Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Процесс ее ведения строго регламентирован законодательством, и у кадровиков часто возникают вопросы, связанные с оформлением записей и, в особенности, с процедурой ознакомления сотрудника. В этой статье мы подробно разберем, как правильно заполнять трудовую книжку и как подтвердить, что работник ознакомлен с внесенными данными.
Общие правила заполнения трудовой книжки
Ведение трудовых книжек осуществляется в соответствии с актуальными нормативными актами (Правилами и Инструкцией Минтруда). При заполнении раздела «Сведения о работе» необходимо соблюдать следующие принципы:
- Порядковая нумерация: каждая новая запись должна иметь свой порядковый номер. Нарушение нумерации является распространенной ошибкой.
- Ссылка на документ: в графе 4 обязательно указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится запись (например, о приеме, переводе, увольнении).
- Использование вкладыша: если на основном бланке в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» не осталось свободных строк, оформляется вкладыш. Он вшивается в трудовую книжку и нумерация записей в нем продолжается.
- Отсутствие лишних записей: недопустимо вносить в трудовую книжку записи, не предусмотренные законодательством (например, запись о самом факте необходимости ознакомления работника).
Процедура ознакомления: где и как работник ставит подпись?
Один из самых частых вопросов при ведении кадровой документации — как именно подтвердить, что работник ознакомлен с записями в трудовой книжке? Согласно действующему законодательству (в частности, п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек), работодатель обязан ознакомить сотрудника с каждой вносимой записью.
Ознакомление в личной карточке (форма Т-2)
Основное правило гласит: с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить работника под подпись в его личной карточке. В личной карточке (унифицированная форма Т-2) дублируется запись, сделанная в трудовой книжке. Именно в карточке работник ставит свою подпись, подтверждая факт ознакомления.
Для соответствующего подтверждения достаточно подписи работника в личной карточке. Какой-либо специальный образец записи о таком ознакомлении в самой трудовой книжке законодательством не предусмотрен.
Исключение: запись об увольнении
Из общего правила есть важное исключение. Если речь идет о записи об увольнении или прекращении трудового договора, то подпись об ознакомлении с ней ставится еще и в самой трудовой книжке.
Это связано с тем, что при увольнении работник получает документ на руки, и подтверждение его ознакомления с финальной записью на страницах трудовой книжки является обязательным. В остальных случаях (прием на работу, перевод, награждение) подпись в самой книжке не ставится.
Новые правила: что изменилось в процедуре ознакомления?
Важно учитывать изменения в законодательстве. В более ранних редакциях нормативных актов (и на практике до 2022 года) существовала путаница: некоторые кадровики требовали от работников расписываться в самой трудовой книжке после каждой записи.
Однако новые правила внесли ясность. Согласно актуальному Порядку ведения и хранения трудовых книжек (утвержденному Приказом Минтруда), работнику больше не нужно расписываться об ознакомлении с записями о приеме на работу и переводах в самой трудовой книжке. Эта обязанность упразднена пунктом 36 нового Порядка.
Теперь подтверждение ознакомления с текущими записями осуществляется исключительно в личной карточке работника и в приказе (распоряжении) работодателя, с которым сотрудник также знакомится под подпись.
Исправление ошибок и внесение изменений
Если при заполнении трудовой книжки была допущена ошибка (например, нарушена нумерация или неверно указаны данные приказа), нельзя зачеркивать или замазывать записи. Изменения производятся путем признания записи недействительной и внесения новой правильной записи.
С исправленными записями работник также должен быть ознакомлен под подпись в личной карточке.
Краткое резюме для кадровика
- При приеме на работу, переводе и внесении иных записей (кроме увольнения) знакомьте работника под роспись в личной карточке Т-2 и в приказе. В самой трудовой книжке подпись работника не ставится.
- При увольнении работник обязательно ставит подпись об ознакомлении с записью в самой трудовой книжке.
- Не требуйте от работника подписей в трудовой книжке после каждой записи о работе — новые правила это упразднили.
- Следите за правильной нумерацией и наличием ссылки на приказ в графе 4.
Соблюдение этих несложных правил позволит избежать нарушений трудового законодательства и обеспечит юридическую чистоту ведения кадровой документации в вашей организации.