В современной практике кадрового учета и трудового права вопрос заверения копий трудовой книжки — один из самых частых и важных. Особенно актуален он для уволенных сотрудников, которым копия документа может понадобиться для получения пособий, оформления кредита, устройства на новую работу или подтверждения стажа. В этой статье мы подробно разберем, как правильно заверить копию трудовой книжки уволенного сотрудника, какие документы нужны, в каких случаях работодатель обязан это сделать, а когда — нет, и как действовать, если работодатель отказывает.
Когда работодатель обязан заверять копию трудовой книжки уволенного сотрудника?
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника (в т.ч. и уволенного) выдать заверенную копию любого документа, связанного с трудовой деятельностью. Это включает:
- копию трудовой книжки;
- выписку из трудовой книжки;
- приказы о приеме, переводе, увольнении;
- справки о заработной плате;
- документы об обучении и повышении квалификации.
Важно! Закон не требует от сотрудника указывать причину запроса. Даже если вы уволились полгода назад и не объясняете, зачем вам копия — работодатель обязан ее выдать.
Однако есть важное исключение
Если оригинал трудовой книжки уже передан сотруднику на руки при увольнении (что происходит в 99% случаев), то работодатель не обязан заверять копию, потому что:
- он больше не хранит оригинал;
- он не может заверить документ, которого у него нет в архиве.
Это подтверждается разъяснениями Роструда и судебной практикой: заверение копии возможно только при наличии оригинала в организации. Если трудовая книжка уже выдана уволенному сотруднику — работодатель не может законно заверить ее копию, так как не имеет права дублировать документ, находящийся у другого лица.
Что делать уволенному сотруднику, если ему нужна заверенная копия?
Если вы уволились и у вас на руках оригинал трудовой книжки, но вам требуется заверенная копия (например, для банка, миграционной службы или нового работодателя), то есть два законных пути:
Заверить копию у нотариуса
Это единственный законный способ получить заверенную копию трудовой книжки после увольнения, если работодатель не хранит оригинал.
Алгоритм действий:
- Сделайте копии всех страниц трудовой книжки (включая титульный лист, записи о работе и увольнении, раздел «Сведения о награждениях и поощрениях»).
- Принесите оригинал трудовой книжки и копии в нотариальную контору.
- Нотариус сверит копии с оригиналом и поставит на каждой странице надпись «Верно», свою подпись, печать и дату.
- Нотариус может также проставить нумерацию страниц и указать: «Всего прошито, пронумеровано и заверено ___ листов».
Стоимость: в 2026 году стоимость нотариального заверения копии трудовой книжки варьируется от 300 до 800 рублей за лист (в зависимости от региона и нотариуса).
Запросить выписку из электронной трудовой книжки (если она есть)
Если ваша трудовая книжка ведется в электронной форме (с 2020 года), то вы можете получить форму СТД-Р — официальную выписку из электронной трудовой книжки.
Как получить:
- Зайдите на портал Госуслуги → раздел «Трудовая книжка».
- Выберите «Запросить выписку».
- Система сформирует PDF-файл с печатью Пенсионного фонда РФ и электронной подписью.
- Распечатайте и приложите к запросу — это и есть официальная заверенная копия.
Важно! Выписка СТД-Р, полученная через Госуслуги, имеет юридическую силу и принимается всеми государственными и частными организациями, включая банки и налоговые органы.
Как правильно заверить копию трудовой книжки, если работник еще не уволен?
Если сотрудник еще работает, и ему нужна копия трудовой книжки (например, для получения визы, кредита или подтверждения стажа), работодатель обязан выдать заверенную копию в течение трех рабочих дней после получения письменного заявления.
Образец заявления:
Заявление Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки в связи с необходимостью предоставления в банк для оформления потребительского кредита. Подпись: __________ Ф.И.О.: __________
Как заверяется копия внутри организации?
Заверение копии трудовой книжки должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и внутренним инструкциям организации. Правильный порядок:
- Сделайте копии всех страниц трудовой книжки (можно сшить или скрепить скрепками).
- На каждой странице или на последней странице подшивки поставьте надпись: «Верно».
- Укажите должность лица, заверяющего копию (например, «Начальник отдела кадров»).
- Поставьте личную подпись с расшифровкой (Ф.И.О. полностью).
- Укажите дату заверения (день, месяц, год).
- Поставьте печать организации (если она есть).
- На последней странице добавьте: «Всего прошито, пронумеровано и заверено ___ листов».
- При необходимости — укажите, где хранится оригинал: «Оригинал трудовой книжки хранится в личном деле сотрудника № ___».
Важно! Заверять копию может только уполномоченное лицо — кадровик, руководитель или иное лицо, на которое оформлено доверенность или приказ о праве заверять документы.
Частые ошибки при заверении копий трудовой книжки
- Отсутствие подписи или расшифровки подписи.
- Заверение копии без печати организации (если организация использует печать).
- Заверение копии до фактического увольнения — это может быть расценено как фальсификация даты.
- Заверение копии, сделанной не с оригинала, а с другой копии, недопустимо.
- Использование карандаша, корректора или цветных чернил — только синие или черные чернила.
- Отсутствие нумерации и указания количества листов.
Что делать, если работодатель отказывается заверять копию?
Если вы еще работаете, а работодатель отказывается выдать заверенную копию — это нарушение ст. 62 ТК РФ. Ваши действия:
- Напишите заявление в двух экземплярах (один оставьте у себя с отметкой о получении).
- Если в течение 3 дней копию не выдали — направьте жалобу в Государственную инспекцию труда (Роструд).
- В жалобе укажите: дату подачи заявления, факт отказа, ссылку на ст. 62 ТК РФ.
- Роструд обязан провести проверку и наложить штраф на работодателя (до 50 000 рублей для юрлиц).
- Работодатель не обязан заверять копию трудовой книжки, если оригинал уже выдан сотруднику.
- Если вам нужна заверенная копия после увольнения, обращайтесь к нотариусу.
- Если трудовая книжка электронная — получите выписку СТД-Р через Госуслуги, это официальный документ.
- Никогда не соглашайтесь на «просто копию без заверения» — она не имеет юридической силы.
- Заверение должно содержать: «Верно», должность, подпись с расшифровкой, дату, печать (если есть), нумерацию листов.
Соблюдение этих правил поможет вам избежать отказов при оформлении документов и сохранит ваши трудовые права в полной мере. Помните: ваша трудовая книжка — это не просто бумажка, а документ, подтверждающий ваш профессиональный путь. Заверяйте ее правильно, и никто не сможет оспорить ваш стаж.