Трудовая книжка – главный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Правильное заполнение её граф, особенно графы 2 (дата приема на работу) и указание самой даты заполнения записи, имеет большое значение как для сотрудника, так и для работодателя. В данной статье подробно рассмотрены нормативные требования, порядок определения даты, типичные ошибки и способы их исправления.

Нормативная база

• Федеральный закон от № 197‑ФЗ «О трудовой книжке»;
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи дубликатов»;
• Письмо Роструда от № 1922‑6‑1 «О заполнении трудовой книжки»;
• Методические рекомендации КонсультантПлюс, Контур, Бухонлайн и других профессиональных источников (данные из сети за 2021‑2026 гг.).

Согласно пункту 5 Правил ведения трудовых книжек, в графе 2 указывается дата приема на работу, а в графе 4 – реквизиты документа, послужившего основанием для записи (приказ, распоряжение и т.д.).

Что именно записывается в графе 2?

Графа 2 трудовой книжки заполняется датой фактического начала трудовых отношений, то есть днём, когда работник приступил к исполнению своих трудовых функций. Эта дата может совпадать с датой издания приказа о приеме на работу, но не обязательно.

• Если работник вышел на работу в тот же день, что и издан приказ – в графе 2 ставится дата приказа.
• Если между изданием приказа и фактическим выходом есть разрыв (например, приказ издан , а работник приступил к duties ) – в графе 2 указывается , а в графе 4 – реквизиты приказа от .

Такой подход подтверждается разъяснениями Роструда (письмо от ) и практическими примерами из материалов ibuhgalter.net и КонсультантПлюс.

Как определить дату приема на работу?

1. Установить дату издания приказа (распоряжения) о приеме на работу.
2. Уточнить у работника или в табеле учета рабочего времени день фактического выхода на работу.
3. Если даты совпадают – использовать эту дату в графе 2.
4. Если даты различаются – в графе 2 ставится день фактического выхода, а в графе 4 указывается номер и дата приказа.

Пример:

• Приказ № 123 от о приеме Ivanov И.И. на работу.
• Ivanov приступил к исполнению duties .
• Запись в трудовой книжке:

Графа 1: 1
Графа 2: 
Графа 3: ООО «Ромашка» (наименование организации)
Графа 4: Приказ № 123 от 

Дата заполнения записи (когда ставится отметка о внесении)

Помимо даты приема на работу, важно правильно указать дату внесения записи в трудовую книжку. Эта информация обычно размещается:

• внизу записи (под графой 4) в виде «Дата внесения: DD.MM.YYYY»;
• или в специальном журнале учёта движения трудовых книжек, где фиксируется серия, номер бланка, ФИО владельца и дата заполнения.

Согласно пункту 9 Правил, при первом заполнении трудовой книжки (например, при приеме на первую работу) в ьном листе также делается запись о дате рождения работника, а внизу листа ставится дата заполнения книжки.

Пример оформления даты заполнения записи:

Графа 1: 2
Графа 2: 
Графа 3: ООО «ТехноСервис»
Графа 4: Приказ № 45 от 
Дата внесения записи: 

Исправление ошибок в графе 2

Если в графе 2 была допущена ошибка (неверная дата приема), порядок исправления зависит от того, сделана ли уже запись об увольнении.

Запись об увольнении отсутствует

1. В разделе «Сведения о работе» ставят следующий порядковый номер (графа 1).
2. В графе 2 указывают фактическую дату внесения исправления (сегодняшняя дата).
3. В графе 3 пишут наименование организации.
4. В графе 4 указывают реквизиты документа, на основании которого вносится исправление (например, служебная запитка о корректировке даты приема).
5. Под записью делают пометку «Исправлено» и подпись ответственного лица.

Запись об увольнении уже есть

В этом случае исправление производится путем выдачи дубликата трудовой книжки:

1. В дубликате заполняют все разделы заново, указывая правильную дату приема в графе 2.
2. В оригинальной книжке делают запись о выдаче дубликата (в разделе «Сведения о работе» ставится номер дубликата, дата выдачи и ссылка на приказ о выдаче дубликата).
3. Обе книжки заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации (если требуется).

Данный порядок регламентирован пунктом 9 Правил и подтверждается материалами ЕЦЗ.РФ (2026 г.).

Особенности заполнения ьного листа и даты заполнения книжки

ьный лист трудовой книжки содержит:

• ФИО работника;
• Дата рождения (число, месяц, год);
• Образование, профессия, специальность;
• Серия и номер бланка трудовой книжки;
• Дата заполнения книжки (обычно ставится в правом верхнем углу или внизу листа).

При выдаче дубликата в верхнем правом углу ьного листа делается отметка «Дубликат» (см. рекомендации Бухонлайн, 2025 г.).

Ведение журнала учёта движения трудовых книжек

Каждая организация, выдающая трудовые книжки, обязана вести журнал, в котором фиксируются:

• Серия и номер бланка;
• ФИО владельца;
• Дата выдачи (заполнения) книжки;
• Дата возврата (при увольнении или выдаче дубликата);
• Подпись ответственного лица.

Эти данные позволяют быстро восстановить историю документа при необходимости и избежать путаницы с датами заполнения.

Практические рекомендации

1. Всегда сверяйте дату в приказе с табелем учета рабочего времени – именно факт выхода на работу определяет графе 2.
2. При наличии расхождения между датой приказа и днем выхода делайте пометку в графе 4 и указывайте правильную дату в графе 2.
3. После внесения записи ставьте дату внесения (сегодняшний день) – это упрощает последующий контроль и аудит.
4. При обнаружении ошибки немедленно исправляйте её согласно пункту 5 Правил, не дожидаясь увольнения сотрудника.
5. Храните журнал движения трудовых книжек в доступном для кадровой службы месте, обеспечивая конфиденциальность персональных данных.

Правильное указание даты заполнения и даты приема на работу в трудовой книжке – не просто формальность, а гарантия законности трудовых отношений и защиты прав обеих сторон. Следуя нормативным актам, используя четкий алгоритм определения даты приема и своевременно исправляя возможные неточности, кадровые специалисты обеспечивают достоверность трудовой книжки как основного документа трудовой биографии работника.

Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям (например, совмещение работы, перевод на другую должность или оформление внешнего совместителя), рекомендуем обращаться к актуальным разъяснениям Роструда и консультироваться с юристом по трудовому праву.