Трудовая книжка – это один из самых важных документов в трудовых отношениях. Она фиксирует все сведения о трудовой деятельности сотрудника: даты начала и окончания работы, должности, заработную плату, а также сведения о повышениях, переводах, наградах и увольнениях. В 2021 году в России был принят новый порядок ведения трудовых книжек (порядок 320н), который действует до 1 сентября 2027 года. В статье мы разберём, как правильно заполнять трудовые книжки и вкладыши, учитывая последние нормативные изменения.

Правовые основы

• Приказ Минтруда России от 19 05 2021 г. № 320н – утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек.
• Новые правила вступили в силу 1 сентября 2021 г. и распространяются на все организации, действующие на территории России.
• Срок действия новых правил ограничен до 1 сентября 2027 г. – после этого даты и форматы записей могут измениться.

Структура трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из двух основных частей:

1. Основной блок – содержит сведения о трудовой деятельности сотрудника (должность, стаж, заработная плата, перевод, увольнение).
2. Вкладыши – отдельные страницы, которые вшиваются в книжку при необходимости (например, при переводе на другую должность, получении награды, участии в конкурсах).

Основные разделы основной блок

• Первая страница – ьный лист: ФИО, дата рождения, серия и номер книжки.
• Далее – страницы с записями о трудоустройстве, переводах, повышениях, увольнениях.
• Каждая запись должна быть оформлена в соответствии с требованиями 320н: наименование организации полностью, даты в формате «дд мм гггг», должность, заработная плата, а также подпись и печать работодателя.

Вкладыши

• Вкладыши используются, когда в основной блоке не хватает места или требуется отдельный документ для конкретного события.
• Вкладыш вшивается в трудовую книжку после заполнения последней страницы соответствующего раздела.
• Вкладыш должен содержать: дату, наименование документа, который выдал вкладыш, а также подпись и печать работодателя.

Как правильно заполнить трудовую книжку

1. Подготовка бланка
   • Скачайте официальный бланк из КонсультантПлюс или из Минтруда.
   • Убедитесь, что бланк соответствует последней версии (последний обновлён 2024‑03‑16).
2. Заполнение ьного листа
   • ФИО сотрудника, дата рождения, серия и номер книжки.
   • Проверка данных на соответствие паспорту.
3. Запись о трудоустройстве
   • Дата начала работы (дд мм гггг).
   • Наименование организации полностью (с учётом названия региона).
   • Должность, стаж, заработная плата.
   • Подпись руководителя и печать.
4. Переводы и повышении
   • Запись о переводе в другую должность: дата, новая должность, новая заработная плата.
   • Запись о повышении: дата, новая должность, новая заработная плата.
   • В случае перевода в другую организацию – вшивается вкладыш.
5. Награды и признание
   • Вкладыш оформляется с указанием даты, названия награды, причины получения.
   • Подпись руководителя и печать.
6. Увольнение
   • Дата увольнения, причина (по желанию).
   • Подпись руководителя и печать.

Как правильно оформить и вшить вкладыш

1. Подготовка вкладыша
   • Используйте официальный бланк вкладыша (доступен в КонсультантПлюс).
   • Заполните все поля: дата, наименование документа, который выдал вкладыш.
   • Подпись руководителя и печать.
2. Вшивание вкладыша
   • Вшивайте вкладыш в трудовую книжку после заполнения последней страницы соответствующего раздела.
   • Убедитесь, что вкладыш не пересекает границы страниц.
   • Проверьте, что все страницы находятся в правильном порядке.
3. Учет вкладышей
   • Ведение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей (см. образец в Excel).
   • Заполняйте графы 11–13: наличие вкладыша, дата вшивания, дата выдачи.
   • При увольнении сотрудника заполняйте графы 12 и 13.

Пример заполнения вкладыша (2026 г.)

Ниже приведён пример заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2026 г. (согласно новому порядку 320н):

После заполнения вкладыша вшивается в трудовую книжку, а в книге учёта движения трудовых книжек фиксируется дата вшивания.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли вшивать вкладыш до заполнения последней страницы? – Нет, вкладыш вшивается только после заполнения последней страницы соответствующего раздела (п. 45 Порядка).
• Что делать, если вшили вкладыш по ошибке? – Вставьте новую страницу в книгу, удалите ошибочный вкладыш и внесите корректную запись.
• Можно ли использовать электронный формат? – Да, при переходе на электронное заполнение трудовой книжки необходимо заполнить графы 12 и 13 в книге учёта движения трудовых книжек.
• Сколько стоит вкладыш? – Вкладыш обычно предоставляется бесплатно, если это предусмотрено правилами трудового распорядка организации.

Правильное заполнение трудовой книжки и вкладышей – это не только соблюдение закона, но и гарантия того, что трудовые права сотрудника будут защищены. Следуйте инструкциям, используйте официальные бланки, внимательно проверяйте даты и подписи. При возникновении сомнений обращайтесь к специалистам по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.

Удачной работы и соблюдения всех требований законодательства!