Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. С 1 сентября 2023 года вступили в силу новые правила ведения трудовых книжек, утверждённые Приказом Минтруда России № 320н. Эти изменения касаются не только формы бланка, но и порядка заполнения, сроков внесения записей, требований к оформлению и ответственности работодателя. В этой статье вы найдёте исчерпывающую, проверенную инструкцию по правильному заполнению трудовой книжки в 2025–2026 годах, включая образцы записей и ответы на частые вопросы.

Основные требования к заполнению трудовой книжки

Согласно Порядку № 320н, при заполнении трудовой книжки необходимо соблюдать следующие ключевые правила:

• Записи вносятся только на основании официальных приказов (распоряжений) работодателя.
• Используется русский язык (допускается использование языка республики в составе РФ, только если это предусмотрено законом субъекта РФ и согласовано с работником).
• Записи выполняются чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета. Красный, зелёный, карандаш — запрещены.
• Записи должны быть чёткими, разборчивыми, без помарок, зачёркиваний и исправлений.
• Все записи заверяются печатью организации (если она используется) и подписью ответственного лица.
• Заполнение производится в присутствии работника и не позднее 7 календарных дней со дня издания приказа.
• В случае отсутствия места для записи, оформляется вкладыш или дубликат трудовой книжки.

Структура трудовой книжки и порядок заполнения

Трудовая книжка состоит из трёх основных разделов:

1. ьный лист — заполняется при первичном оформлении.
2. Сведения о работе — основной раздел, где фиксируются все изменения трудовой деятельности.
3. Сведения о награждениях и поощрениях — по желанию работодателя (необязательно, но рекомендуется).

Заполнение ьного листа

ьный лист заполняется при первичном оформлении трудовой книжки (при поступлении на работу или при выдаче дубликата). В него вносятся следующие данные:

• Фамилия, имя, отчество — полностью, как в паспорте.
• Дата рождения — в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Образование — указывается по документу (например, «Среднее профессиональное», «Высшее»).
• Специальность — по диплому или аттестату.
• Дата выдачи трудовой книжки — день, когда документ выдан работнику.
• Подпись работника — ставится в присутствии ответственного лица.
• Печать организации — если используется.

Важно! Если трудовая книжка выдаётся впервые, на ьном листе ставится печать организации и подпись ответственного лица (кадровика или руководителя). Если это дубликат — в графе «Дата выдачи» указывается дата выдачи дубликата, а внизу делается пометка: «Дубликат».

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Этот раздел заполняется при каждом изменении трудовых отношений: приёме на работу, увольнении, переводе, повышении, изменении должности и т.д.

Запись вносится в 4 столбца:

Пример 1: Приём на работу

Столбец 1: 1
Столбец 2:
Столбец 3: Принят на работу в должности бухгалтера по основному месту работы
Столбец 4: Приказ № 45 от

Пример 2: Перевод на другую должность

Столбец 1: 2
Столбец 2:
Столбец 3: Переведён на должность главного бухгалтера
Столбец 4: Приказ № 89 от

Пример 3: Увольнение по собственному желанию

Столбец 1: 3
Столбец 2:
Столбец 3: Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ
Столбец 4: Приказ № 120 от

Пример 4: Внешнее совместительство

Важно! Записи о внешнем совместительстве в трудовую книжку не вносятся, это делается только по письменному заявлению работника. Если работник просит — запись вносится по тому же принципу, что и при приёме на основную работу.

Столбец 1: 4
Столбец 2:
Столбец 3: Принят на работу по совместительству в должности консультанта
Столбец 4: Приказ № 33 от

Заполнение раздела «Сведения о награждениях»

Этот раздел не является обязательным, но его заполнение повышает ценность трудовой книжки как документа. В него вносятся записи о:

• Награждении поощрительными грамотами;
• Премиях за высокие результаты труда;
• Званиях, присвоенных работодателем (например, «Лучший сотрудник года»);
• Наградах, установленных внутренними локальными актами.

Пример записи:
Столбец 1: 1
Столбец 2:
Столбец 3: Награждён поощрительной грамотой за высокие результаты работы в 2025 году
Столбец 4: Приказ № 155 от

Что делать, если закончилось место в трудовой книжке?

Если в трудовой книжке осталось менее 3–4 свободных строк для записи — необходимо оформить вкладыш или дубликат.

Вкладыш

Вкладыш — это отдельный бланк, прикрепляемый к трудовой книжке. Он имеет ту же юридическую силу, что и основной документ.

• Вкладыш выдаётся бесплатно;
• На ьном листе вкладыша указывается номер трудовой книжки, к которой он прикреплён.
• Записи в вкладыше ведутся по тем же правилам, что и в основной книжке.
• Вкладыш не может существовать отдельно от трудовой книжки.

Дубликат

Дубликат выдаётся в случае:

• Потери или порчи трудовой книжки;
• Отсутствия места для записи (если вкладыш уже выдавался);
• Ошибок в заполнении, которые невозможно исправить.

Порядок выдачи дубликата:

1. Работник пишет заявление о выдаче дубликата.
2. Работодатель запрашивает сведения о трудовой деятельности из архива (если работник менял несколько мест работы).
3. На основании полученных данных оформляется дубликат с пометкой: «Дубликат».
4. Все записи в дубликате вносятся в хронологическом порядке, как в оригинале.
5. Оригинал (если найден) аннулируется и хранится в архиве.

Частые ошибки и как их избежать

Ниже — список самых распространённых ошибок при заполнении трудовой книжки:

• Использование карандаша или красного цвета — запись считается недействительной.
• Нет ссылки на приказ — запись не имеет юридической силы.
• Исправления, зачёркивания, корректор, недопустимы. Если ошибка допущена — оформляется дубликат.
• Запись без подписи и печати — не имеет юридической силы.
• Пропущен срок внесения записи (более 7 дней), может повлечь штраф от Государственной инспекции труда.
• Внесение записи о совместительстве без заявления работника — нарушение права на конфиденциальность.

Ответственность работодателя

Нарушение правил ведения трудовой книжки влечёт административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, неправильно оформленная трудовая книжка может привести к:

• Отказу в назначении пенсии;
• Проблемам при оформлении льгот;
• Спорам при увольнении и расчёте стажа.

Рекомендации для кадровиков

Чтобы избежать ошибок и обеспечить полное соответствие законодательству:

1. Всегда сверяйте приказ с записью в трудовой книжке, дата, должность, основание должны совпадать.
2. Храните копии всех приказов, на основании которых вносились записи.
3. Проводите ежеквартальную проверку трудовых книжек в отделе кадров.
4. Обучайте новых сотрудников кадрового отдела правилам заполнения по Приказу № 320н.
5. Используйте шаблоны и чек-листы для заполнения (можно скачать на сайте Минтруда или в системах 1С, Контур, СБИС).

Правильное заполнение трудовой книжки — это не просто формальность, а важнейший элемент кадрового документооборота, влияющий на права работника на пенсию, льготы и социальную защиту. С 2025 года требования к оформлению стали ещё строже, поэтому работодателям необходимо тщательно соблюдать Приказ Минтруда № 320н и не допускать ошибок, даже мелких.

Помните: каждая запись в трудовой книжке — это история профессионального пути человека. Отнеситесь к этому с ответственностью.

Совет: Всегда проверяйте актуальность нормативных актов на официальном сайте Минтруда России или в системе КонсультантПлюс. Законодательство может меняться, и ваша задача как кадровика — быть в курсе.

📌 Скачать образцы заполнения трудовой книжки и вкладыша можно на сайте Минтруда РФ: trud.gov.ru