В современных условиях трудовые отношения между работником и работодателем регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). Два ключевых документа, подтверждающих легальность трудовой деятельности сотрудника — это трудовой договор и трудовая книжка. Особенно важным становится вопрос заверения копии трудовой книжки работодателем — это требование возникает при оформлении кредита, загранпаспорта, при трудоустройстве в новую организацию или при обращении в государственные органы. В этой статье мы подробно разберём, как правильно оформить и заверить трудовую книжку, какие требования предъявляются в 2026 году, как связаны трудовой договор и трудовая книжка, и какие ошибки чаще всего допускаются.

Что такое трудовой договор и зачем он нужен?

Трудовой договор, это письменное соглашение между работодателем и работником, в котором определяются условия труда: должность, обязанности, график, оплата, срок действия, социальные гарантии и другие важные аспекты. Согласно статье 57 ТК РФ, трудовой договор должен содержать обязательные условия, включая:

• ФИО сторон, реквизиты работодателя;
• Место работы и должность;
• Дата начала работы;
• Оплата труда и порядок её выплаты;
• Режим рабочего времени и отдыха;
• Обязанности сторон;
• Условия труда и социальные гарантии.

Трудовой договор, это основа всех трудовых отношений. Без него работа считается незаконной, а работник лишается защиты со стороны закона. Кроме того, на основании трудового договора работодатель обязан вести и вносить записи в трудовую книжку.

Что такое трудовая книжка и как она связана с трудовым договором?

Трудовая книжка, это официальный документ, в который вносятся сведения о:

• Принятии на работу;
• Переводах на другую постоянную работу;
• Увольнении;
• Награждениях за успехи в работе;
• Основаниях прекращения трудового договора.

Эти сведения вносятся на основании приказов работодателя, которые, в свою очередь, оформляются на основании трудового договора. То есть трудовой договор — это юридическая основа для внесения записи в трудовую книжку.

Согласно статье 66 ТК РФ, трудовая книжка хранится у работодателя на весь период трудовых отношений. Работник не может получить оригинал трудовой книжки на руки — это запрещено законом. Однако он имеет полное право требовать заверенную копию этого документа.

Когда нужна заверенная копия трудовой книжки?

В 2026 году заверенная копия трудовой книжки требуется в следующих случаях:

• При оформлении загранпаспорта (МВД требует подтверждения трудового стажа);
• При получении кредита или ипотеки (банки проверяют стабильность дохода и трудовой стаж);
• При трудоустройстве в новую организацию (особенно в госучреждения, банки, образовательные и медицинские организации);
• При подаче документов на получение социальных льгот или пенсии;
• При участии в конкурсах, грантах, программах поддержки;
• При судебных разбирательствах (например, по спорам о трудовых правах).

Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2026 году: пошаговая инструкция

Заверение копии трудовой книжки, это не просто ксерокопия. Это официальный процесс, регламентированный законом и ГОСТами. Ниже — подробная пошаговая инструкция.

Шаг 1: Подача заявления работником

Согласно статье 62 ТК РФ, работник имеет право запросить у работодателя копии любых документов, связанных с его трудовой деятельностью, включая трудовую книжку. При этом:

• Заявление должно быть подано в письменной форме (можно в произвольной, но желательно с указанием цели — например, «для предоставления в банк»);
• Работник не обязан указывать причину запроса — это его право;
• Работодатель обязан выдать копию в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления.

Шаг 2: Подготовка копии

Копия трудовой книжки делается на листе формата А4. Важно:

• Сделать полную копию всех заполненных страниц (включая ьный лист, разделы о работе, награждениях и увольнении);
• Не допускать обрезания текста, нечёткости, залитых чернилами или потёртых записей;
• Если в книжке есть записи на обороте страниц — они тоже должны быть скопированы;
• Копия должна быть чёткой, без сгибов и помятостей.

Шаг 3: Заверение копии

Заверение копии — это обязательный этап. Без него документ не имеет юридической силы. В 2026 году действуют следующие требования:

1. Надпись «Верно», ставится на каждой странице копии или на последней странице, если копия скреплена сшитой брошюрой.
2. Должность лица, заверяющего копию — например: «Заместитель директора по кадрам» или «Главный бухгалтер».
3. Подпись, ручная подпись заверяющего лица (не печать, не распечатанная подпись).
4. Расшифровка подписи — печатными буквами: ФИО полностью.
5. Дата заверения — число, месяц, год (например, ).
6. Печать организации — обязательна, если у работодателя есть печать. Если печати нет — это допускается только для ИП без печати, но в этом случае требуется более строгое оформление подписи и расшифровки.

Пример правильного заверения:

Верно

Заместитель директора по кадрам
Иванов И.И.
_______________________
[Печать организации]

Шаг 4: Формат копии

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и рекомендациям Минтруда, копия трудовой книжки может быть:

• Сшита в брошюру с пронумерованными страницами;
• Скреплена скрепкой или степлером с наклейкой «Сшито и пронумеровано»;
• Прикреплена к листу с заверением на последней странице.

Важно: не допускается использование сканов, распечатанных на цветном принтере без подписи и печати, или копий, сделанных на бумаге с водяными знаками, не соответствующих стандарту А4.

Что делать, если у работника электронная трудовая книжка?

С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). В 2026 году она уже является основной формой ведения трудовых записей для новых сотрудников.

Если работник имеет ЭТК, то:

• Он может запросить у работодателя форму СТД-Р — это официальный документ, содержащий все сведения из электронной трудовой книжки;
• Работодатель обязан выдать форму СТД-Р в течение 3 рабочих дней после заявления;
• Форма СТД-Р выдаётся в печатном виде и заверяется подписью и печатью так же, как и копия бумажной книжки;
• Форма СТД-Р имеет юридическую силу, равную бумажной трудовой книжке.

Важно: электронная трудовая книжка не может быть предоставлена в электронном виде, только в распечатанной, заверенной форме.

Срок действия заверенной копии трудовой книжки

Законодательство РФ не устанавливает конкретного срока действия заверенной копии трудовой книжки. Однако на практике:

• Банки и МВД принимают копии, заверенные не позднее 30 дней до подачи документов;
• Некоторые организации (например, при поступлении на госслужбу) требуют копию, заверенную не ранее 10 дней назад;
• Если в трудовой книжке появились новые записи (например, увольнение или перевод), старая копия теряет актуальность.

Рекомендация: всегда запрашивайте копию непосредственно перед подачей документов — это гарантирует её актуальность.

Что делать, если работодатель отказывается заверять копию?

Отказ в выдаче заверенной копии трудовой книжки, это нарушение статьи 62 ТК РФ. В этом случае работник может:

1. Написать повторное заявление с указанием ссылки на статью 62 ТК РФ;
2. Обратиться в трудовую инспекцию (Роструд) с жалобой — это бесплатная процедура;
3. Подать иск в суд о взыскании морального вреда и компенсации за вынужденные расходы (например, за повторное оформление документов).

Работодатель за нарушение может быть оштрафован на сумму до 50 000 рублей (по статье 5.27 КоАП РФ).

Частые ошибки при заверении копии трудовой книжки

Вот самые распространённые ошибки, из-за которых копию могут не принять:

• Отсутствие печати — если у организации есть печать, её обязательно нужно поставить.
• Нет подписи или расшифровки — только печать не достаточно.
• Нет даты — без даты копия считается недействительной.
• Копия сделана с фото или скана — требуются именно бумажные копии с оригинальной подписью.
• Заверена не тем лицом, только уполномоченный сотрудник (кадровик, главный бухгалтер, директор).
• Не заверены все страницы — если копия состоит из нескольких листов, все они должны быть пронумерованы и скреплены.

Заверение копии трудового договора

Помимо трудовой книжки, часто требуется и копия трудового договора. Её заверяют по тем же правилам:

• Надпись «Верно»;
• Должность, подпись, расшифровка, дата;
• Печать организации.

Важно: копия трудового договора должна содержать все приложения, дополнительные соглашения и подписи сторон.

В 2026 году заверение копии трудовой книжки — это не формальность, а важный юридический акт, обеспечивающий защиту прав работника. Вот что нужно помнить:

1. Работник имеет право на получение заверенной копии трудовой книжки в течение 3 дней после заявления, без объяснения причин.
2. Работодатель обязан заверить копию по установленным правилам: «Верно», должность, подпись, расшифровка, дата, печать.
3. Электронная трудовая книжка заверяется через форму СТД-Р — она имеет ту же силу, что и бумажная.
4. Срок действия копии — не установлен законом, но на практике, до 30 дней.
5. Отказ в выдаче копии, основание для жалобы в трудовую инспекцию и суд.

Правильно оформленная копия трудовой книжки — это ваша гарантия легального стажа, доступа к кредитам, социальным льготам и защите трудовых прав. Не стесняйтесь требовать её, это ваше законное право.

Важно! Если вы работаете в организации, где кадровый отдел не знает правил заверения — покажите им эту статью. Знание закона — ваша сила.