Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ От правильности ее заполнения зависит будущее пенсионное обеспечение сотрудника, поэтому к оформлению каждого разворота следует подходить с максимальной ответственностью․ В 2025-2026 годах правила ведения трудовых книжек обновились: прежние Правила и Инструкция были заменены единым нормативным документом․ В этой подробной инструкции мы разберем, как заполнять все страницы трудовой книжки без ошибок․

Общие правила заполнения

Прежде чем перейти к конкретным страницам, важно усвоить базовые принципы:

• Записи делаются аккуратно, разборчивым почерком, без помарок и исправлений․
• Используются перманентные чернила (черные, синие или фиолетовые)․ Секреты с карандашом или стирающимися ручками недопустимы․
• Сокращения слов не допускаются (например, нельзя писать «пр․» вместо «приказ», «расп․» вместо «распоряжение»)․
• Даты записываются арабскими цифрами: день и месяц — двузначными, год — четырехзначными (например, )․
• Если раздел заполнен полностью, вшивается вкладыш, и нумерация в нем продолжается (не начинается заново)․

ьный лист (Первая страница)

Оформление ьного листа — самый ответственный этап․ Ошибка здесь может сделать документ недействительным․

1. ФИО работника: указывается полностью, без сокращений, в именительном падеже․ Сверяйте данные с паспортом!
2. Дата рождения: пишется цифрами или прописью (например, 15 мая 1990 г․)․
3. Образование: указывается уровень образования (среднее, среднее профессиональное, высшее)․ Запись делается на основании диплома․
4. Профессия, специальность: вписывается так, как указано в документе об образовании․
5. Дата заполнения: проставляется день, когда сотрудник впервые приступил к работе у данного работодателя․
6. Подписи: после указания даты работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений․ Ниже расписывается лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек․
7. Печать: обязательно ставится печать работодателя (для ИП печать также обязательна в данном случае, так как статус работодателя обязывает ее использовать при заполнении трудовой книжки)․

Раздел «Сведения о работе»

Это самый объемный раздел, который заполняется на протяжении всей трудовой деятельности сотрудника․ Он состоит из четырех граф․

Графа 1: Номер записи

Нумерация сквозная и нарастающая․ Если вы оформляете вкладыш, нумерация продолжается с последней цифры из трудовой книжки․

Графа 2: Дата события

Указывается дата приема на работу, перевода, увольнения или иного события․

Графа 3: Суть записи

Здесь действуют строгие правила:

• в виде заголовка (без номера и даты) пишется полное и сокращенное (при наличии) наименование работодателя (например: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»))․ Под этим заголовком вносятся все последующие записи․
• Прием на работу: указывается: «Принят(а) в [название отдела] на должность [название должности]»․ Если отдел не выделен в штатном расписании, его можно не указывать․
• Перевод: «Переведен(а) в [отдел] на должность [название должности]»․ Если временный перевод становится постоянным, делается соответствующая запись․
• Совместительство: по желанию работника можно внести запись о работе по совместительству․ Формулировка: «Принят на работу по совместительству в [отдел] на должность [название]»․
• Увольнение: вносится запись об увольнении со ссылкой на пункт, часть и статью ТК РФ (или иного федерального закона)․ Запись должна строго соответствовать формулировке закона․

Графа 4: Основание

Указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого внесена запись․
Важно: расписываться и ставить печать под каждой текущей записью о приеме или переводе не нужно․ Печать и подпись ответственного лица ставятся только в графе 3 при увольнении работника (после записи об увольнении)․

Раздел «Сведения о награждениях»

В этот раздел вносятся данные о государственных наградах, почетных грамотах, нагрудных знаках и других поощрениях, предусмотренных уставом организации или законодательством․
Записи о регулярных премиях (как части системы оплаты труда) в этот раздел не вносятся․

Структура граф аналогична разделу «Сведения о работе»:

• Графа 1: порядковый номер․
• Графа 2: дата награждения․
• Графа 3: наименование работодателя, кем награжден работник, вид награды и за что она выдана․
• Графа 4: реквизиты приказа о награждении․

Разделы «Сведения о подготовке» и «Сведения о профессиональной деятельности»

Эти разделы заполняются по мере получения работником нового образования или профессиональной квалификации․ Если работник принес диплом о высшем образовании, будучи уже трудоустроенным со средним специальным, на ьном листе зачеркивается старая запись об образовании и пишется новая, а в разделе «Сведения о подготовке» делается подробная запись с указанием специальности․

Как исправить ошибку?

Если вы обнаружили ошибку в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях», зачеркивать ее нельзя! Правильный алгоритм:

1. В первой свободной строке пишется следующий порядковый номер․
2. В графе 2 ставится текущая дата․
3. В графе 3 делается запись: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна»․ Сразу после этого вносится правильная формулировка․
4. В графе 4 указываются реквизиты приказа, на основании которого вносится исправление (если ошибка была в реквизитах приказа, указываются правильные реквизиты)․

Если ошибка допущена на ьном листе, одной чертой зачеркивается неверная информация (например, старая фамилия), рядом пишется новая, а на внутренней стороне обложки делается ссылка на документ-основание (свидетельство о браке, паспорт) и заверяется подписью и печатью работодателя․

Заполнение трудовой книжки требует предельной внимательности․ Эксперты рекомендуют не спешить при внесении данных, сверяться с актуальным законодательством (которое в 2025-2026 годах претерпело изменения в сторону объединения нормативных актов) и делать пробную запись на черновике․ Помните, что от корректности каждой строчки зависит стаж и уверенность вашего сотрудника в завтрашнем дне․