Вопрос о правильном заверении трудовой книжки особенно актуален для пенсионеров, поскольку этот документ является ключевым для подтверждения стажа и назначения пенсионных выплат. В зависимости от того, работает ли пенсионер в настоящее время или уже вышел на заслуженный отдых, процедура и ответственное лицо будут отличаться.

Кто имеет право заверять копию?

Заверение копии трудовой книжки — это подтверждение ее подлинности от лица организации. Право на это действие имеют:

• Работодатель по последнему месту работы — если пенсионер уже уволен, но оригинал трудовой книжки все еще находится в архиве этой организации (или если требуется заверить данные о стаже у этого работодателя).
• Текущий работодатель — если пенсионер продолжает работать. В этом случае оригинал книжки хранится в отделе кадров текущей компании.
• Сотрудник кадровой службы (кадровик) — наиболее частый вариант на крупных и средних предприятиях.
• Руководитель организации — заверяет документ лично или делегирует это право другому сотруднику.
• Главный бухгалтер — на предприятиях, где нет выделенного отдела кадров.

Важно отметить: если документ заверяет не сам руководитель, а другой сотрудник (например, кадровик), к копии может прикладываться приказ или доверенность на лицо, которое заверяет копию, с указанием полномочий по заверению документов от лица организации.

Особенности для работающих пенсионеров

Для работающих пенсионеров оригинал трудовой книжки находится у текущего работодателя. Согласно закону, оригинал трудовой книжки действующему сотруднику может быть выдан на руки только в целях социального страхования (для расчёта пенсии работающего пенсионера). Во всех остальных случаях предоставляется надлежащим образом заверенная копия. Заверить ее обязан текущий работодатель в лице отдела кадров.

Как правильно заверить копию по правилам 2026 года (ГОСТ)

Чтобы Пенсионный фонд или другие учреждения приняли документ без проблем, он должен быть оформлен строго по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016. Заверять нужно каждую страницу, начиная с ьного листа.

Пошаговая инструкция заверения:

1. Копирование. Отсканировать или откопировать необходимо все заполненные листы, начиная с ьного.
2. Отметка на каждой странице. На каждом листе документа нужно сделать запись или проставить штамп: «Верно» или «Копия верна».
3. Указание должности и подписи. Укажите должность лица, заверяющего документ, поставьте его подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы) и дату заверения.
4. Отметка о работе. На последней странице копии после последней записи необходимо внести запись: «Работает по настоящее время» (если пенсионер еще трудится).
5. Прошивка (если документ сдается в ПФР). Если копия состоит из нескольких листов, ее прошивают. На последнем листе прошитой копии указывают: «Всего прошито, пронумеровано и заверено __ листов».
6. Место хранения оригинала. По правилам ГОСТа на копии обязательно делается надпись: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле … за … год». Это необходимо, чтобы проинформировать получателя о месте хранения оригинала.
7. Печать. Работодатель должен проставить печать так, чтобы она охватывала подпись лица, заверившего копию (или частично захватывала реквизит «Подпись» и наименование должности).

Что делать, если пенсионер не работает?

Если пенсионер уже не работает и трудовая книжка находится у него на руках, ситуация усложняется. Самостоятельно заверить свою трудовую книжку он не имеет права — такая копия будет недействительной.

В таком случае есть несколько выходов:

• Обратиться в отдел кадров последнего места работы с просьбой заверить копию (если архив предприятия еще хранит нужные данные).
• Запросить у бывших работодателей справки о стаже.
• Воспользоваться данными электронной трудовой книжки (ЭТК).

Электронная трудовая книжка (ЭТК) как альтернатива

Если нет возможности оформить бумажный документ, а выписка нужна срочно, на помощь приходят электронные сервисы. Сведения из электронной трудовой книжки можно получить на сайте Портала государственных услуг (Госуслуги).

Выписка из ЭТК имеет юридическую силу и может быть использована для подтверждения стажа в Пенсионном фонде. В некоторых случаях (например, через веб-портал Пенсионного фонда) можно даже загрузить сканированную копию бумажной трудовой книжки для оцифровки данных.

Сроки предоставления и действия

По закону, администрация организации обязана предоставить заверенную копию трудовой книжки по заявлению работника (в т.ч. пенсионера) в течение трех дней.

Что касается срока действия копии, то законодательно он не установлен, однако различные инстанции устанавливают свои лимиты. Для Пенсионного фонда крайне важно, чтобы копия была актуальной и содержала свежие данные о стаже.

Частые ошибки при заверении

• Отсутствие надписи о месте хранения оригинала (обязательное требование ГОСТ для документов, передаваемых в другие организации).
• Печать поставлена отдельно от подписи (она должна охватывать часть подписи).
• Заверение документа «задним числом» — заверение копии до момента, когда в нее была внесена соответствующая запись, фактически является указанием ложной даты изготовления копии и недопустимо.
• Отсутствие записи «Работает по настоящее время» для действующих сотрудников.

Соблюдение этих правил гарантирует, что копия трудовой книжки будет принята Пенсионным фондом или любым другим учреждением без задержек и дополнительных запросов.