Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника в Республике Казахстан. Она играет ключевую роль при оформлении пенсии, трудоустройстве, получении социальных льгот и подтверждении опыта работы. Несмотря на развитие электронных систем, бумажная трудовая книжка до сих пор является основным документом, требуемым законодательством РК. В этой статье подробно разберём, как правильно заполнять трудовую книжку в Казахстане, какие нормы регулируют её ведение, на каком языке вносить записи, что делать при заполнении всех страниц и как восстановить документ при утере.

Правовая основа ведения трудовой книжки в Казахстане

Ведение и хранение трудовых книжек в Республике Казахстан регулируеться следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года (статья 16, подпункт 25)
• Приказ Министра здравоохранения и социального развития РК об утверждении формы, правил ведения и хранения трудовых книжек
• Закон Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан» — определяет язык ведения записей

Согласно статье 35 Трудового кодекса РК, трудовая книжка — это документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника. Работодатель обязан вносить в неё записи только в отношении лиц, с которыми заключён трудовой договор.

Кто отвечает за заполнение трудовой книжки?

Ответственность за правильное и своевременное ведение трудовой книжки несёт работодатель — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, с которым заключён трудовой договор. Ни работник, ни сторонние организации не имеют права вносить записи в трудовую книжку.

Работодатель обязан:

• Выдать трудовую книжку работнику при трудоустройстве (если у него её нет — выдать новую)
• Вносить все изменения в течение 5 рабочих дней с даты события (приём, перевод, увольнение и т.д.)
• Регистрировать движение трудовых книжек в специальной книге учёта
• Хранить трудовые книжки в течение 75 лет после увольнения работника

На каком языке заполняется трудовая книжка в Казахстане?

Согласно Закону РК «О языках в Республике Казахстан», все записи в трудовой книжке должны вестись на государственном языке — казахском.

Однако допускается внесение записей на русском языке, если:

• Работник не владеет казахским языком и не может подписать документ на нём
• Работодатель использует русский язык как язык делопроизводства (по внутреннему регламенту)
• Работник — иностранец, и трудовая книжка оформляется впервые

Важно! Все подписи работника и ответственного лица (кадровика, руководителя) должны быть сделаны на том же языке, что и записи. Недопустимо смешение языков в одной записи.

Какие сведения вносятся в трудовую книжку?

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

1. Сведения о работнике — ФИО, дата рождения, образование, профессия (при первичном оформлении)
2. Приём на работу — дата, наименование организации, должность, основание (приказ, договор)
3. Перевод на другую работу — с указанием новой должности и подразделения
4. Награды и поощрения — если они связаны с трудовой деятельностью (например, «Отличник здравоохранения»)
5. Увольнение — дата, основание (статья Трудового кодекса), реквизиты приказа

Пример записи при приёме:

«Принят на работу 15 марта 2025 года на должность бухгалтера по приказу № 45 от 10 марта 2025 года»

Пример записи об увольнении:

«Уволен по собственному желанию в соответствии со статьёй 53, пунктом 1 Трудового кодекса Республики Казахстан 20 сентября 2025 года»

Что делать, если все страницы трудовой книжки заполнены?

Если все страницы разделов трудовой книжки заполнены, работодатель обязан оформить вкладыш в трудовую книжку.

Правила оформления вкладыша:

• Вкладыш выдаётся работнику бесплатно
• Вкладыш имеет ту же юридическую силу, что и сама трудовая книжка
• Вкладыш вшивается между последней страницей трудовой книжки и её обложкой
• На обложке трудовой книжки делается отметка: «Вкладыш выдан № ___ от ___»
• Вкладыш заполняется по тем же правилам, что и основная книжка

Вкладыш может быть выдан только после полного заполнения всех полей в разделах трудовой книжки. Нельзя использовать вкладыш как дополнительную книжку при наличии свободных страниц.

Что делать при утере трудовой книжки?

Потеря трудовой книжки — серьёзная проблема, которая может повлиять на начисление пенсии и трудоустройство. Восстановить её можно следующим образом:

1. Обратиться к последнему работодателю — он обязан выдать дубликат на основании личного дела и документов (приказы, справки, выписки из учёта)
2. Если организация ликвидирована — обращаться в архив по месту нахождения организации или в органы социальной защиты
3. Подать заявление в МТСЗН — Министерство труда и социальной защиты населения может помочь в поиске архивных данных
4. Приложить подтверждающие документы: копии приказов, справки о заработной плате, выписки из учётных книг, свидетельства о страховом стаже

Дубликат трудовой книжки оформляется на бланке нового образца и содержит все ранее внесённые записи, подтверждённые документально. На обложке дубликата ставится отметка: «Дубликат».

Особенности для иностранных граждан

Иностранные граждане, работающие в Казахстане, также получают трудовую книжку казахстанского образца. Если у них ранее была трудовая книжка, выданная в другом государстве:

• Записи в ней не переносятся в казахстанскую книжку
• Начинается новая трудовая книжка с даты трудоустройства в Казахстане
• Для подтверждения стажа за границей требуется официальный перевод и нотариальное заверение документов
• Стаж, приобретённый за рубежом, может быть засчитан при оформлении пенсии при наличии международных соглашений (например, с Россией, Беларусью, Киргизией)

Ошибки при заполнении и их последствия

Частые ошибки, которые могут привести к отказу в назначении пенсии или трудоустройстве:

• Неправильное написание ФИО или дат
• Использование корректора, зачёркиваний или исправлений
• Отсутствие подписи ответственного лица или печати (если требуется)
• Записи, не подтверждённые приказами
• Внесение информации о совместительстве в основную книжку (это не допускается)

Важно! Любые исправления в трудовой книжке запрещены. Если ошибка допущена — необходимо выдать новую трудовую книжку или вкладыш с правильной информацией.

Хранение и ответственность

Работодатель обязан:

• Хранить трудовые книжки в специальном сейфе или архиве
• Вести журнал учёта движения книжек (с указанием дат выдачи и возврата)
• При увольнении — выдать книжку работнику под расписку в журнале учёта
• Не передавать трудовую книжку третьим лицам без согласия работника

За нарушение правил ведения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность по Кодексу РК об административных правонарушениях — штрафы до 100 МРП для юридических лиц.

Чтобы избежать проблем с трудовой книжкой, помните:

• Работодатель — единственный уполномоченный лицо для внесения записей
• Все записи — только на казахском или русском языке, без исправлений
• При заполнении всех страниц, оформляйте вкладыш, а не новую книжку
• При утере, не паникуйте, восстановить документ можно через архивы и предыдущих работодателей
• Сохраняйте копии приказов, трудовых договоров и справок — они понадобятся при восстановлении стажа

Трудовая книжка, это не просто бумага. Это история вашей профессиональной жизни. Отнеситесь к её ведению с ответственностью — это гарантия вашего будущего, включая достойную пенсию и признание вашего опыта.

Совет: Регулярно проверяйте свои записи в трудовой книжке при каждом изменении должности или увольнении. Если что-то кажется неправильным, сразу требуйте исправления.

Для получения актуальных форм и образцов заполнения обращайтесь на сайт Министерства труда и социальной защиты населения Республики Казахстан: www.mtszn.gov.kz