Оформление заграничного паспорта — процедура‚ требующая внимательного отношения к документам. Одним из ключевых требований при подаче заявления часто становится предоставление копии трудовой книжки. Однако простая ксерокопия не имеет юридической силы. Чтобы документ приняли в МВД или МФЦ‚ копия должна быть надлежащим образом заверена. В этой статье мы подробно разберем‚ как это сделать в 2026 году‚ учитывая последние изменения в ГОСТах и трудовом законодательстве.
Зачем нужна заверенная копия и кто имеет право ее выдать?
Копия трудовой книжки может потребоваться работнику для различных целей: получения кредита‚ оформления визы или‚ как в нашем случае‚ для получения загранпаспорта. Сотрудник не обязан объяснять работодателю причины запроса‚ но работодатель обязан выдать заверенную копию.
Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ‚ работодатель должен выдать работнику копии документов‚ связанных с работой‚ в течение трех рабочих дней со дня получения письменного заявления. Услуга предоставляется бесплатно.
Кто может заверить документ?
- Если вы работаете: Копию заверяет работодатель (кадровая служба или уполномоченное лицо) по месту вашей текущей работы.
- Если вы не работаете: Заверением занимаются нотариусы или должностные лица органов местного самоуправления (в некоторых случаях). Для загранпаспорта чаще всего требуется именно копия‚ заверенная по последнему месту работы‚ либо нотариально заверенная копия всей книжки.
Новые правила заверения: ГОСТ Р 7.0;97-2025
Важно помнить‚ что с 2025 года вступили в силу новые стандарты оформления документов. Основным нормативным актом теперь является ГОСТ Р 7.0.97-2025 («Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»). Именно эти правила необходимо соблюдать‚ чтобы копию не признали недействительной.
Заверительная надпись (отметка о заверении копии) должна содержать строго определенный набор реквизитов. Отсутствие любого из них может стать причиной отказа в приеме документов на загранпаспорт.
Что должно быть в заверительной надписи?
На каждой странице копии (или на обороте последней страницы‚ если копии сшиты‚ хотя для трудовой книжки чаще заверяют каждую страницу отдельно или ставят отметку на последней странице с указанием количества листов) должна стоять отметка‚ включающая:
- Слово «Верно».
- Наименование должности лица‚ заверившего копию (например‚ «Инспектор по кадрам»‚ «Директор»). Должность должна соответствовать штатному расписанию.
- Собственноручную подпись заверителя.
- Расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Важное правило ГОСТ: между инициалами пробел не ставится‚ а между инициалами и фамилией, ставится.
Пример: И.И.Иванов (неверно: И. И. Иванов). - Дату заверения копии (формат ДД.ММ.ГГГГ).
Пошаговая инструкция: как заверить копию трудовой книжки
Процесс оформления выглядит следующим образом:
Шаг 1. Написание заявления
Работник пишет заявление на имя работодателя в свободной форме с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки. Указывать причину (для загранпаспорта) не обязательно‚ но можно.
Шаг 2. Снятие копий
Делаются копии всех заполненных страниц трудовой книжки. Копии должны быть четкими‚ читаемыми и полностью воспроизводить информацию оригинала (включая печати и подписи).
Шаг 3. Проставление заверительной надписи
На каждой странице копии (обычно в нижней части свободного поля) ставится заверительная надпись по образцу:
Пример оформления:
Верно
Инспектор отдела кадров
(подпись)
Петрова А.С.
Шаг 4. Прошивка (если необходимо)
Если копия состоит из нескольких листов‚ их рекомендуется пронумеровать‚ прошить нитью и скрепить печатью организации (или подписью заверителя) на обороте последнего листа с надписью «Прошито и пронумеровано X листов». Однако для трудовой книжки часто достаточно заверить каждую страницу отдельно‚ если это устраивает принимающий орган (МВД). Для загранпаспорта часто требуют‚ чтобы на последней странице была фраза: «Работает по настоящее время» (если сотрудник работает) с указанием даты.
Особенности для электронной трудовой книжки
Если вы перешли на электронную трудовую книжку (ЭТК)‚ бумажный аналог вам не ведется. В этом случае для оформления загранпаспорта вам понадобится форма СТД-Р (сведения о трудовой деятельности‚ выдаваемая работодателем) или СТД-СФР (выдаваемая через Социальный фонд России или Госуслуги).
Работодатель обязан оформить СТД-Р по запросу работника. Этот документ также должен быть заверен подписью руководителя и печатью организации (при наличии) в соответствии с актуальными требованиями.
Ответственность работодателя
Если работодатель отказывает в выдаче копии или затягивает сроки (более 3 рабочих дней)‚ он нарушает трудовое законодательство. Согласно ст. 5.27 КоАП РФ‚ предусмотрены штрафы:
- Для должностных лиц и ИП: от 1 000 до 5 000 рублей (при первичном нарушении).
- Для организаций: от 30 000 до 50 000 рублей.
При повторном нарушении штрафы значительно возрастают‚ а должностное лицо может быть дисквалифицировано.
Частые ошибки при заверении
Чтобы избежать возврата документов‚ проверьте копию перед походом в МФЦ:
- Отсутствие даты: Без даты заверения копия недействительна.
- Неверная расшифровка подписи: Отсутствие пробела между инициалами или наличие пробела внутри инициалов (согласно новому ГОСТ);
- Срок действия: Для загранпаспорта часто требуют‚ чтобы с момента заверения прошло не более 1 месяца (иногда 14 дней). Уточните актуальные требования в вашем отделении МВД.
- Нечитаемость: Копия должна быть четкой‚ все печати должны читаться.
Соблюдение этих правил поможет вам быстро и без проблем получить заверенную копию трудовой книжки и успешно оформить заграничный паспорт.