Копия трудовой книжки — документ, который может потребоваться при оформлении кредита, трудоустройстве, получении визы или в других жизненных ситуациях․ Ключевым моментом при её оформлении является правильная надпись на последней странице, заверяющая копию․ Неправильное оформление делает документ недействительным․ В этой статье разберем все нюансы, требования законодательства и приведем актуальные образцы․
⚠️ Самое главное помнить:
На последней странице заверенной копии трудовой книжки обязательно должны присутствовать:
- Заверяющая надпись (штамп или рукописная запись)․
- Запись «Работает по настоящее время» (если работник ещё не уволен)․
- Указание места хранения подлинника․
- Должность, подпись и расшифровка подписи уполномоченного лица (обычно кадровика или руководителя)․
- Печать организации․
Что говорит законодательство и ГОСТ?
Основным документом, регулирующим оформление копий, является ГОСТ Р 7․0․97-2016․ Согласно ему:
- Копия документа должна быть сшита (если листов несколько)․
- Заверение производится на последнем листе сшитой копии или на каждой странице отдельно․
- Заверяющая надпись должна содержать все реквизиты, указанные выше․
Трудовой кодекс РФ не регламентирует детали заверения, но требует, чтобы копия была достоверной․ Поэтому требования ГОСТ являются общепринятыми․
Обязательная надпись: «Работает по настоящее время»
Эта фоза — самая частая ошибка․ Её необходимо проставить только если сотрудник продолжает работать в организации на момент выдачи копии;
- Если работник уволен — эта фраза не пишется․ На последней странице указывается только заверение и место хранения подлинника․
- Если работник работает — фраза обязательна․ Её пишут после последней записи в трудовой книжке (например, после записи о последнем повышении или переводе)․
- Фраза может быть сформулирована иначе: «Работает в настоящее время», «Трудовые отношения не прекращены», но смысл должен быть идентичным․
Где и как ставить заверение: два основных варианта
Вариант 1: Заверение на последней странице (при сшивке)
Если копия прошита в один пакет (как и подлинник), заверение ставится на оборотной стороне последнего листа или в специально отведённом месте после всех записей․
Место хранения подлинника: в кадровом деле ООО «Ромашка» за 2026 г․
Кадровик: _________________ / Иванова А․П․ /
Печать организации
«05» июня 2026 г․
Работает по настоящее время․
Вариант 2: Заверение каждой страницы
Если копия не сшита (например, выдаётся отдельными листами), каждый лист должен быть заверен отдельно․ На каждом листе ставится надпись:
Должность: Начальник отдела кадров
Подпись: _________________
Инициалы, фамилия: А․П․ Иванова
Печать организации (на каждом листе или на первом/последнем)
Важно: Если копия сшита, но по каким-то причинам не заверена на последнем листе, её могут не принять․ Сшивка должна быть скреплена печатью на последнем листе․
Полный образец заверения на последней странице (актуальный 2026)
Представим итоговый вид надписи, который соответствует всем требованиям․
| Элемент | Как пишется / ставится | Примечание |
|---|---|---|
| «Копия верна» или «Верно» | Может быть в виде штампа или рукописной записи․ | |
| Место хранения подлинника | «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год․» | Указывается номер дела и год․ Это обязательно․ |
| Должность | «Начальник отдела кадров», «Главный бухгалтер» и т․д․ | Должность лица, которое заверяет․ |
| Подпись | Собственноручная подпись | Не шаблонная, а реальная подпись уполномоченного лица․ |
| Расшифровка подписи | Инициалы и фамилия (например, «А․П․ Иванова») | Пишется после подписи․ |
| Дата заверения | ««05» июня 2026 г․» | Дата выдачи копии․ |
| Печать | Круглая печать организации | Накладывается так, чтобы частично перекрывать подпись и текст․ На сшитой копии, на последнем листе․ |
| Статус работника | «Работает по настоящее время» | Только если сотрудник не уволен! Пишется после всех записей в книжке, перед заверением или сразу после него․ |
Типичные ошибки и как их избежать
- Ошибка: Не указано место хранения подлинника․
Решение: Всегда добавлять фразу «Подлинник документа находится в ․․․ в деле № ․․․ за ․․․ год․» - Ошибка: Заверение только на первом листе․
Решение: Либо заверять каждый лист, либо прошивать и ставить отметку на последнем․ - Ошибка: Отсутствие записи «Работает по настоящее время» у действующего сотрудника․
Решение: Проверять статус работника на момент выдачи копии․ - Ошибка: Печать без подписи или подпись без расшифровки․
Решение: Все реквизиты (должность, подпись, расшифровка, дата) должны быть в комплексе․ - Ошибка: Копия не сшита, а заверение только на последнем листе․
Решение: При отсутствии сшивки заверять каждый лист отдельно․
Что делать, если подлинник утерян?
Если трудовая книжка (подлинник) утеряна, работодатель обязан оформить дубликат․ Копия с отметкой «Дубликат» и соответствующими реквизитами имеет такую же силу, что и подлинник․ Надпись на последней странице дубликата будет аналогичной, но с пометкой «Дубликат»․
Правильное оформление копии трудовой книжки — это залог её принятия любыми государственными и частными организациями․ Ключевое правило: на последней странице (или на каждой странице) должна быть полная заверяющая надпись с указанием места хранения подлинника и, если требуется, статуса работника․ Всегда сверяйтесь с актуальными образцами в своей организации и требованиями ГОСТ․
Статья подготовлена на основе анализа актуальных требований 2026 года․ Перед использованием рекомендуется уточнить внутренние правила оформления документов в вашей организации․