Трудовая книжка (ТК), это официальный документ‚ подтверждающий трудовой стаж сотрудника. Для руководителей организации — генеральных директоров‚ исполнительных директоров‚ главных бухгалтеров и иных лиц‚ занимающих руководящие должности — заполнение ТК имеет ряд специфических особенностей‚ которые часто игнорируются кадровыми службами. Ошибки в записи о назначении или увольнении руководителя могут привести к юридическим спорам‚ отказу в назначении пенсии‚ штрафам со стороны трудовой инспекции и даже признанию увольнения незаконным.

В этой статье мы подробно разберём‚ как правильно заполнять трудовую книжку руководителей в 2025–2026 годах‚ какие нормативные акты регулируют этот процесс‚ как оформлять назначение‚ увольнение‚ исполнение обязанностей и совместительство‚ а также приведём реальные образцы записей.

Нормативная база: на что опираться?

С 2021 года ведение трудовых книжек регулируется Приказом Минтруда России № 320н от (в редакции на 2025 г.)‚ который утвердил:

• новую форму трудовой книжки;
• порядок её ведения и хранения;
• правила внесения записей о приёме‚ переводе‚ увольнении и других кадровых событиях.

Также важно учитывать:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66‚ 68‚ 69‚ 84.1);
• Постановление Правительства РФ № 225 от (о порядке ведения ТК);
• Письма Роструда и Минтруда по разъяснению спорных вопросов (например‚ о назначении руководителя без приказа).

Важно! С 2021 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК) для новых сотрудников‚ если они не подали заявление о желании сохранить бумажную ТК. Однако для руководителей‚ особенно если они являются единственными учредителями‚ бумажная ТК остаётся актуальной и обязательной — особенно при наличии исторических записей.

Когда и как заполняется трудовая книжка руководителя?

Приём на работу руководителя

Запись о приёме на работу руководителя вносится на основании приказа (распоряжения) о назначении на должность. Это ключевой момент: нельзя вносить запись только на основании решения собрания акционеров или протокола совета директоров — требуется именно приказ работодателя.

Пример записи:

1. Графа 1 (порядковый номер): 1
2. Графа 2 (дата приёма):
3. Графа 3 (сведения о работе): Принят на работу на должность генерального директора
4. Графа 4 (основание): Приказ № 7-л/п от

Важные нюансы:

• Если руководитель — единственный учредитель (например‚ ИП или ООО с одним участником)‚ он не может заключить трудовой договор с самим собой. Однако он может быть назначен на должность решением единственного участника и издать приказ о своём назначении. В этом случае запись в ТК делается на основании этого приказа.
• В графе 3 указывается точная формулировка должности из устава или штатного расписания: «Генеральный директор»‚ «Исполнительный директор»‚ «Директор по развитию» — не «Руководитель» или «Босс».
• Подпись в графе 4 ставит работодатель — то есть‚ если руководитель, единственный учредитель‚ он ставит свою подпись как работодатель‚ а не как работник.
• Печать ставится‚ если организация её использует. Если печати нет — подпись работодателя достаточна.

Исполнение обязанностей руководителя (временно)

Часто возникает вопрос: нужно ли делать запись в трудовой книжке‚ если сотрудник исполняет обязанности директора временно?

Ответ: НЕТ. Запись в трудовую книжку вносится только при официальном назначении на должность. Если сотрудник исполняет обязанности временно (например‚ в отпуске или болезни директора)‚ это оформляется приказом о временно исполнении обязанностей (ВИО)‚ но в трудовую книжку такая запись не вносится.

Пример приказа ВИО:

«В связи с отпуском генерального директора Иванова А.В. с по обязанности генерального директора временно исполняет заместитель директора по производству Петров С.Н.»

Этот приказ регистрируется в журнале приказов‚ но в ТК Петрова С.Н. запись не делается. Только если после отпуска Иванова Петров будет официально назначен на должность, тогда вносится запись о приёме на новую должность.

Увольнение руководителя

Увольнение руководителя — одно из самых ответственных кадровых мероприятий. Оно может происходить по инициативе работника‚ по инициативе работодателя (например‚ решение собрания участников) или по истечению срока договора.

Пример записи об увольнении:

1. Графа 1: 2
2. Графа 2:
3. Графа 3: Уволен по собственному желанию с должности генерального директора
4. Графа 4: Приказ № 15-л/п от

Важно:

• Указывается основание увольнения по ТК РФ: п. 3 ст. 77 (по собственному желанию)‚ п. 2 ст. 81 (по инициативе работодателя)‚ п. 1 ст. 81 (если уволен по решению собрания участников).
• Если руководитель увольняется по решению собрания участников — в графе 4 указывается: «Решение собрания участников ООО от ‚ приказ № 15-л/п от ».
• При увольнении по инициативе работодателя (п. 2 ст. 81 ТК РФ) — обязательно должно быть доказательство нарушения трудовых обязанностей (протоколы‚ акты‚ объяснительные).
• Последняя запись в ТК должна быть заверена подписью работодателя и печатью (если есть).

Внутреннее и внешнее совместительство руководителя

Руководитель может работать по совместительству в другой организации. Это допускается‚ но требует соблюдения правил:

• Внутреннее совместительство — руководитель занимает вторую должность в той же организации (например‚ генеральный директор + главный бухгалтер). В этом случае оформляется второй трудовой договор и вторая запись в трудовой книжке — но только если он работает на условиях полного рабочего дня. Если совмещение — по часам‚ то запись не делается‚ достаточно приказа о совмещении.
• Внешнее совместительство, руководитель работает в другой организации. В этом случае вторая трудовая книжка не оформляется. Запись вносится только в основную ТК — по месту основной работы. Вторая организация ведёт ЭТК или не ведёт ТК вообще‚ если сотрудник работает по ГПХ.

Пример записи о совмещении (внутреннее):

1. Графа 1: 3
2. Графа 2:
3. Графа 3: Принят на работу по совместительству на должность главного бухгалтера
4. Графа 4: Приказ № 22-л/п от

Особенности для руководителей — единоличных учредителей

Если руководитель — единственный участник ООО или ИП‚ он не может заключить трудовой договор с самим собой. Однако он может:

• Издать приказ о своём назначении на должность (на основании решения единственного участника);
• Внести запись в трудовую книжку на основании этого приказа;
• Получить заработную плату (если есть приказ о выплате).

Важно! Даже если вы единственный учредитель — вы обязаны вести трудовую книжку‚ если ранее у вас была бумажная ТК. Отказ от неё возможен только при первом трудоустройстве после 2021 года‚ если вы подали заявление на ЭТК.

Как исправить ошибку в трудовой книжке руководителя?

Ошибки в записях — частое явление. Например‚ неверно указан номер приказа‚ дата‚ должность или основание увольнения.

Правило исправления:

1. Неверная запись не зачёркивается и не исправляется карандашом или корректором.
2. Вносится новая запись с пометкой: «Запись № X признаётся недействительной»;
3. Затем делается правильная запись с указанием основания (новый приказ‚ уточнение).
4. Обе записи заверяются подписью работодателя и печатью.

Пример исправления:

Запись № 1 (недействительная): Принят на работу на должность директора. Приказ № 5 от .

Запись № 2 (исправленная): Запись № 1 признаётся недействительной. Принят на работу на должность генерального директора. Приказ № 5-л/п от .

Заверение копии трудовой книжки руководителя

Если руководитель предоставляет копию ТК для банка‚ налоговой или при покупке недвижимости — копия должна быть заверена.

Правила заверения:

• На копии делается надпись: «Верно»;
• Указывается должность лица‚ заверяющего (например‚ «Начальник отдела кадров»);
• Ставится подпись с расшифровкой (ФИО полностью);
• Указывается дата заверения;
• Ставится печать организации (если есть).

Пример заверения:

Верно
Начальник отдела кадров
И.И. Иванов

[печать]

Частые ошибки при заполнении ТК руководителей

1. Не указывается номер и дата приказа — запись считается недействительной.
2. Используется общая формулировка — «руководитель»‚ «директор» вместо «генеральный директор».
3. Запись вносится на основании протокола собрания — без приказа.
4. Игнорируется подпись работодателя — особенно при увольнении.
5. Запись о ВИО вносится в ТК — это недопустимо.
6. Не заверяется копия, документ не принимается сторонними организациями.

Заполнение трудовой книжки руководителя, это не формальность‚ а юридически значимый процесс. Ошибки могут привести к:

• Признанию увольнения незаконным;
• Отказу в назначении пенсии;
• Штрафам от Роструда (до 50 000 руб. для юрлица);
• Спорам с бывшими руководителями.

Рекомендации:

• Всегда оформляйте приказы о назначении и увольнении руководителя — это основание для записи в ТК.
• Проверяйте соответствие формулировок должности в приказе‚ штатном расписании и ТК.
• Используйте шаблоны записей (можно взять из программ «1С:Зарплата и управление персоналом» или «Моё дело»).
• Храните приказы и протоколы не менее 75 лет — они могут понадобиться при проверке Пенсионного фонда.
• Для новых руководителей — переходите на ЭТК‚ если они не требуют бумажную ТК.

Правильное ведение трудовой книжки руководителя, залог легитимности кадровых процессов и защиты интересов как работодателя‚ так и самого руководителя.

Совет: Если вы сомневаетесь — всегда консультируйтесь с юристом по трудовому праву или используйте специализированные кадровые системы с автоматическим формированием записей по шаблонам.