Трудовая книжка — основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника. Одним из обязательных пунктов на титульном листе является образование и профессия (специальность). Правильное заполнение этих строк важно как для работодателя, так и для самого работника: от этого зависят начисления, возможности карьерного роста и даже правовая защита в случае споров.
Правовая база
- Постановление Минтруда РФ от № 183 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
- Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 66, 67).
- Приказ Минтруда России от № 394н «Об электронных трудовых книжках» (для ЭТК).
Согласно пункту 2.1 Инструкции, сведения об образовании и специальности вносятся на основании документов об образовании (диплом, сертификат, аттестат).
Где вносится запись
Записи делаются на титульном листе трудовой книжки (или в соответствующем электронном разделе). Строки, которые необходимо заполнить:
- Образование
- Профессия, специальность
Как правильно заполнять строку «Образование»
Уровни образования
| Уровень | Как записывать в строке «Образование» |
|---|---|
| Среднее общее | Среднее общее |
| Среднее профессиональное (техникум, колледж) | Среднее профессиональное |
| Высшее (бакалавриат) | Высшее – бакалавриат |
| Высшее (магистратура) | Высшее – магистратура |
| Послевузовское (специалитет, аспирантура) | Высшее – специалитет / высшее – аспирантура |
| Незавершённые уровни (неоконченный бакалавриат и т.п.) | Не указывается (в трудовой книжке фиксируются только завершённые уровни) |
Примеры заполнения
Образование: Среднее общее
Образование: Высшее – бакалавриат
Образование: Высшее – бакалавриат, высшее – магистратура
Как правильно заполнять строку «Профессия, специальность»
Что считается «профессией»
Профессия (специальность) — это конкретное направление подготовки, указанное в дипломе, сертификате или ином документе, подтверждающем квалификацию. Записывается в том виде, в каком указано в документе, без сокращений, но допускается использование общепринятых аббревиатур (например, «инженер‑строитель»).
Формат записи
- Если в дипломе указана одна специальность — записываем её полностью.
- Если специальностей несколько — перечисляем через запятую в порядке их важности для текущей должности.
- Если у работника есть учёная степень (кандидат, доктор наук) — в строке «Образование» указываем уровень высшего образования, а в «Профессия, специальность» — специальность, а степень указываем в отдельном поле «Учёная степень» (если такой есть в форме).
Примеры
Профессия, специальность: Инженер‑строитель
Профессия, специальность: Экономист, международное право
Образование: Высшее – магистратура
Профессия, специальность: Теплотехника
Пошаговая инструкция для кадровика
- Соберите оригиналы документов. Диплом, сертификаты, аттестат.
- Проверьте правильность написания названий. Сравните с документом, избегайте орфографических ошибок.
- Определите уровень образования. Если в дипломе указано «бакалавр», записываем «Высшее – бакалавриат»; если «магистр» — «Высшее – магистратура».
- Заполните строку «Образование». Пишем только завершённые уровни.
- Заполните строку «Профессия, специальность». Указываем точное название специальности, как в дипломе.
- Подпишите запись. Работник ставит подпись, указывает дату.
- Проверьте наличие печати. По бумажной трудовой книжке запись должна быть заверена печатью организации.
- Сохраните копию документа. Делайте скан или фотокопию диплома и записи в книжке.
Как исправлять ошибочные записи
Согласно Инструкции, ошибки в первичной записи нельзя исправлять штампом «Исправлено». Необходимо:
- Составить акт об ошибке (подписывают работник и работодатель).
- Открыть новую трудовую книжку (если ошибка в первой записи) или добавить дополнительный лист с правильными данными.
- В новом листе указать: «Образование – исправлено. Было: …, стало: …» и аналогично для «Профессия, специальность».
- Поставить печать и подписи.
Для электронных трудовых книжек (ЭТК) исправление производится через систему «Госуслуги» с загрузкой сканов корректных документов.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли указывать незавершённый бакалавриат?
Нет. В трудовой книжке фиксируются только завершённые уровни образования.
Что писать, если работник имеет два высших образования?
В строке «Образование» перечисляем оба уровня через запятую: Высшее – бакалавриат, высшее – магистратура. В «Профессия, специальность» указываем обе специальности, если они различаются.
Как оформить запись, если работник пришёл в компанию сразу после школы?
Заполняем только первую строку: Образование – Среднее общее. Строку «Профессия, специальность» оставляем пустой.
Нужно ли указывать учёную степень?
Учёную степень (кандидат, доктор) указывают в отдельном поле «Учёная степень», если такая строка предусмотрена в бланке. В «Образование» указываем уровень высшего (бакалавр/магистр), а в «Профессия, специальность» — специальность.
Как вести запись при переходе на электронную трудовую книжку?
Все сведения вносятся в электронный реестр через портал «Госуслуги». Требуется загрузить скан диплома и подтвердить запись электронной подписью работодателя.
- Запись делается только на основании официальных документов.
- Указываем только завершённые уровни образования.
- Формулировки должны точно соответствовать названиям в дипломе.
- Ошибки исправляются только через новый лист или новую книжку, а не штампом.
- Для ЭТК процесс аналогичен, но всё делается в электронном виде.
Соблюдая эти правила, вы гарантируете корректность данных в трудовой книжке, избежите конфликтов с контролирующими органами и поможете сотруднику правильно оформить свои профессиональные достижения.