Ведение трудовых книжек — это один из самых ответственных участков работы кадровика. Ошибка в одной букве или неверная ссылка на статью закона могут создать проблемы работнику при назначении пенсии или получении кредита. В данной статье мы подробно разберем актуальные правила заполнения, приведем примеры записей для различных ситуаций и ответим на вопрос, как правильно оформить документы в текущих условиях (с учетом изменений, действующих в 2026 году).
Общие правила заполнения: что нужно помнить
Прежде чем переходить к конкретным примерам, важно запомнить самое главное: все записи в трудовой книжке должны вноситься на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя. С 22 ноября 2021 года (и в актуальной практике 2026 года) действует упрощенный порядок: отдельный приказ о приеме на работу можно не издавать. В этом случае в качестве основания в графе 4 указывается номер и дата трудового договора.
Основные требования к записям:
- Записи ведутся на русском языке.
- Используется шариковая, перьевая или гелевая ручка черного, синего или фиолетового цвета.
- Не допускается использование сокращений (например, нельзя писать «ст.» вместо «статья», «прик.» вместо «приказ»).
- Даты указываются арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными).
Пример 1: Запись о приеме на работу
Это первая запись, которая появляется в разделе «Сведения о работе». Она фиксирует начало трудовых отношений.
Алгоритм действий:
- В графе 1 ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата приема (обычно первый рабочий день).
- В графе 3 пишется: «Принят в [наименование отдела/цеха] [должность]».
- В графе 4 указывается документ-основание. Если приказ есть — его реквизиты. Если приказа нет — реквизиты трудового договора.
Пример заполнения:
Графа 3: Принят в отдел маркетинга менеджером по продажам.
Графа 4: Трудовой договор от № 12-ТД.
Пример 2: Перевод на другую должность
Перевод оформляется только с письменного согласия работника (за исключением временных переводов по производственной необходимости). В трудовой книжке запись о переводе начинается со слова «Переведен».
Образец записи:
- Графа 3: Переведен в юридический отдел юристом.
- Графа 4: Приказ от № 45-к (или Трудовой договор от № 12-ТД, если отдельный приказ не издавался).
Пример 3: Увольнение сотрудника
Запись об увольнении должна точно соответствовать формулировке в Трудовом кодексе РФ. Важно правильно указать статью и пункт.
Вариант А: Увольнение по собственному желанию
Самая распространенная ситуация. Запись должна звучать строго по закону.
Пример:
Графа 3: Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Графа 4: Приказ от № 89-к.
Вариант Б: Увольнение по соглашению сторон
Пример:
Графа 3: Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Вариант В: Увольнение совместителя
Если сотрудник увольняется с работы по совместительству, это также фиксируется (по желанию работника, если запись велась основным работодателем, или основным работодателем по совместительству).
Пример:
Графа 3: Уволен с работы по совместительству по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Раздел «Сведения о награждении»
В этот раздел вносятся данные о государственных и ведомственных наградах, почетных званиях, грамотах и дипломах. Записи ведутся на основании соответствующих документов.
Структура записи аналогична разделу о работе:
- Графа 2: Дата награждения.
- Графа 3: Наименование награды (например, «Награжден почетной грамотой Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации»).
- Графа 4: Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись.
Частые ошибки и как их избежать
При обучении заполнению трудовых книжек стоит обратить внимание на типичные ошибки:
- Сокращения. Слова «приказ», «распоряжение», «пункт», «часть» должны писаться полностью.
- Несоответствие дат. Дата записи в трудовой не может быть раньше даты документа-основания.
- Неверная нумерация. Порядковый номер в графе 1 должен идти сквозной нумерацией по всем графам раздела.
- Отсутствие подписи. Запись об увольнении должна быть заверена подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется), а также подписью работника.
Правильное ведение трудовой книжки — это гарантия правовой защищенности как для работодателя, так и для сотрудника. Используя приведенные выше образцы и следуя актуальным правилам (включая возможность не издавать отдельный приказ о приеме при наличии всех реквизитов в трудовом договоре), вы сможете избежать ошибок. Помните, что в спорных ситуациях именно запись в трудовой книжке является основным доказательством трудового стажа и характера выполненной работы.
Дата актуализации информации: май 2026 года.