В 2026 году требования к оформлению копий трудовых книжек остаются строгими, особенно при предоставлении их в государственные органы, банки или миграционные службы. Неправильно оформленный документ может быть не принят, что приведёт к задержкам в оформлении важных дел. В этой статье мы подробно разберём:
- Как правильно запросить копию трудовой книжки
- Требования к оформлению копии
- Образец заверения копии с печатью
- Что делать, если оригинал трудовой утерян
- Ответственность работодателя за непредоставление копии
Как правильно запросить копию трудовой книжки у работодателя
Для получения копии трудовой книжки необходимо подать письменное заявление на имя руководителя организации или ответственного кадровика. Образец заявления представлен ниже:
ООО «Ромашка»
Иванову Ивану Ивановичу
Заявление
Прошу выдать копию моей трудовой книжки для предоставления в [указать организацию/орган, например, Пенсионный фонд, банк, миграционную службу]
Основание: [указать причину, например, оформление кредита, получение загранпаспорта, подтверждение стажа]
Дата _______________
Подпись _______________
Расшифровка подписи _______________
Скачайте образец заявления на выдачу копии трудовой книжки (формат .docx, 29.6 Кб).
Куда подавать заявление?
- Непосредственному руководителю (директору, генеральному директору)
- Секретарю или ответственному сотруднику отдела кадров
- Через канцелярию организации (если есть)
Требования к оформлению копии трудовой книжки (2026)
Копия трудовой книжки должна быть заверена работодателем. В 2026 году действуют следующие правила:
Что должно быть указано на копии:
- Надпись «Верно» или «Копия верна»
- Должность лица, заверившего копию
- Подпись с расшифровкой (ФИО полностью)
- Дата заверения
- Место хранения оригинала (например: «Оригинал хранится в отделе кадров ООО ‘Ромашка'»)
- Номер и год дела (если есть в организации)
- Где хранится оригинал
- Номер дела
- Год дела
Эти отметки должны быть заверены печатью или штампом работодателя!
Пример правильного заверения копии:
Начальник отдела кадров
ООО «Ромашка»
Иванова Мария Сергеевна
Подпись _______________
Дата
Оригинал трудовой книжки хранится в отделе кадров ООО «Ромашка»
Номер дела: ТК-2023-456
Образец оформленной копии трудовой книжки (2026)
Ниже представлен образец, как должна выглядеть правильно оформленная копия трудовой книжки для предоставления в сторонние организации:
Фамилия, имя, отчество: Петров Петр Петрович
Дата рождения:
Серия и номер трудовой книжки: 12 34 567890
Сведения о работе:
1. —
ООО «Ромашка», г. Москва
Должность: Менеджер по продажам
2. — по настоящее время
ООО «Василек», г. Москва
Должность: Старший менеджер по продажам
Верно
Специалист отдела кадров
ООО «Ромашка»
Сидорова Анна Васильевна
Подпись _______________
Дата
Оригинал трудовой книжки хранится в отделе кадров ООО «Ромашка»
Номер дела: ТК-2023-456
Печать организации
Скачайте образец оформленной копии трудовой книжки (формат .pdf).
Что делать, если оригинал трудовой книжки утерян?
Если оригинал трудовой книжки утерян, работодатель обязан выдать дубликат на основании статьи 66 ТК РФ. Для этого необходимо:
- Написать заявление на выдачу дубликата
- Предоставить документы, подтверждающие факт работы (например, трудовой договор, приказы о приёме на работу, справки с предыдущих мест работы)
- Работодатель в течение 15 дней должен выдать дубликат
- В Государственную инспекцию труда
- В суд
- В прокуратуру
Ответственность работодателя за непредоставление копии
Согласно статье 5.27 КоАП РФ, за нарушение порядка выдачи копий трудовых книжек работодатель может быть привлечён к административной ответственности:
- Для должностных лиц: штраф от 1 000 до 5 000 рублей
- Для юридических лиц: штраф от 30 000 до 50 000 рублей
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Можно ли заверить копию трудовой книжки у нотариуса?
Ответ: Да, можно. Нотариальное заверение требуется в некоторых случаях (например, при предоставлении копии в зарубежные органы). Однако, заверение работодателем с печатью и подписью также является законным.
Вопрос 2: Сколько действительна копия трудовой книжки?
Ответ: Копия трудовой книжки действительна до тех пор, пока в неё не внесены изменения. Если после выдачи копии в трудовую книжку были внесены новые записи, необходимо запросить новую копию.
Вопрос 3: Можно ли получить копию трудовой книжки удалённо?
Ответ: Да, если в организации предусмотрен удалённый доступ к документам (например, через электронный документооборот). Однако, оригинал должен быть предоставлен лично или по доверенности.
Вопрос 4: Что делать, если работодатель отказывается выдать копию?
Ответ: Напишите письменное заявление с указанием причины отказа. Если отказ необоснованный, обратитесь в Государственную инспекцию труда или в суд.
Правильное оформление копии трудовой книжки — это не только соблюдение закона, но и гарантия того, что документ будет принят всеми инстанциями. Следуйте нашей пошаговой инструкции, используйте представленные образцы и не забывайте:
- Подавать заявление в письменном виде
- Указывать все необходимые реквизиты на копии
- Заверять копию печатью и подписью ответственного лица
- Соблюдать сроки выдачи (3 рабочих дня)
Если у вас остались вопросы или вы столкнулись с проблемами при оформлении копии, обратитесь за юридической консультацией или в Государственную инспекцию труда.
Скачайте полный пакет документов:
Скачать образец заявления на выдачу копии трудовой книжки
Скачать образец оформленной копии трудовой книжки
Скачать шаблон письма-жалобы на работодателя