С 2022 года в России официально завершился переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Теперь все сведения о трудовой деятельности работника хранятся в электронном виде в системе Пенсионного фонда РФ. Однако многие организации, банки, паспортно-визовые центры и государственные учреждения по-прежнему требуют заверенную копию электронной трудовой книжки. В этой статье мы подробно разберём, как правильно заверить ЭТК, какие документы нужны, как оформить её в соответствии с законодательством 2026 года, и где получить официальную выписку.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, переводы, увольнения, награды и другие данные. Формат ЭТК утверждён как форма СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности — электронная версия).
ЭТК ведётся работодателем в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и регулируется Постановлением Правительства РФ от № 2251. В отличие от бумажной книжки, ЭТК не требует физического хранения, все данные передаются в Пенсионный фонд РФ через систему электронного документооборота.
Когда нужна заверенная копия ЭТК?
Заверенная копия электронной трудовой книжки требуется в следующих случаях:
- При оформлении кредита или ипотеки в банке;
- Для подачи документов в паспортно-визовый центр (ПВЦ) при получении визы;
- При поступлении на работу в другую организацию (если новый работодатель требует бумажный вариант);
- Для подтверждения стажа при оформлении пенсии или льгот;
- При участии в государственных программах, конкурсах, субсидиях;
- Для суда, нотариуса или других официальных инстанций.
Важно: сама по себе выписка из ЭТК, полученная через Госуслуги, уже заверена электронной подписью и имеет юридическую силу. Однако некоторые организации по внутренним правилам требуют печать и ручную подпись работодателя — именно поэтому необходимо заверять копию.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Существует три способа получить выписку из ЭТК:
- Через портал Госуслуги — самый быстрый и удобный способ. Войдите в личный кабинет → «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки». Документ приходит в формате PDF с электронной подписью ПФР, это официальный документ, действующий без дополнительного заверения.
- Через работодателя — сотрудник может подать письменный запрос в кадровую службу. Работодатель обязан выдать выписку в течение 3 рабочих дней.
- Через МФЦ — можно подать заявление в многофункциональном центре. В этом случае вы получите бумажную копию с печатью и подписью сотрудника МФЦ.
Как правильно заверить копию электронной трудовой книжки работодателем?
Заверение копии ЭТК — это процесс, при котором работодатель подтверждает, что копия, предоставленная сотрудником, соответствует оригиналу, хранящемуся в системе ПФР. Ниже — пошаговая инструкция по заверению в 2026 году.
Шаг 1: Получите выписку из ЭТК
Сотрудник должен получить выписку в формате PDF (через Госуслуги или от работодателя). Рекомендуется распечатать её на листе А4.
Шаг 2: Подготовьте документ для заверения
На распечатанной копии выписки (форма СТД-Р) не должно быть никаких пометок, исправлений или посторонних надписей. Если есть ошибки, запросите новую выписку.
Шаг 3: Укажите заверительную надпись
На обратной стороне или в нижней части документа (в зависимости от внутреннего регламента организации) необходимо сделать следующую запись:
Верно.
Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов.
(дата заверения)
_________________________ _________________
(должность) (подпись) (Ф.И.О. расшифровка)
(печать организации)
Пример заполнения:
Верно.
Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью 2 листов.
_________________________ _________________
Начальник кадрового отдела И.И. Иванов
(печать ООО «Ромашка»)
Шаг 4: Поставьте подпись и расшифровку
Подпись ставит лицо, уполномоченное на ведение трудовых книжек — это обычно:
- Начальник кадрового отдела;
- Главный бухгалтер (если кадровые функции возложены на него);
- Руководитель организации (если в штате нет кадровика).
Подпись должна быть ручной, не печатной. Расшифровка — Ф.И.О. полностью, без сокращений.
Шаг 5: Наложите печать
Печать организации (или кадровой службы) должна быть наложена так, чтобы часть оттиска заходила на подпись и на текст заверения. Это обязательное требование для подтверждения подлинности документа.
Если у организации нет печати — заверение возможно только с подписью руководителя и указанием, что печать не применяется (например, в ИП или некоммерческих организациях).
Важные нюансы и ошибки
- Ошибка 1: Заверять выписку, полученную через Госуслуги, не нужно — она уже имеет ЭЦП ПФР. Но если организация требует печать, заверяйте копию.
- Ошибка 2: Использовать штамп «Копия верна» вместо «Верно» — не соответствует требованиям. Правильная формулировка — именно «Верно».
- Ошибка 3: Не указывать дату заверения, документ считается недействительным.
- Ошибка 4: Заверять только первую страницу выписки. Нужно заверять все страницы — пронумеровать, прошить, указать общее количество листов.
- Ошибка 5: Использовать печать с устаревшими реквизитами (например, с названием организации до переименования).
Сколько действительна заверенная копия ЭТК?
Срок действия заверенной копии электронной трудовой книжки не установлен законом. Однако на практике:
- Банки и ПВЦ принимают документы, заверенные не позднее 30 дней назад;
- Для суда и нотариуса — до 6 месяцев;
- При трудоустройстве — обычно актуальна на момент подачи документов.
Рекомендуется заверять копию не ранее чем за 10–14 дней до подачи в организацию.
Что делать, если работодатель отказывается заверять ЭТК?
Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан предоставить работнику копии документов, связанных с трудовой деятельностью, в течение 3 рабочих дней после письменного запроса. Отказ, нарушение закона.
Если работодатель отказывается:
- Напишите официальный запрос на имя руководителя (в 2 экземплярах, один оставьте себе с входящим номером и подписью получателя);
- Если ответа нет — обратитесь в трудовую инспекцию (Роструд) или прокуратуру;
- В качестве альтернативы — получите выписку через Госуслуги или МФЦ — она имеет юридическую силу без заверения работодателем.
Заверение электронной трудовой книжки, это простая, но важная процедура, требующая соблюдения формальных требований. Помните:
- ЭТК — это цифровой документ, но его копию можно и нужно заверять при запросе третьими лицами;
- Заверение включает: надпись «Верно», указание количества листов, подпись, расшифровку, дату и печать;
- Выписка с ЭЦП ПФР через Госуслуги — уже официальный документ, но не все организации её принимают без печати;
- Нарушение порядка заверения может привести к отказу в оформлении документов — будьте внимательны!
Следуя этой инструкции, вы сможете без проблем получить заверенную копию электронной трудовой книжки и избежать лишних проблем с банками, визами, работодателями и государственными органами.
Помните: в 2026 году бумажная трудовая книжка — редкость. Электронная, стандарт. А правильно заверенная копия — ваш ключ к официальному признанию стажа и трудового пути.