Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Для менеджеров, как и для любой другой категории сотрудников, существуют определённые правила заполнения записей. Ниже представлен подробный гид, который поможет кадровикам и руководителям избежать ошибок и оформить трудовую книжку в соответствии с действующим законодательством.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66) – обязывает работодателя вести трудовую книжку.
• Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 – «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
• Федеральный закон от № 43‑ФЗ – о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК).
• Приказ Минтруда России от № 585н – о порядке ведения ЭТК.

Эти документы регламентируют как форму записи, так и сроки её внесения.

Что должно быть записано в трудовой книжке менеджера?

Запись о приёме на работу, переводе, изменении должности, награждении и увольнении оформляется единым шаблоном. Для менеджера важно указать:

1. Дата приёма на работу (день, месяц, год).
2. Полное наименование организации (как в учредительных документах).
3. Подразделение (например, отдел продаж, отдел маркетинга).
4. Должность – точное наименование, например, «Менеджер по работе с ключевыми клиентами» или «Менеджер проекта».
5. Трудовая функция (краткое описание основных обязанностей).
6. Основание для записи – приказ о приёме (номер и дата).

При переводе или изменении должности указываются аналогичные реквизиты, но в графе «Должность» прописывается новая позиция, а в графе «Основание» – приказ о переводе.

Пример записи о приёме менеджера

Запись № 1
Организация: ООО «ТехноСервис»
Подразделение: Отдел продаж
Должность: Менеджер по работе с ключевыми клиентами
Трудовая функция: ведение переговоров с клиентами, подготовка коммерческих предложений, выполнение плана продаж.
Основание: Приказ № 45 от «О приёме на работу».

Запись оформляется печатью организации и подписью уполномоченного лица (обычно руководителя отдела кадров или директора).

Пример записи о переводе менеджера на другую должность

Запись № 2
Организация: ООО «ТехноСервис»
Подразделение: Отдел маркетинга
Должность: Старший менеджер проектов
Трудовая функция: руководство проектами по выводу новых продуктов на рынок, координация работы креативной и аналитической групп.
Основание: Приказ № 112 от «О переводе на другую должность».

Пример записи об увольнении менеджера

Запись № 3
Организация: ООО «ТехноСервис»
Подразделение: Отдел продаж
Должность: Менеджер по работе с ключевыми клиентами (уволен)
Трудовая функция: — 
Основание: Приказ № 203 от «Об увольнении по собственному желанию».

Важно: при увольнении в графе «Трудовая функция» ставится прочерк, а в графе «Основание» указывается номер и дата приказа об увольнении.

Особенности заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде через систему ПФР. Однако бумажная книжка всё ещё может использоваться в следующих случаях:

• работник отказался от ЭТК и предоставил письменное заявление;
• организация не имеет доступа к системе ПФР (например, небольшие ИП без сотрудников);
• трудовая книжка ведётся одновременно в бумажном и электронном виде по соглашению сторон.

При ведении ЭТК запись формируется в личном кабинете работодателя на портале «Госуслуги» или в специализированном ПО, после чего данные автоматически передаются в ПФР. Формат записи идентичен бумажному варианту, но вместо печати и подписи используется электронная подпись уполномоченного лица.

Частые ошибки при оформлении записей менеджера

• Неполное указание должности – например, только «Менеджер» без уточнения сферы деятельности.
• Отсылка к внутренним документам без номера и даты приказа – запись считается недействительной.
• Отсутствие подписи и печати – делает запись незавершённой.
• Неправильная дата – запись должна соответствовать дате издания приказа, а не дате фактического начала работы.
• Смешивание бумажного и электронного формата без согласия работника – нарушает ст. 66 ТК РФ.

Чтобы избежать этих ошибок, рекомендуется:

1. Создать шаблон записи в электронном виде (Word/Google Docs) и проверять его перед печатью.
2. Вести журнал приказов о кадровых перемещениях, чтобы легко находить номер и дату.
3. Проводить периодический аудит трудовых книжек совместно с юристом или специалистом по кадровому делопроизводству.

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный сайт Минтруда России – актуальные нормативные акты.
• Портал Госуслуг – подача сведений в ЭТК.
• Пенсионный фонд РФ – инструкция по работе с ЭТК.
• КонсультантПлюс – поиск комментариев к ст; 66 ТК РФ.

Правильное оформление записи в трудовой книжке менеджера – это не только соблюдение законодательства, но и защита прав работника и работодателя. Чёткое указание должности, основания (приказа) и наличие подписи/печати гарантируют, что запись будет признана действительной при любых проверках и при назначении пенсии. При переходе на электронные трудовые книжки важно сохранять те же требования к содержанию записи, используя электронную подпись вместо традиционной.

Следуя представленным рекомендациям и используя приведённые примеры, кадровики и руководители смогут без труда заполнять трудовые книжки менеджеров, минимизируя риск ошибок и споров в будущем.