Ведение трудовых книжек остается одной из ключевых обязанностей работодателя, несмотря на активный переход на электронные форматы. С 1 сентября 2025 года в законодательстве произошли важные изменения, упростившие процедуру оформления бумажных документов. В данной статье мы подробно разберем, как правильно заполнять трудовые книжки в 2026 году, какие нововведения вступили в силу, и предоставим образцы записей.
Ключевые изменения с 1 сентября 2025 года
Согласно обновленным нормативным актам (в частности, абз. 2 п. 3 соответствующих правил), процесс заполнения бумажных трудовых книжек стал более гибким. Главное нововведение — возможность использования специальных штампов и печатей, которые могут полностью или частично заменять ручные записи.
Это означает, что работодатели теперь могут:
- Использовать штампы для внесения часто повторяющихся данных (например, название должности или структурного подразделения).
- Применять печати для фиксации фактов приема, перевода или увольнения, что снижает риск ошибок, связанных с почерком.
- Комбинировать ручной ввод и штампы, обеспечивая читаемость и юридическую чистоту документа.
Общие правила заполнения
Несмотря на возможность использования технических средств, базовые требования к ведению документа остаются строгими. Любая запись должна быть:
- Разборчивой: текст должен легко читаться, независимо от того, написан он от руки или нанесен штампом.
- Точной: даты, названия должностей и ссылки на приказы должны полностью соответствовать первичным документам.
- Без исправлений: в трудовых книжках категорически запрещены зачеркивания. Любая ошибка исправляется путем признания записи недействительной и внесения новой корректной записи.
Образец 1: Запись о приеме на работу
При приеме сотрудника на работу в графе 3 раздела «Сведения о работе» вносится следующая информация. Обратите внимание на форматирование даты и ссылку на приказ.
Пример записи:
- Графа 1 (№ записи): 15
- Графа 2 (Дата):
- Графа 3 (Сведения о приеме): Принят в отдел логистики на должность менеджера по закупкам.
- Графа 4 (Основание): Приказ от № 45-к
Важно: Если организация использует штампы, фраза «Принят в отдел логистики на должность менеджера по закупкам» может быть нанесена с помощью заранее изготовленного штампа, однако дата и номер приказа должны быть вписаны четко и разборчиво (от руки или через принтер/штамп даты).
Образец 2: Запись о переименовании организации
Если компания сменила название, это необходимо зафиксировать перед внесением любых других записей о сотруднике.
Пример записи:
- Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Вектор Групп».
- Графа 4: Протокол общего собрания участников от № 3, Свидетельство о регистрации изменений от .
Образец 3: Запись об увольнении
Запись об увольнении вносится в день расторжения трудового договора. Она должна содержать точную формулировку основания увольнения согласно Трудовому кодексу РФ.
Пример записи:
- Графа 2:
- Графа 3: Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
- Графа 4: Приказ от № 89-к.
Предоставление копий трудовых книжек
Одной из важных обязанностей работодателя является предоставление сотруднику копии его трудовой книжки по первому требованию. Это правило действует независимо от того, ведется ли книжка в бумажном или электронном виде.
Копия должна быть:
- Заверена надлежащим образом (подпись ответственного лица и печать организации).
- Выдана в течение 3 рабочих дней с момента обращения сотрудника.
- Содержать все страницы, включая ьный лист и записи о работе.
Частые ошибки и как их избежать
Даже с внедрением штампов, кадровики часто допускают ошибки. Вот список того, чего делать нельзя:
- Использовать сокращения слов (например, писать «зам. дир.» вместо «заместитель директора»). Все слова должны быть написаны полностью.
- Оставлять пустые строки между записями. Если строка осталась пустой из-за смены раздела, она не перечеркивается, но новые записи вносятся плотно.
- Вносить записи карандашом или стираемыми чернилами. Только шариковая, перьевая или гелевая ручка с чернилами черного, синего или фиолетового цвета (либо качественный штамп).
Правильное заполнение трудовой книжки — это гарантия защиты прав работника и отсутствие проблем у работодателя при проверках. Использование штампов с 2025 года значительно упростило жизнь кадровым службам, но не отменило необходимости внимательной проверки каждой внесенной даты и формулировки. Помните, что трудовая книжка является основным документом о стаже, и ее ведение требует максимальной аккуратности и знания актуального законодательства.