Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь работника․ Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат по-прежнему актуален для многих категорий граждан и требует строгого соблюдения правил заполнения․ В данной статье мы подробно разберем порядок внесения записей в раздел «Сведения о работе», опираясь на действующие нормативные акты, включая Приказ Минтруда России № 320н․
Нормативная база: Что изменилось?
Основным документом, регламентирующим ведение трудовых книжек в текущий период (2025–2026 годы), является Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»․ Этот документ заменил собой устаревшие инструкции, включая Постановление Госкомтруда СССР 1958 года и Инструкцию Минтруда РФ 2003 года, хотя принципы аккуратности и достоверности остались неизменными․
Важно помнить: с 1 сентября 2021 года действуют новые бланки и новые правила․ Любые записи, сделанные с нарушением этих правил, могут быть признаны недействительными при оформлении пенсии․
Общие требования к заполнению
Прежде чем вносить конкретные записи о приеме или увольнении, необходимо соблюдать базовые технические требования:
- Язык: Все записи вносятся на русском языке․
- Чернила: Используются чернила (паста) черного, синего или фиолетового цвета․ Использование шариковых ручек допускается, если они оставляют четкий след․
- Сокращения: Категорически запрещены любые сокращения (например, нельзя писать «пр․» вместо «приказ», «пост․» вместо «постановление»)․ Даты пишутся арабскими цифрами (день, месяц, год)․
- Аккуратность: Записи должны быть четкими, разборчивыми, без помарок и подчисток․ В случае ошибки она исправляется специальным порядком, а не зачеркивается․
Порядок заполнения раздела «Сведения о работе»
Раздел «Сведения о работе» является основным в трудовой книжке․ Он состоит из граф, каждая из которых имеет свое назначение․ Рассмотрим алгоритм заполнения по шагам․
Графа 1: Номер записи
В этой графе указывается порядковый номер вносимой записи․ Нумерация ведется сквозная в пределах каждого раздела («Сведения о работе», «Сведения о награждении»)․ Если страница закончилась, нумерация продолжается на следующем развороте․
Графа 2: Дата
Здесь указывается дата события (приема, перевода, увольнения)․
Формат: Две цифры дня, две цифры месяца и четыре цифры года (например, )․
Примечание: В отличие от старых правил, месяц можно указывать как цифрами, так и прописью, однако Приказ № 320н требует использования арабских цифр для всех дат в разделах трудовой книжки для унификации․
Графа 3: Сведения о приеме, переводе, увольнении
Это самая важная часть записи․ Текст должен быть точным и соответствовать формулировкам в трудовом договоре и приказе․
При приеме на работу:
Указывается: «Принят в [название отдела/структурного подразделения] на должность [название должности]»․ Если работник принят по совместительству, это также отражается․
При увольнении:
Указывается: «Уволен по [основание со ссылкой на статью ТК РФ]»․ Например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․
Важный нюанс для новых сотрудников:
Если работник поступает на предприятие впервые и ему заводится новая трудовая книжка, запись об общем стаже до этого момента не вносится (эта норма действовала в советское время согласно Инструкции 1958 года, но в современном порядке № 320н акцент сделан на фиксацию текущих отношений)․ Однако, если трудовая книжка заводится взамен утерянной или впервые, но у человека есть подтвержденный стаж, по его заявлению и при наличии документов могут быть внесены сведения о стаже до поступления к текущему работодателю, хотя практика показывает, что основной упор делается на текущую деятельность․
Графа 4: Наименование, дата и номер документа
В этой графе указываются реквизиты приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого внесена запись․
Формат: «Приказ от [дата] № [номер]»․
Например: Приказ от № 45-к․
Особенности заполнения при различных ситуациях
Работа по совместительству
Запись о работе по внешнему совместительству вносится в трудовую книжку по основному месту работы только по желанию работника․ Для этого он должен предоставить документ, подтверждающий работу у другого работодателя (справку, копию приказа)․ Основанием для записи служит копия приказа о приеме на работу по совместительству․
Переименование организации
Если изменилось название компании, но работник продолжает трудиться, в графе 3 делается запись: «Организация [старое название] переименована в [новое название]», а в графе 4 указываются реквизиты приказа о переименовании․ Нумерация записей при этом не прерывается․
Переход на электронную трудовую (ЭТК)
Для работников, выбравших ведение трудовой книжки в электронном виде, бумажный вариант закрывается․ В него вносится запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации»․ После этой записи бумажная книжка выдается работнику на руки, и новые записи в нее не вносятся․
Заверение записи
После внесения записи о приеме на работу (или увольнении) необходимо:
- Заверить запись подписью ответственного лица (работодателя или уполномоченного сотрудника)․
- Поставить печать организации (при наличии)․ Согласно современным правилам, если печать не используется, достаточно подписи․
- Ознакомить работника с записью под роспись в личной карточке (форма Т-2) или в ведомости․ В самой трудовой книжке подпись работника ставится только при увольнении (подтверждая получение книжки) или при выдаче книжки на руки․
Частые ошибки, которых следует избегать
- Использование сокращений: «пр․» вместо «принят», «ст․» вместо «статья»․
- Несоответствие дат: Дата в графе 2 должна совпадать с датой приказа, если иное не предусмотрено законом․
- Отсутствие основания: Любая запись должна опираться на конкретный приказ․
- Записи карандашом: Категорически запрещены․
Правильное заполнение трудовой книжки — это гарантия защиты прав работника при подсчете стажа для пенсии и подтверждения опыта работы․ Работодателю следует внимательно следить за обновлениями законодательства, так как требования к оформлению документов могут корректироваться․ Помните: каждая запись в трудовой книжке, это юридический факт, имеющий долгосрочные последствия․
Статья подготовлена с учетом актуального законодательства РФ по состоянию на май 2026 года․