Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Её правильное ведение крайне важно, так как от этого зависят будущие пенсионные начисления, получение льгот и подтверждение занятости. Одной из частых практических проблем является ситуация, когда на текущем развороте (двух страницах) осталась всего одна свободная строка. Как правильно действовать в таком случае?
Главное правило: пропуски не заполняются
Согласно действующему с 1 сентября 2021 года «Порядку заполнения, ведения и хранения трудовых книжек» (утверждённому постановлением Правительства РФ), пропущенные строки в трудовой книжке исправлять и заполнять НЕ НУЖНО. Старая инструкция, где могли быть иные рекомендации, полностью отменена.
Это означает, что если вы видите одинокую пустую строку между двумя заполненными записями, её необходимо оставить незаполненной. Попытки «подтянуть» её, вписав туда какую-либо информацию (даже дату или штатное расписание), являются нарушением установленного порядка.
Правильный алгоритм действий: новая запись под новым номером
Что же делать, когда свободная строка осталась, а нужно внести новую запись (например, о приёме на работу, увольнении или переводе)? Действуйте по следующему плану:
- Не используйте оставшуюся свободную строку. Она остаётся как есть, без изменений.
- Следующую запись вносите сразу после заполненной строки, которая находится ниже. То есть вы переходите на следующую (новую) страницу или разворот, если текущий закончен.
- Указывайте новый, следующий порядковый номер. Нумерация записей в трудовой книжке — сквозная и непрерывная. Если последняя запись была под номером 5, то новая, даже если между ней и предыдущей есть пустая строка, будет под номером 6.
Важно: Порядковый номер проставляется в соответствующем поле (обычно в левом верхнем углу записи). Таким образом, в книжке сохранится «дырка» в нумерации на одном развороте, но общая хронология и сквозная нумерация не нарушатся.
Пример на практике:
Допустим, на текущем развороте есть записи №1, №2, №3, №4. Строка под №5 осталась пустой. Появилась необходимость оформить запись об увольнении.
- Неправильно: Вписать запись об увольнении в пустую строку №5.
- Правильно: Перейти на следующий разворот (новые страницы) и внести запись об увольнении с новым порядковым номером 6.
Почему это важно? Нормативная база
Данное правило продиктовано необходимостью сохранения подлинности и исторической достоверности документа. Трудовая книжка ведётся по принципу «как было, так и остаётся». Любые исправления, дополнения в прошлые периоды, зачёркивания и переписывания недопустимы. Это защищает как работника, так и работодателя от возможных споров о стаже и условиях труда.
Ответственность за корректное ведение трудовых книжек лежит на работодателе (специалисте отдела кадров, бухгалтерии или уполномоченном лице). При проверках (например, Государственной инспекцией труда) нарушения порядка ведения могут быть расценены как административное правонарушение.
Другие частые ситуации и нюансы
Изменение наименования организации
Если организация сменила название (без реорганизации в форме слияния, разделения и т.д.), запись об этом вносится отдельной строкой в графу 3 раздела «Сведения о работе» (п. 13 Порядка). Эта запись также получает свой порядковый номер и не заполняет пустые строки предыдущих записей.
Выдача копии трудовой книжки
Если у работника есть основания запросить копию (например, при утере оригинала), работодатель обязан выдать её на основании письменного заявления в течение трёх рабочих дней (ст. 62 ТК РФ). Копия заверяется в установленном порядке. При этом оригинал с пустыми строками остаётся у работодателя на хранении.
Заполнение вкладышей
Если в книжке закончились страницы, и она расширяется вкладышами, порядок заполнения продолжается на них. Нумерация записей остаётся сквозной. Пустые строки на старых разворотах, как и прежде, не заполняются.
Краткий итог: 3 главных правила
- Не заполняйте оставшиеся пустые строки между записями.
- Вносите новую запись на следующем свободном месте (новый разворот), присваивая ей следующий порядковый номер.
- Следуйте актуальному «Порядку заполнения…» от 2021 года, а не устаревшим инструкциям и советам.
Соблюдение этих простых правил гарантирует, что ваша трудовая книжка будет вестись в строгом соответствии с законом, что в будущем избавит вас от проблем при оформлении пенсии или других документов, требующих подтверждения трудового стажа.
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. В сложных или спорных ситуациях рекомендуется консультация со специалистом по кадровому делу или юристом.