Трудовая книжка остается одним из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь сотрудника. Несмотря на активную цифровизацию процессов, бумажный формат документа по-прежнему актуален для многих категорий работников и требует строгого соблюдения правил ведения. Особое место в структуре документа занимает раздел «Сведения о награждении». Правильное внесение записей о поощрениях не только дисциплинирует кадровую службу, но и служит доказательством высоких профессиональных качеств сотрудника при выходе на пенсию или переходе на новую работу.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно заполнять раздел о награждениях, какие нормативные акты регулируют этот процесс в 2026 году, и приведем актуальные образцы записей.

Нормативная база: что нужно знать кадровику

Основным документом, регламентирующим порядок ведения трудовых книжек, является Приказ Минтруда РФ № 320н («Порядок ведения и хранения трудовых книжек»). Именно в этом документе (пункт 25 и 26) прописаны требования к фиксации сведений о награждениях.

Ключевые принципы внесения записей:

• Вносить информацию обязаны все работодатели (организации и индивидуальные предприниматели).
• Запись делается на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя.
• Срок внесения записи — не позднее одной недели со дня издания приказа о награждении.
• Записи должны быть выполнены разборчиво, без сокращений (кроме общепринятых), чернилами черного, синего или фиолетового цвета.

Какие награды вносятся в трудовую книжку?

Работодатель имеет право поощрять сотрудников за добросовестный труд, выполнение особо важных заданий или коллективные достижения. Однако в трудовую книжку вносятся не все виды поощрений.

В раздел «Сведения о награждении» вносятся записи о:

1. Государственных наградах (ордена, медали, почетные звания).
2. Почетных грамотах и дипломах, врученных работодателем.
3. Иных видах поощрений, предусмотренных законодательством РФ, коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка (если они приурочены к юбилейным датам или особым заслугам).

Важно: Обычные ежемесячные или квартальные премии, носящие регулярный характер и являющиеся частью системы оплаты труда, как правило, в трудовую книжку не вносятся, если это прямо не предусмотрено особыми условиями или юбилейными датами.

Инструкция: как правильно заполнить раздел

Раздел «Сведения о награждении» состоит из четырех граф. Заполнение каждой из них строго регламентировано;

Пошаговый алгоритм заполнения:

• Графа 1 (№ п/п): Указывается порядковый номер вносимой записи. Нумерация ведется сплошная, начиная с цифры 1.
• Графа 2 (Дата): Дата издания приказа (распоряжения) о награждении. Число и месяц указываются двузначными арабскими цифрами, год — четырехзначными (например, ).
• Графа 3 (Сведения о награждении): Здесь указывается, кем награжден работник, за что и какой награды удостоен.
  
  Пример формулировки: «Награжден почетной грамотой ООО «Вектор» за многолетний добросовестный труд и высокий профессионализм».
• Графа 4 (Документ-основание): Указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.
  
  Пример: «Приказ от № 45-к».

Образец заполнения записи о награждении

Рассмотрим конкретный пример. Сотрудник Иванов Иван Петрович был награжден почетной грамотой организации 20 мая 2026 года на основании приказа № 12-к от .

Как это будет выглядеть в таблице трудовой книжки:

Частые ошибки и важные нюансы

При заполнении раздела о награждениях кадровики часто допускают ошибки, которые могут привести к признанию записи недействительной. Обратите внимание на следующие моменты:

Использование корректных бланков
Несмотря на то, что с 2013 года унифицированные формы внутренней документации стали необязательными, многие организации продолжают использовать проверенные шаблоны приказов. Главное, чтобы в приказе четко прослеживалась связь между заслугами сотрудника и видом награды.

Проблема нехватки места
Иногда в разделе «Сведения о награждении» заканчиваются страницы, а записи о работе еще можно вносить в основной раздел. В таких случаях категорически нельзя использовать пустые поля раздела о награждениях для записей о приеме или увольнении. Если место в разделе о награждениях закончилось, а новые награды есть, заводится вкладыш к трудовой книжке.

Ссылка на документ

В графе 4 обязательно должна быть ссылка на конкретный приказ. Фразы вроде «на основании решения собрания» без указания номера и даты документа недопустимы.

Внесение сведений о награждении в трудовую книжку — это не просто бюрократическая процедура, а способ документального подтверждения профессионального роста и признания заслуг сотрудника. Строгое соблюдение требований Приказа Минтруда РФ № 320н, аккуратность в заполнении граф и своевременность внесения данных (в течение недели) гарантируют юридическую силу документа.

Помните: трудовая книжка сопровождает работника всю жизнь, и каждая запись в ней, особенно о достижениях и наградах, формирует его профессиональное портфолио.