Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Несмотря на постепенный переход на электронный формат (ЕФС-1), бумажные книжки по-прежнему активно используются, и их правильное оформление остается важнейшей задачей кадровиков. В данной статье мы подробно разберем, как правильно работать со второй страницей трудовой книжки, а также затронем частые смежные вопросы: внесение записей о второй профессии, заполнение титульного листа и ситуацию с наличием двух трудовых книжек.
Что находится на второй странице трудовой книжки?
Если открыть бумажную трудовую книжку, то вторая страница (разворот страниц 2-3) относится к разделу «Сведения о работе». Именно здесь фиксируется история трудоустройства сотрудника, его переводы, присвоение новых разрядов и увольнения.
Важно помнить, что если работник устраивается в организацию с уже имеющимся стажем, на первой строке третьей графы страниц 2-3 записывается его общий трудовой стаж на момент трудоустройства.
Все даты в разделах трудовой книжки вносятся строго арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Например, если сотрудник принят 20 мая 2025 года, запись будет выглядеть так: .
Внесение записи о второй профессии (совмещение профессий)
Часто на второй странице (в разделе «Сведения о работе») приходится делать записи о получении работником новой, второй профессии. Разберем порядок действий на конкретном примере.
Пример оформления второй профессии
Предположим, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия «Электрогазосварщик» с присвоением 3 разряда. В этом случае заполнение граф на второй странице выглядит следующим образом:
- Графа 1: ставится порядковый номер записи;
- Графа 2: указывается дата установления (получения) второй профессии;
- Графа 3: делается основная запись: «Установлена вторая профессия Электрогазосварщик с присвоением 3 разряда» (или «Получена вторая профессия..;»);
- Графа 4: указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата выдачи.
Заполнение первой страницы (титульного листа)
Хотя основная рабочая информация сосредоточена на второй странице, титульный лист также тесно связан с профессиональным развитием работника. Измененные данные вносятся на основании документа, удостоверяющего личность (ч. 3 п. 51 Инструкции о трудовых книжках).
Профессия и специальность
В строке «Профессия, специальность» на титульном листе нужно указывать полученную работником специальность, профессию или направление обучения в строгом соответствии с дипломом или аттестатом. При этом квалификацию сотрудника в этой графе указывать нельзя (Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от № 88-3638/2020, 8Г-4054/2020).
Дополнение сведений об образовании
Если работником получены новое образование, профессия или специальность, изменение или дополнение записей о них на первой странице (титульном листе) производится путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных.
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице заверяет правильность внесенных сведений.
Что делать, если в трудовой книжке закончились страницы?
Из-за частой смены работы (миграции работников) страницы соответствующих разделов трудовой книжки могут закончиться. С 1 января 2023 года в оборот поступил новый бланк трудовой книжки, главное отличие которого — увеличенное число страниц в разделе «Сведения о работе» (теперь их 14 вместо прежних 10).
Однако, если у работника старый бланк и страницы заполнены, вторая трудовая книжка не открывается. Трудовая книжка может быть дополнена вкладышем. Отметки о трудовом стаже должны быть в одном документе.
Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?
На вопрос, можно ли иметь две трудовые книжки, законодательство РФ не дает однозначного прямого запрета. Однако это не означает, что такая практика поощряется.
Законодательство и риски
Работник должен иметь только одну трудовую книжку. Штрафов за наличие двух и более книжек не установлено, но и преимуществ вторая трудовая книжка не дает:
- Работодатель не обязан учитывать данные из обеих трудовых книжек, особенно если в них записи разные.
- Откуда берется вторая книжка? Чаще всего — при утере первой. Но иногда работники специально заводят вторую трудовую, чтобы одновременно числиться на двух основных работах у разных работодателей.
- Некоторые пытаются ввести в заблуждение нового работодателя, заявив о потере книжки, чтобы сокрыть порочащие записи с предыдущих мест (например, увольнение по инициативе работодателя). Лучше этого не делать.
Работа по совместительству
Если сотрудник работает по совместительству, запись об этом вносится исключительно по желанию работника. Причем вносится она основным работодателем на основании подтверждающего документа с места трудоустройства по совместительству в ту же самую (единственную) трудовую книжку, которая хранится у основного работодателя.
Учет трудовых книжек в организации
Каждая организация обязана вести две формы учета по трудовым книжкам:
- Первая форма — по чистым бланкам трудовых книжек.
- Вторая форма — по движению трудовых книжек (и вкладышей к ним) работников.
Серия и номер бланка указываются на одной из четырех страниц каждого развернутого листа трудовой книжки, что помогает контролировать подлинность документа.
Правильное ведение трудовой книжки — залог отсутствия проблем с пенсионным стажем и подтверждением опыта сотрудника. Вторая страница (раздел «Сведения о работе») требует особой внимательности при внесении дат, записей о второй профессии и совместительстве. Помните, что заводить второй документ при окончании страниц не нужно, следует использовать вкладыш, а наличие двух параллельных трудовых книжек хотя и не наказывается штрафом, но юридической силы по отдельности не имеет и может привести к путанице в стаже.