Несмотря на глобальную цифровизацию кадрового документооборота и внедрение Единой системы учета трудовых договоров (ЕСУТД) на портале enbek.kz, бумажная трудовая книжка остается обязательным документом для подтверждения стажа и трудовой деятельности в Республике Казахстан. Порядок ее оформления, ведения и хранения строго регламентирован законодательством, в частности — подпунктом 25) статьи 16 Трудового кодекса РК от 23 ноября 2015 года.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно заполнять трудовую книжку в РК в 2026 году, кто имеет право вести этот документ и нужно ли ставить печать под каждой записью.

Электронная vs. Бумажная трудовая книжка

Многие работодатели задаются вопросом: отменено ли бумажное ведение книжек с появлением электронных трудовых договоров? Ответ — нет. Казахстан пока не осуществил полный переход на электронный формат. В настоящее время все еще актуален Приказ Минздравсоцразвития РК от г. №929, который устанавливает правила заполнения и ведения бумажной трудовой книжки.

Таким образом, работодателю необходимо:

• Регистрировать трудовые договоры в ЕСУТД (электронный формат);
• Параллельно вести и заполнять бумажную трудовую книжку работника.

Кто имеет право заполнять трудовую книжку?

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден приказом Министра труда и социальной защиты населения РК от 22 ноября 2002 года №273-п), работу по выдаче справок, соблюдению правил заполнения и хранения трудовых книжек осуществляет:

• Начальник отдела кадров;
• Специалист по кадрам.

Именно эти должностные лица вправе подписывать расписку о приеме трудовой книжки и оформлять записи об увольнении. В небольших компаниях, где нет выделенного кадровика, эта обязанность делегируется руководителю организации или иному уполномоченному лицу.

Правила заполнения титульного листа

Если работник устраивается на работу впервые и трудовая книжка заводется компанией, необходимо для начала заполнить её первую страницу (титульный лист).

На титульном листе указываются следующие личные данные работника:

1. Фамилия, Имя, Отчество (полностью, без сокращений);
2. Дата рождения;
3. Образование (среднее, среднее специальное, высшее и т.д.);
4. Специальность и квалификация (на основании диплома).

Сведения о работнике на первой странице заверяются первым руководителем либо уполномоченным им должностным лицом, а также печатью организации (при ее наличии).

Внесение записей о приеме на работу и увольнении

Основная часть трудовой книжки состоит из разделов «Сведения о работе». При внесении записей необходимо соблюдать хронологический порядок и следующие правила:

• В графе 1 ставится порядковый номер записи;
• В графе 2 указывается дата приема на работу или увольнения;
• В графе 3 вносится сама запись (например: «Принят(а) в отдел продаж на должность менеджера»);
• В графе 4 указывается документ, на основании которого внесена запись (дата и номер приказа о приеме/увольнении).

Запись об увольнении должна строго соответствовать формулировке Трудового кодекса РК со ссылкой на соответствующую статью и пункт. Например: «Уволен по собственному желанию, пункт 1 статьи 52 Трудового кодекса Республики Казахстан».

Нужно ли ставить печать под каждой записью?

Один из самых частых вопросов, вызывающих споры со времен бюрократизма СССР: нужно ли заверять оттиском печати каждую запись о приеме и увольнении?

Анализ нормативно-правовых актов Республики Казахстан показывает, что нет, не нужно. Согласно пункту 39 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документе. В трудовой книжке печать организации ставится:

• На титульном листе при первичном оформлении книжки;
• При оформлении вкладыша;
• При заверении записи об увольнении (при увольнении работника).

Ставить печать на каждую запись о приеме на работу или переводе — излишне и не соответствует современным реалиям суверенного Казахстана.

Вкладыш и дубликат трудовой книжки

Если раздел «Сведения о работе» заканчивается, заводить новую трудовую книжку нельзя. В этом случае оформляется вкладыш в трудовую книжку, который вшивается в нее и заполняется по тем же правилам.

В случае утери трудовой книжки работодатель обязан выдать дубликат. Особенности заполнения дубликата регламентированы Главой 5 Приказа Минздравсоцразвития РК №929. В дубликат вносятся только те записи, которые могут быть подтверждены документально (справками с предыдущих мест работы, выписками из архивов или данными из ЕСУТД).

Учет и хранение трудовых книжек

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности. Работодатель обязан:

• Вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• Обеспечить безопасное хранение бланков (в сейфах или металлических шкафах);
• Выдавать трудовую книжку на руки работнику только при увольнении, под его личную подпись в книге учета.

Правильное заполнение трудовой книжки в РК — это залог отсутствия проблем при назначении пенсии и подсчете стажа работника. Несмотря на развитие электронных сервисов, бумажный формат остается актуальным и требует строгого соблюдения инструкций. Используйте актуальные образцы для 2026 года, следуйте Приказу №929 и не забывайте, что печать ставится только на титульный лист и при увольнении сотрудника.