Трудовая книжка — основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж и историю занятости работника. Иногда возникает необходимость предоставить её заверенную копию: при оформлении кредита‚ в государственные органы‚ новому работодателю или для личного архива. Важно сделать это правильно‚ чтобы копия имела юридическую силу. В этой статье подробно разберем все шаги‚ требования и приведем актуальные образцы на 2026 год.

Зачем нужна заверенная копия?

Обычная фотокопия или сканом трудовой книжки не имеет юридической силы. Для подтверждения подлинности информации работодатель должен заверить копию. Это означает‚ что организация подтверждает‚ что копия полностью соответствует оригиналу‚ а все записи воспроизведены без изменений. Заверенная копия равнозначна предъявлению самой книжки в большинстве ситуаций.

Правовая основа

Основные правила регулируются:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 62): Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней выдать заверенную копию или выписку из трудовой книжки.
• ГОСТ Р 7.0.8-2013: Определяет‚ что такое копия документа и как она должна быть заверена. Копия должна полностью воспроизводить информацию подлинника‚ а заверение — это специальная отметка с необходимыми реквизитами.

Пошаговая инструкция: как сделать и заверить копию

Шаг 1: Подготовка заявления

Работник должен написать письменное заявление на имя руководителя организации (или начальника отдела кадров). В заявлении нужно указать:

• ФИО‚ должность‚ подразделение.
• Четкую просьбу выдать заверенную копию трудовой книжки.
• Причину (можно не указывать‚ но иногда требуется для справки).
• Дату и подпись.

Шаг 2: Создание копий

Кадровик или уполномоченное лицо делает копии всех заполненных страниц трудовой книжки. Копии должны быть четкими‚ без помарок‚ искажений или «полутонов». Важно скопировать также ьный лист и все страницы с записями‚ даже пустые (если они есть).

Шаг 3: Прошивка копий

Если копий несколько (что почти всегда)‚ их необходимо прошить в отдельный блок. Это делается для сохранения целостности документа. На обороте последней страницы в месте прошивки ставится подпись ответственного лица и дата. Если копия предоставляется в прошитом виде‚ на обороте в месте прошивки указывается: «Копия прошита на … листах. Подпись …».

Шаг 4: Оформление отметки о заверении

Это самый важный этап. На каждой копии (или на первой‚ если копии прошиты) ставится стандартная отметка о заверении. Она должна содержать:

1. Слово «Верно».
2. Подлинник трудовой книжки находится в (наименование организации).
3. В деле … за … год (указание номера дела и года‚ где хранится оригинал).
4. Должность лица‚ заверяющего (например‚ «Начальник отдела кадров»‚ «Специалист по кадровому делопроизводству»).
5. Фамилия и инициалы лица‚ заверяющего (например‚ «Иванова А.С.»).
6. Подпись заверяющего лица.
7. Дату заверения.

Шаг 5: Выдача копии работнику

Заверенную копию выдают работнику под его расписку в журнале выдачи документов или в самом заявлении. Срок выдачи — не более 3 рабочих дней с даты подачи заявления.

Образец отметки о заверении копии трудовой книжки (актуальный на 2026)

Ниже представлен стандартный и правильный вариант‚ соответствующий требованиям ГОСТ и практики.

Важные нюансы и частые ошибки

• Заверяются ВСЕ заполненные страницы. Нельзя заверять только ьный лист или отдельные записи. Копия должна быть полной.
• Заверяет уполномоченное лицо. Обычно это начальник отдела кадров‚ но в небольших компаниях — руководитель или бухгалтер‚ если такая функция ему делегирована приказом.
• Указание места хранения оригинала обязательно. Без фразы «в деле … за … год» заверение считается недействительным.
• Копия должна быть читаемой. Размытые‚ засвеченные или неполные копии не принимаются.
• Срок действия заверенной копии напрямую не ограничен‚ но если в ней есть «действительна до …»‚ то нужно ориентироваться на эту дату. В противном случае копия действительна до внесения новых записей в оригинал.
• Нельзя заверять копию‚ если оригинал утерян или находится на восстановлении. В этом случае сначала нужно восстановить документ через суд или архив.

Что делать‚ если работодатель отказывается?

Если работодатель без законных причин не выдает заверенную копию в течение 3 рабочих дней‚ работник может:

1. Направить повторное заявление с уведомлением о возможном обращении в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или суд.
2. Обратиться с жалобой в ГИТ.
3. Подать иск в суд о восстановлении рабочего дня (в случае увольнения) или принуждении к выдаче документа.

Отказ является нарушением ст. 62 ТК РФ и влечет для работодателя административную ответственность.

Правильное заверение копии трудовой книжки, это строго регламентированная процедура. Ключевые моменты: полнота копии‚ обязательное указание номера дела и года хранения оригинала‚ подпись и должность уполномоченного лица. Следуя этой инструкции и используя приведенный образец‚ вы сможете получить юридически значимый документ‚ который будет принят любыми инстанциями. Помните‚ что работодатель обязан предоставить такую копию в короткие сроки‚ а вы имеете полное право на её получение.

Статья составлена на основе анализа актуальных нормативных актов и практики оформления кадровых документов по состоянию на 2026 год.