Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажные варианты всё ещё используются во многих организациях, особенно в случае дубликатов, работы в организациях, не подключённых к системе ЭТК, или при оформлении трудовых отношений до 2020 года;

В данной статье подробно рассмотрим, как заполнять каждую страницу трудовой книжки в соответствии с действующими нормативными актами (Приказ Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г., Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г., а также изменения, внесённые в 2023 году о новых бланках).

Нормативная база

Приказ Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г. — утверждает порядок ведения и хранения новых трудовых книжек (действует с сентября 2021 г.).
Инструкция по заполнению трудовых книжек (постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г.) — основной методический документ, описывающий порядок внесения записей.
Постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 г. — утверждает образцы трудовой книжки и вкладыша к ней.
Изменения 2023 г. — с 1 января 2023 г. обязательны новые бланки трудовой книжки (формат А5, с обновлёнными полями).
Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» — регламентирует необходимость ведения трудовой книжки для учёта страхового стажа.

Электронные трудовые книжки (ЭТК) регулируются Приказом Минтруда № 320н и Постановлением Правительства РФ от 08 апреля 2020 № 439, но в данной статье фокус сделан на бумажный вариант, поскольку заполнение ЭТК происходит автоматически в системе «Соцзащита».

Структура трудовой книжки (бумажный вариант)

Согласно образцу, трудовая книжка состоит из следующих разделов:

ьный лист (страница 1) — личные данные работника.
Сведения о работе (страницы 2‑… ) — таблица с записями о приёме, переводе, увольнении.
Сведения о наградах и поощрениях (страница после последней записи о работе) — информация о наградах, благодарностях, почётных званиях.
Вкладыш (отдельный лист) — для дополнительных записей (например, о совмещении, о работе по договору ГПХ, о периодах нетрудоспособности).

Каждый раздел имеет свои требования к заполнению. Рассмотрим их по порядку.

Заполнение ьного листа (страница 1)

На ьном листе указываются данные, которые не меняются в течение всего периода работы (за исключением случаев изменения фамилии, имени, отчества).

Поле	Что указывать	Пример
Фамилия, имя, отчество	Полное имя согласно паспорту	Иванов Иван Иванович
Дата рождения	ДД.ММ.ГГГГ
Образование	Уровень и наименование учебного заведения	Высшее, Московский государственный университет
Специальность по диплому	Как указано в дипломе	Инженер‑механик
Серия и номер паспорта	Серия и номер документа, удостоверяющего личность	45 00 123456
Код подразделения	Код органа, выдавшего паспорт (если известен)	001‑002
Дата заполнения	Дата внесения записи (день оформления книжки)
Подпись работника и дата	Подпись сотрудника, подтверждающая верность сведений	И.И. Иванов
Подпись уполномоченного лица (кадровик) и дата	Подпись ответственного за ведение книжки	Петрова С.В.

Важно: все поля заполняются печатными буквами (или четким почерком), без сокращений, кроме общепринятых аббревиатур (например, «г.» для года). После заполнения ьного листа делается запись в журнале учёта трудовых книжек организации.

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Этот раздел представляет собой таблицу с колонками:

№ записи (последовательный номер).
Дата приёма на работу.
Наименование организации, структурного подразделения (если есть).
Должность, профессия, специальность.
Основание приёма (приказ, договор и т.д.).
Дата увольнения.
Основание увольнения (приказ, договор и т.д.).
Подпись уполномоченного лица и дата внесения записи.

Каждая новая запись начинается с новой строки. Если работник переводится внутри одной организации (изменение должности, структурного подразделения), это оформляется как отдельная запись с указанием даты перевода в колонке «Дата приёма на работу» и соответствующим основанием (приказ о переводе).

Пример заполнения записи о приёме

№ записи: 1
Дата приёма: 
Наименование организации: ООО «ТехноСервис»
Подразделение: отдел разработки ПО
Должность: инженер-программист
Основание приёма: Приказ № 45 от о приёме на работу
Дата увольнения: (пока не заполняется)
Основание увольнения: –
Подпись: С.В. Петрова

Пример записи об увольнении

№ записи: 2
Дата приёма: (не заполняется, так как это продолжение предыдущей записи)
Наименование организации: ООО «ТехноСервис»
Подразделение: отдел разработки ПО
Должность: инженер-программист
Основание приёма: –
Дата увольнения: 
Основание увольнения: Приказ № 112 от об увольнении по собственному желанию
Подпись: С.В. Петрова

Важно: при увольнении в колонке «Дата приёма» ставится прочерк («—»), а в колонке «Основание приёма» также прочерк, поскольку эта информация уже указана в предыдущей записи.

Особенности заполнения при совмещении и работе по договору ГПХ

Совмещение (одновременная работа в двух организациях) оформляется как две независимые записи в трудовой книжке каждой организации.
Работа по гражданско‑правовому договору (ГПХ) не вносится в трудовую книжку, если договор не предусматривает трудовой функции. Однако если работа выполняется по трудовому договору (даже срочному), запись делается как обычно.

Заполнение раздела «Сведения о наградах и поощрениях»

Этот раздел заполняется только при наличии наград, благодарностей, почётных званий, полученных в связи с трудовой деятельностью. Запись делается в свободной форме, но рекомендуется соблюдать следующую структуру:

Наименование награды (например, «Почётная грамота»).
Кто награждал (наименование организации, ведомства).
Дата награждения.
Основание (приказ, распоряжение и т.д.).
Подпись уполномоченного лица и дата внесения записи.

Пример:

Награда: Почётная грамота
Кто награждал: Министерство труда и социальной защиты РФ
Дата награждения: 
Основание: Приказ Минтруда № 78 от 
Подпись: С.В. Петрова

Если награды отсутствуют, в этом разделе ставят прочерк или оставляют страницу пустой (в зависимости от внутренних правил организации).

Вкладыш: когда и как использовать

Вкладыш предназначен для дополнительных сведений, которые не помещаются в основной раздел «Сведения о работе». К ним относятся:

Периоды работы по совмещению (если работник ведёт трудовую книжку в основной организации, а совмещение фиксируется вкладышем).
Периоды работы по договору ГПХ, если организация решила вести их учёт.
Информация о периодах нетрудоспособности (больничные листы), отпусках по уходу за ребёнком, военной службе и т.п., если это требуется для расчёта стажа.
Изменения личных данных (фамилия, имя, отчество) в связи с браком, разводом, усыновлением и т.д.

Заполнение вкладыша производится аналогично основному разделу: каждая запись получает порядковый номер, указываются даты, наименование организации, должность, основание и подпись ответственного лица.

Важно: вкладыш должен быть прошит вместе с основной книжкой и иметь те же реквизиты (серия и номер) на первой странице вкладыша.

Хранение и учёт трудовых книжек

После заполнения и выдачи трудовой книжки работнику, организация обязана:

Сделать запись в журнале учёта трудовых книжек (номер, серия, дата выдачи, ФИО работника).
Хранить копию (или скан) трудовой книжки в личном деле сотрудника в течение 50 лет после увольнения (в соответствии с законодательством о архивном хранении кадровых документов).
Обеспечить конфиденциальность данных, защиту от несанкционированного доступа.

При утере или порче трудовой книжки выдаётся дубликат. Оформление дубликата регулируется пунктом 7.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек: в дубликате делается запись «Дубликат трудовой книжки», указываются серия и номер дубликата, дата выдачи, а также ссылка на оригинал (серия и номер утраченной книжки).

Частые ошибки при заполнении и как их избежать

Неправильная дата формата. Всегда используйте ДД.ММ.ГГГГ (например, ). Не допускайте записи вида 5/5/23.
Сокращения без расшифровки. Например, «гр.» вместо «грамота» – недопустимо. Используйте полные наименования.
Отсутствие подписи или даты. Каждая запись должна быть подписана уполномоченным лицом и датирована.
Заполнение карандашом. Только паста синего или чёрного цвета; карандаш не допускается.
Запись в неправильном разделе. Например, внесение данных о наградах в раздел о работе. Следуйте строгой структуре книжки.
Неучёт изменений личных данных. При смене фамилии необходимо сделать запись в вкладыше (или в ьном листе, если предусмотрено внутренними инструкциями) и выдать новую книжку при необходимости.

Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК): что меняется для бумажных версий

С 2020 года работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР через систему ЭТК. Однако:

Бумажные трудовые книжки продолжают выдаваться при приёме на работу, если сотрудник предпочитает бумажный вариант или если организация не подключена к ЭТК.
С 2023 года обязательны новые бланки бумажных книжек (обновлённые поля, улучшенная защита от подделки).
При увольнении работник получает на руки бумажную книжку (если она велась) и одновременно формируется электронная запись в ПФР.
Дубликат бумажной книжки выдаётся по тем же правилам, что и раньше; электронная копия восстанавливается через запрос в ПФР.

Таким образом, даже в эпоху цифровизации знание правил заполнения бумажной трудовой книжки остаётся актуальным для кадровых специалистов, бухгалтеров и самих работников.

Быстрый чек‑лист для заполнения новой трудовой книжки

Проверить, что бланк соответствует требованиям 2023 года (серия и номер, водяные знаки).
Заполнить ьный лист: личные данные, дата заполнения, подписи работника и кадровика.
Внести первую запись о приёме на работу (если сотрудник уже трудоустроен).
При каждом кадровом изменении (перевод, увольнение, award) делать новую запись в разделе «Сведения о работе».
При наличии наград – заполнить раздел «Сведения о наградах и поощрениях».
При необходимости использовать вкладыш для дополнительных сведений.
Подписать и датировать каждую запись.
Сделать запись в журнале учёта трудовых книжек организации.
Хранить копию (скан) в личном деле сотрудника не менее 50 лет.

Правильное заполнение трудовой книжки – это не только формальное соблюдение требований законодательства, но и гарантия защиты прав работника на учёт стажа, получение пенсии и социальных выплат. Следуя пошаговой инструкции, опираясь на актуальные нормативные акты (Приказ Минтруда № 320н от 19 мая 2021 г., Инструкция по заполнению трудовых книжек и последующие изменения), вы сможете избежать типичных ошибок и обеспечить корректное ведение этого важного документа.

Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям (например, заполнение при совмещении, оформление дубликата после утери, особенности работы с электронной версией), не hesitate to обратиться к специалистам отдела кадров или юридическому отделу вашей организации.