Согласно действующему Трудовому кодексу РФ, трудовая книжка – это основной документ, фиксирующий весь трудовой путь работника. Ее выдача, ведение и передача в ПФР регулируются строгими правилами. Ниже – подробный гид, как правильно запросить и оформить эту важную бумагу.
Кто отвечает за выдачу и ведение трудовой книжки?
Работодатель занимается заполнением и хранением трудовых книжек своих сотрудников. Это его зона ответственности, поэтому:
- все сведения о приёме, повышении, переводе и увольнении заносятся в форму СЗВ‑ТД;
- информацию передают в ПФР (в электронном или бумажном виде);
- при необходимости оформляют электронную трудовые книжку (ЭТК).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
ЭТК – цифровой аналог традиционной книжки, введённый в 2020 году. Она:
- содержит сведения о местах и должностях работы;
- позволяет быстро формировать выписку из базы ПФР;
- обязательна к подаче в ПФР в виде обязательных сведений.
Как правильно попросить у работодателя выдачу трудовой книжки
Если вы только что начались в организации или давно работаете, но не имеете собственной копии, следуйте этим шагам:
- Подготовьте письменный запрос. В письме укажите ФИО, должность, период работы и цель запроса (например, «предоставить копию трудовой книжки для оформления банковского кредита»).
- Укажите законную основу. Ссылайтесь на ст. 66 ТК РФ, где трудовая книжка определена как основной документ о трудовой деятельности.
- Уточните формат выдачи. Спросите, будет ли выдача в бумажном виде или в электронном виде (через личный кабинет ПФР).
- Получите подтверждение. Попросите письменный ответ с указанием срока выдачи.
Что нельзя требовать?
Работодатель не имеет права взимать с вас плату за выдачу трудовой книжки, за исключением:
- расходов на её восстановление в случае массовой потери;
- возмещения стоимости, если книжка была неправильно заполнена с вашей стороны.
Какие записи вносятся в трудовую книжку?
В книжку вводятся только официальные сведения, подтверждённые документально. К ним относятся:
- дата и место рождения;
- дата приёма на работу;
- подпись работника и работодателя;
- информацию о каждом месте работы (наименование, период, должность);
- основания увольнения;
- причины повышения, перевода, перевода в другое подразделение;
- сведения о наградах, благодарностях, дисциплинарных взысканиях.
Нужно ли указывать совмещение или вахтовый метод?
Согласно текущим рекомендациям, записи о совместительстве и вахтовом методе работы вводятся только при их непосредственном воздействии на условия труда. В обычных случаях они не требуются.
Как изменились правила заполнения в 2026 году?
С 10 июня 2026 года в России обязательно переходят на цифровое оформление всех трудовых документов, включая книжки. Основные изменения:
- Все записи делаются в электронном виде через личный кабинет ПФР.
- Форма СЗВ‑ТД теперь подаётся только в электронном виде.
- Для увольнения или изменения данных требуется подтверждающий документ в электронном виде.
Что делать, если работодатель отказывается выдать книжку?
Если ваш запрос игнорируется, действуйте так:
- Обратитесь в отдел кадров. Попросите официальный ответ с указанием причины отказа.
- Напишите в ПФР. Подайте жалобу через электронный сервис «Обращение в ПФР».
- Консультация юриста. При необходимости обратитесь в профсоюз или к трудовому юристу.
Краткое резюме
Трудовая книжка – обязательный документ, фиксирующий весь ваш профессиональный путь. Её выдача и ведение полностью лежат на работодателе, а вы имеете право запросить её в любой момент. При этом:
- Запрос оформляется письменно и подкрепляется ссылкой на ТК РФ.
- Платить за выдачу нельзя, кроме случаев восстановления утраченной копии.
- С 2026 года всё оформляется в электронном виде, поэтому важно знать, как работать с ЭТК.
- При проблемах – используйте официальные каналы: отдел кадров, ПФР, профсоюз.
Помните, что правильно оформленная трудовая книжка – ваш гарант успешного решения вопросов, связанных с кредитами, пенсионным оформлением и поиском новой работы.
Автор: ваш помощник в вопросах трудового права; Поддержите канал – донейшен на микрофон!