы, увольнения, переводы, повышения, отпуска и т.д. Все сведения вносятся в единую базу данных СФР.
- Хранится в защищённой информационной системе СФР.
- Доступна работнику через Личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте СФР.
- Имеет такую же юридическую силу, что и бумажная;
- С 2020 года все новые записи о трудовой деятельности формируются только в электронном виде.
Кто и когда заполняет ЭТК?
Работодатель обязан вести электронные трудовые книжки на всех своих сотрудников, независимо от их желания. Это требование закона (ч. 3 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ).
Ключевые обязанности работодателя:
- Вносить сведения о каждом кадровом событии (приём, увольнение, перевод, отпуск, изменение условий труда и т.д.) в ЭТК.
- Передавать эти сведения в СФР в электронном виде. Для этого используется форма ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности), которая подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём возникновения события.
- При увольнении или переводе работника на другую работу — выдать ему выписку из ЭТК (если работник об этом попросит).
Как работник может перейти на электронную трудовую книжку?
Если у работника есть бумажная трудовая книжка, но он хочет перейти на электронную, он должен:
- Написать заявление текущему работодателю о переходе на ЭТК. Заявление должно быть письменным (можно в свободной форме).
- Работодатель после получения заявления:
- Выдаёт работнику на руки его бумажную трудовую книжку (если она была).
- Освобождается от дальнейшей ответственности за её ведение и хранение.
- Начинает вести сведения о работнике исключительно в электронном виде через СФР.
- Работник может в любой момент получить выписку из своей ЭТК через Личный кабинет на Госуслугах или в отделении СФР/МФЦ.
Важно: Работник может подать заявление в любое время, даже если на предыдущих местах работы у него была бумажная книжка. Все прошлые записи, которые были в бумажном варианте, должны быть перенесены работодателями в ЭТК.
Порядок заполнения ЭТК при приёме на работу
При оформлении нового сотрудника кадровик должен:
- Подготовить приказ о приёме на работу (в бумажном или электронном виде).
- Внести данные в ЭТК через кадровую программу, интегрированную с системой СФР. Это делается одновременно с подачей отчётности (ЕФС-1).
- Указать в записи:
- Дату приёма.
- Наименование организации и её ИНН/ОГРН.
- Должность, структурное подразделение.
- Основание приёма (номер и дата приказа, трудового договора).
Как вносятся другие кадровые события?
Каждое изменение в трудовых отношениях фиксируется отдельной записью в ЭТК. Примеры:
- Перевод (внутри организации или к другому работодателю).
- Изменение условий трудового договора (оклад, график, должность).
- Увольнение (с указанием основания по ТК РФ).
- Приостановление деятельности (например, по болезни, в связи с призывом в армию).
- Восстановление на работе.
Для каждого события работодатель формирует соответствующее кадровое мероприятие в программе, которая автоматически отправляет данные в СФР.
Особенности ведения ЭТК
Для совместителей
Сведения о работе по совместительству обязательно вносятся в ЭТК отдельной записью. Это главное отличие от бумажного варианта, где такие записи часто не делали.
Для граждан, работающих по ГПД (договору гражданско-правового характера)
С 2024 года сведения о ГПД также вносятся в ЭТК, если такая работа является основной для гражданина. Запись вносится не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения или прекращения договора.
При смене работодателя
Новый работодатель получает доступ к уже существующей ЭТК работника через СФР. Он видит всю предыдущую историю и продолжает её вести. Запись о переходе на новую работу вноситься до 25-го числа месяца, следующего за месяцем приёма.
Как работник может проверить свою ЭТК?
Работник имеет полный доступ к своей электронной книжке; Проверить записи можно:
- Через Личный кабинет на портале Госуслуг (требуется подтверждённая учётная запись).
- Через Личный кабинет на сайте СФР.
- Лично в отделении СФР или МФЦ (с паспортом).
В личном кабинете можно:
- Просмотреть все записи о трудовой деятельности.
- Получить официальную выписку из ЭТК (она имеет юридическую силу).
- Увидеть историю обращений и изменений.
Что делать, если в записи обнаружена ошибка?
Если работник обнаружил неточность в записи (например, ошибку в дате, должности или основании), он должен:
- Обратиться к своему работодателю (в отдел кадров или бухгалтерию) с письменным заявлением об исправлении.
- Работодатель обязан проверить информацию и, если ошибка подтвердится, внести исправление в ЭТК через свою кадровую систему. Исправление также будет передано в СФР.
- В случае спора или отказа работодателя исправлять ошибку, работник может обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
А что с бумажными трудовыми книжками?
Бумажные трудовые книжки не отменены. Гражданин вправе:
- Получить бумажную книжку при первом трудоустройстве (если не подал заявление об ЭТК).
- В любой момент отказаться от ЭТК в пользу бумажной, подав заявление работодателю.
- Иметь только электронную книжку, если подал заявление и получил её.
Если у работника есть бумажная книжка, а он переходит на ЭТК, работодатель обязан:
- Выдать ему бумажную книжку на руки.
- Перенести все имеющиеся в ней записи в электронную версию (в СФР).
- Сделать в бумажной книжке запись о переходе на ЭТК (раздел «Сведения о работе», графы 1 и 2).
Краткая инструкция для работодателя (кадровика)
Чтобы корректно заполнять ЭТК, необходимо:
- Иметь доступ к кадровой программе, интегрированной с СФР (например, через сервис «Трудовая книжка онлайн» или аналоги).
- Для каждого события (приём, увольнение и т.д.):
- Сформировать кадровый приказ/распоряжение;
- Внести данные в программу, выбрав соответствующий тип мероприятия.
- Убедиться, что программа автоматически сформировала и отправила в СФР форму ЕФС-1.
- Контролировать статус отправки (успешно/ошибка).
- При увольнении — по запросу работника распечатать и выдать ему выписку из ЭТК.
Важные сроки и даты
- Подача сведений в СФР: не позднее рабочего дня, следующего за днём кадрового события.
- Запись о переводе на другую работу: вносится до 25-го числа следующего месяца.
- Запись о переходе на ЭТК (в бумажной книжке): делается в разделе «Сведения о работе» с указанием даты перехода.
Частые ошибки и как их избежать
- Не подавать сведения о совместителях. Это прямое нарушение. Записи о совместительстве вносятся обязательно.
- Задерживать подачу ЕФС-1. Срок — следующий рабочий день. Просрочка может повлечь штрафы для работодателя.
- Не делать запись в бумажной книжке о переходе на ЭТК. Это создаёт путаницу у работника при трудоустройстве в будущем.
- Путать основания увольнения. Нужно точно указывать номер пункта статьи Трудового кодекса РФ.
Ситуация в Украине (для сравнения)
В Украине также идёт переход на электронные трудовые книжки. С 10 июня 2026 года учёт трудового стажа будет осуществляться только в электронном виде. Работодатели и граждане Украины должны успеть оцифровать все бумажные трудовые книжки до этой даты. Порядок действий аналогичен российскому: подача заявления, внесение сведений в электронную систему, доступ через личный кабинет.
Заполнение электронной трудовой книжки — это стандартная процедура для современного работодателя. Ключевые правила:
- Работодатель обязан вносить все кадровые события в ЭТК и передавать их в СФР в течение 1 рабочего дня.
- Работник может в любой момент перейти на ЭТК, подав заявление, и проверять свои записи через Госуслуги.
- При любом изменении (приём, увольнение, перевод) делается отдельная запись с указанием всех реквизитов.
- Особое внимание — на записи о совместительстве и ГПД.
Соблюдение этих правил защищает и работника, и работодателя от ошибок и споров в будущем.
Примечание: Статья основана на действующем законодательстве РФ (ФЗ № 439-ФЗ, приказ Минтруда № 320н) и актуальной практике на 2026 год. Для получения персональной консультации обращайтесь в кадровую службу своей организации или в Государственную инспекцию труда.