Запрос о выдаче заверенной копии трудовой книжки встречается в кадровой практике довольно часто. Ниже представлена пошаговая инструкция, основанная на действующем законодательстве и актуальных разъяснениях органов труда, которая поможет работодателю оформить документ корректно и избежать возможных претензий со стороны сотрудника.

Нормативная база

• Статья 62 ТК РФ – работодатель обязан выдавать надлежащим образом заверенные копии трудовой книжки по требованию работника.
• Письмо Роструда от № ПГ/9518-6-1 – разъясняет порядок заверения копий и требования к оформлению.
• Указ Президиума Верховного Совета СССР от № 9779‑X – содержит аналогичные положения о заверении трудовых документов (действует в части, не противоречащей ТК РФ).
• КонсультантПлюс и другие правовые системы – подтверждают, что заверение необходимо производить на каждой странице копии, а на последней заполненной странице ставить отметку «Работает по настоящее время».

Все перечисленные нормы актуальны на и не претерпели изменений в 2024‑2025 годах.

Кто может заверить копию трудовой книжки?

Согласно разъяснениям Роструда, заверение копии может выполнить:

• руководитель организации (директор, генеральный директор);
• ответственный сотрудник кадровой службы (специалист по кадрам, руководитель отдела кадров);
• иное лицо, уполномоченное приказом руководителя на выполнение кадровых функций.

Важно, чтобы лицо, ставившее подпись, имело соответствующую должность и было указано в заверении.

Как правильно сделать копию трудовой книжки?

1. Полное сканирование или копирование – необходимо воспроизвести все заполненные страницы оригинала, включая оборотные стороны и любые пометки.
2. Если трудовая книжка ведётся в электронном виде, распечатайте её на бумаге формата А4, соблюдая оригинальный макет.
3. При необходимости прошить копию (например, для подачи в государственные органы) – на обороте последней страницы делайте надпись о месте хранения оригинала: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год».

Эти требования подтверждаются в материалах муниципального образования Гулькевичский район Краснодарского края и в рекомендациях КонсультантПлюс.

Образец заверения копии трудовой книжки (2026 год)

На каждой странице копии (в нижнем поле) размещаем следующий блок:

Копия верна

Должность: ______________________

Подпись: ______________________

Расшифровка подписи: ______________________

(при наличии печати – оттиск печати, захватывающий часть текста и подписи)

На последней заполненной странице дополнительно ставим отметку:
Работает по настоящее время

Если копия прошита, на обороте последнего листа указываем:
Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год.

Пример оформления можно увидеть в материалах от (Копия трудовой книжки заверенная работодателем: образец 2026) и от (Образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем в 2025 году).

Особенности оформления в 2026 году

Бесплатное предоставление: согласно п. 62 ТК РФ и письму Роструда, копия выдаётся работнику безвозмездно.
Обязательное заверение всех страниц: даже если некоторые страницы пустые, их всё равно копируют и заверяют, чтобы избежать претензий о неполноте документа.
Использование печати: если у организации есть печать, её оттиск должен немного заходить на текст заверения и на подпись – это подтверждает подлинность заверения.
Отметка «Работает по настоящее время»: ставится только на последней заполненной странице копии (не на пустых листах).


Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли заверять копию, если работник уволен?
Да. Обязанность выдать заверенную копию сохраняется после расторжения трудового договора (ст. 62 ТК РФ).
Можно ли заверять копию электронной подписью?
На сегодняшний день законодательство требует собственноручной подписи уполномоченного лица и печати организации. Электронная подпись допускается только для электронных трудовых книжек, а не для их бумажных копий.
Что делать, если у организации нет печати?
В этом случае заверение осуществляется без печати, но обязательно указывается должность, подпись, расшифровка и дата. Отсутствие печати не делает документ недействительным, однако некоторые организации могут запросить дополнительное подтверждение (например, выписку из приказа о назначении ответственного лица).
Нужно ли заверять копию, если трудовая книжка ведётся в электронном виде?
Да. При запросе работника необходимо распечатать электронную трудовую книжку, полностью скопировать все записи и оформить заверение по указанному выше образцу.

Заверенная копия трудовой книжки – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника. Для её корректного оформления в 2026 году необходимо:

Сделать полную копию всех заполненных страниц (включая оборотные).
На каждой странице разместить надпись «Копия верна» с указанием должности, подписи, расшифровки и даты.
На последней заполненной странице добавить отметку «Работает по настоящее время».
При прошивании копии указать место хранения оригинала.
При наличии организации поставить печать, захватывающую часть текста и подписи.
Выдать документ работнику бесплатно и в течение разумного срока после получения заявления.

Соблюдение этих требований гарантирует, что предоставленная копия будет признана надлежащим образом заверенной и не вызовет претензий со стороны работника или контролирующих органов.
Если у вас остались вопросы – обращайтесь в службу кадров или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.