Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В ней документально фиксируются все важнейшие изменения: прием на работу, переводы, увольнения, а также награждения. Для государственных гражданских служащих ведение этого документа имеет свою специфику, которая обусловлена особым статусом работодателя (государственным органом) и присвоением классных чинов;

В 2026 году кадровики сталкиваются с необходимостью соблюдать актуальные правила ведения как бумажных, так и электронных трудовых книжек (ЭТК). В данной статье мы подробно разберем, как правильно заполнять трудовую книжку госслужащего, на что обратить особое внимание и какие существуют образцы записей.

История и современность: от бумажного формата к цифровому

Интересно вспомнить, что нормативное закрепление трудовой книжки как основного документа о трудовой деятельности рабочих и служащих произошло благодаря постановлению, вступившему в силу 1 января 1975 года. Тогда же был утвержден и унифицированный образец книжки. Поразителен исторический факт: стоимость бланка трудовой книжки в 1975 году составляла те же 50 копеек, что и в 1938 году, когда был выпущен первый советский образец.

Сегодня цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам формируют сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Однако одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. Если же служащий перешел на ЭТК, бумажный документ выдается ему на руки, и с этого момента отдел кадров ответственности за его ведение не несет.

Особенности ведения трудовой книжки государственного служащего

Государственный гражданский служащий отличается от обычного работника коммерческой организации. Его служба регулируется специальным законодательством, что находит отражение в записях трудовой книжки. На ьном листе указываются стандартные сведения о служащем:

• Фамилия, имя, отчество
• Дата рождения (число, месяц, год)
• Образование
• Профессия, специальность

Основные отличия касаются раздела «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».

Запись о приеме на государственную службу

При приеме на госслужбу в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное наименование государственного органа (например, Министерство экономического развития Российской Федерации). Далее вносится запись о приеме с указанием должности и структурного подразделения.

Присвоение классного чина

Одна из важнейших специфических записей — присвоение классного чина государственной гражданской службы РФ. Порядок внесения такой записи строго регламентирован:

1. В графе 1 ставится порядковый номер записи.
2. В графе 2 указывается дата присвоения чина.
3. В графе 3 вносится сама запись о присвоении классного чина (например: «Присвоен классный чин государственной гражданской службы Российской Федерации — советник 1 класса»).
4. В графе 4 вносятся дата и номер приказа (распоряжения Правительства Российской Федерации) о присвоении классного чина.

Внесение записей о награждении

Порядок внесения записей о награждении гражданских служащих также имеет свои правила. В графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка ставится штамп с полным наименованием территориального органа или государственного учреждения. Только после этого вносяться конкретные записи о государственных наградах, почетных званиях и ведомственных знаках отличия.

Сопроводительная документация: личная карточка и расписки

Ведение трудовой книжки не происходит в вакууме. Оно всегда сопровождается формированием иных кадровых документов. На лиц, принятых на государственную службу, заполняется Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма № Т-2ГС/МС). Она предназначена для учета лиц, принятых на госслужбу, и заполняется работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и паспорта служащего.

При увольнении государственного служащего (например, по соглашению сторон) кадровик делает соответствующую запись в трудовой книжке. В 2026 году актуальны образцы заполнения, подготовленные в соответствии с новым порядком ведения и хранения трудовых книжек. Запись об увольнении обязательно заверяется подписью руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации или кадровой службы (при ее наличии).

При выдаче бумажной трудовой книжки на руки (в случае перехода на ЭТК или при увольнении) служащий должен предоставить письменное подтверждение получения документа. Для этого пишется заявление на выдачу трудовой книжки, а также составляется расписка в получении трудовой книжки. В расписке указываются:

• Данные служащего, в т.ч. должность, которую он занимает;
• Название документа («Расписка»);
• Обстоятельства, ставшие основанием для написания расписки в получении трудовой книжки;
• Подпись заявителя с расшифровкой и дата.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году

Если государственный служащий выбрал электронный формат, информация о его стаже хранится на цифровом ресурсе. При переходе на ЭТК отдел кадров обязан сделать соответствующую запись в бумажной книжке (о том, что подача сведений продолжена в электронном виде), заверить её подписью руководителя и печатью, после чего выдать бумажный документ служащему.

Посмотреть сведения электронной трудовой книжки можно через портал Государственных услуг Российской Федерации — как отмечают пользователи, «проще, чем кажется». Многие служащие отмечают удобство ЭТК: «Помню, когда на работе предложили перейти на электронную трудовую книжку, я обрадовалась. В XXI веке живем, кругом цифровизация…»

Бланки и образцы

Для тех госорганов, которые продолжают выдавать новые бумажные бланки, актуален образец трудовой книжки МПФ Гознак (серия седьмая — ТК-VII, формат 88×125 мм). Приобретать бланки следует исключительно через официальные каналы, гарантирующие защиту документов.

Резюме

Трудовая книжка государственного служащего требует особой внимательности при оформлении. Ключевые моменты, которые необходимо помнить кадровым работникам в 2026 году:

• Соблюдение нового порядка ведения и хранения трудовых книжек (Порядок № 320н).
• Корректное внесение записей о присвоении классных чинов со ссылкой на соответствующий приказ Правительства РФ.
• Правильное оформление раздела «Сведения о награждении» с проставлением штампа территориального органа.
• Своевременное ведение формы Т-2ГС(МС) параллельно с трудовой книжкой.
• Учет правил перехода на электронные трудовые книжки и обязательное получение расписок при выдаче документов на руки.

Соблюдение этих правил позволит избежать ошибок и обеспечит достоверность подтверждения трудового стажа и выслуги лет государственного служащего.