Копия трудовой книжки, один из самых востребованных документов при оформлении кредита в банке, получении визы, субсидий или устройстве на работу по совместительству. Если сотрудник продолжает трудиться у текущего работодателя, документ не выдается ему на руки, а остается в отделе кадров. В таком случае ключевую роль играет правильное заверение копии, и самое важное — корректно оформить последний лист.
В этой статье мы подробно разберем, как по актуальным правилам 2026 года заверить трудовую книжку, если работник трудится по настоящее время, и приведем наглядные образцы заполнения.
Общие правила заверения копии трудовой книжки
Согласно действующим стандартам (включая требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 и нормативные акты), процесс заверения состоит из нескольких обязательных шагов:
- Копирование всех заполненных страниц. Необходимо снять ксерокопии (или сканы) всех листов, где есть записи, начиная с ьного листа (где указаны ФИО, дата рождения и образование) и заканчивая последним местом работы.
- Заверение каждого листа. На каждом скопированном листе проставляется надпись «Верно» или «Копия верна».
- Указание реквизитов на каждом листе. Под надписью «Верно» указывается должность уполномоченного лица, его подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия), дата заверения и печать организации (при наличии).
- Прошивка документа (опционально). Если копия предоставляется в сшитом виде, страницы нумеруются, сшиваются, а на оборотной стороне последнего листа наклеивается пломба с указанием количества страниц и подписью кадровика.
Особенности заверения для работающих сотрудников
Главное отличие копии трудовой книжки для действующего сотрудника — это подтверждение того, что он не уволен и продолжает свой стаж именно в этой организации. Для этого и существует специальная отметка.
Где писать «Работает по настоящее время»?
Эту фразу следует размещать на последней странице копии трудовой книжки. Есть два варианта расположения:
- Ниже последней заполненной строки в графе «Сведения о работе» (если на странице еще есть свободное место).
- На оборотной стороне последнего листа, если копия сшивается, и все отметки выносятся на прошивку.
По правилам 2026 года, на последней заполненной копии страницы трудовой книжки кадровый работник в свободной графе ставит дату заверения и пишет от руки: «Работает по настоящее время». Также допустима формулировка «Продолжает работать в настоящее время».
Образец заверения последнего листа
Чтобы документ имел юридическую силу и был принят любым банком или госорганом, необходимо строго соблюдать структуру заверительной надписи. Ниже представлен актуальный образец.
Вариант 1: Отметка на самой копии последнего листа
Если вы не сшиваете документ, а заверяете каждый лист отдельно, последний лист должен выглядеть так:
…(последняя запись о приеме на работу или переводе)
…(пустая строка в таблице)
Работает по настоящее время
Верно
Должность: специалист по кадрам
Подлинник трудовой книжки хранится в ООО «Ромашка», отдел кадров.
Подпись: _____ / А.А. Иванова
Печать (при наличии)
Вариант 2: Отметка при сшивании документа (на обороте)
Если копия прошита, на оборотной стороне последнего листа (поверх узелка ниток и наклейки) указывается:
Верно
Прошито, пронумеровано, скреплено печатью 12 (двенадцать) листов.
Подлинник трудовой книжки хранится в ООО «Ромашка».
Работает по настоящее время.
Должность: руководитель отдела кадров
Подпись: _____ / Б.Б. Смирнов
Печать (при наличии)
Важные нюансы и частые ошибки
Даже опытные кадровики иногда допускают ошибки, из-за которых организации приходится переделывать документ. Обратите внимание на следующие моменты:
- Отсутствие фразы о хранении подлинника. Если копия предоставляется в другую организацию (например, в банк для ипотеки), обязательно нужно указать, где хранится оригинал. Запись «Подлинник трудовой книжки хранится в (наименование работодателя), отдел кадров» — строгое требование регуляторов.
- Отсутствие даты. Без даты заверения копия считается недействительной, так как невозможно установить актуальность сведений на момент предоставления документа.
- Нечитаемая печать. Печать должна ставиться так, чтобы она захватывала часть подписи заверяющего лица и не закрывала текст (особенно дату и ФИО).
- Заверение только последнего листа. Помните, что заверять нужно каждый скопированный лист фразой «Верно», подписью и датой. Фраза «Работает по настоящее время» лишь дополняет заверение на последней странице.
Правильное заверение последнего листа трудовой книжки с пометкой «Работает по настоящее время» — это гарантия того, что сотрудник быстро и без проблем получит нужную ему услугу: будь то кредит, виза или социальная выплата. Строго следуйте образцам, не забывайте указывать место хранения подлинника и дату заверения, и ваш документ будет соответствовать всем требованиям 2026 года.