Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий стаж и опыт работы гражданина. В ряде случаев — при оформлении кредита, получении визы, устройстве на новую работу, обращении в суд или социальные органы, требуется предоставить копию трудовой книжки, заверенную на каждом листе. Неправильно оформленная копия может быть отклонена банком, госорганом или новым работодателем. В этой статье вы найдете полную, пошаговую инструкцию, как правильно заверить копию трудовой книжки в 2025 году, с учетом требований Трудового кодекса РФ, ГОСТ и практики госучреждений.

Зачем нужна заверенная копия трудовой книжки?

Заверенная копия трудовой книжки имеет юридическую силу и используется в следующих случаях:

• Получение кредита или ипотеки в банке;
• Оформление заграничной визы;
• Поступление в вуз или на курсы повышения квалификации;
• Предоставление в Пенсионный фонд РФ для подтверждения стажа;
• Устройство на новую работу, если подлинник остался у предыдущего работодателя;
• Судебные разбирательства (например, по спорам о заработной плате или увольнении);
• Получение социальных льгот или пособий.

Без заверения копия считается недействительной, даже если она полностью повторяет содержание оригинала.

Какие страницы подлежат копированию?

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ и рекомендациям Минтруда, копировать нужно все заполненные страницы трудовой книжки, включая:

• Титульный лист (с Ф.И.О., датой рождения, профессией);
• Все листы с записями о приеме, переводе, увольнении;
• Листы с записями о наградах, поощрениях, квалификации (если есть);
• Последний лист с записью об увольнении (если трудовая книжка уже не используется).

Важно! Даже если на странице стоит только одна запись — она должна быть скопирована. Пустые листы копировать не нужно.

Как правильно заверить копию на каждом листе?

Заверение копии трудовой книжки — это не просто проставление печати. Это строго регламентированная процедура, описанная в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и внутренних инструкциях организаций. Ниже — пошаговая инструкция для работодателя и сотрудника.

Шаг 1: Получение разрешения на выдачу копии

Сотрудник должен подать заявление в письменной форме на имя руководителя организации. Образец заявления:

ЗАЯВЛЕНИЕ

Я, [Ф.И.О. полностью], [должность], прошу предоставить мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке, для предоставления в [указать организацию: банк, ПФР, вуз и т.д.].

Подпись: ___________
Ф.И.О.: _____________

Отдел кадров на основании заявления составляет служебную записку и извлекает подлинник трудовой книжки из архива.

Шаг 2: Создание копий

Копии делаются на каждом листе отдельно. Рекомендации:

• Используйте качественный сканер или ксерокс — текст должен быть четким, без размытостей;
• Сканируйте или копируйте только одну сторону листа (если на обороте нет записей — не копируйте);
• Если в трудовой книжке много страниц — можно сделать электронную копию, но распечатать ее нужно на бумаге в формате А4;
• Не сшивайте листы до заверения — каждый лист должен быть заверен индивидуально.

Шаг 3: Заверение каждого листа

На каждом скопированном листе должна быть заверительная надпись, содержащая следующие обязательные реквизиты:

1. Надпись: «Копия верна» (или «Верно» — оба варианта допустимы);
2. Должность лица, заверяющего копию (например, «Начальник отдела кадров»);
3. Фамилия, имя, отчество этого лица (расшифровка подписи);
4. Подпись;
5. Дата заверения (день, месяц, год);
6. Печать организации (если есть).

Пример правильной надписи на листе:

Копия верна
Начальник отдела кадров
Иванов Иван Иванович
_______________________
(подпись)

[печать организации]

Важно! Надпись пишется от руки или печатается на компьютере, но подпись — только рукописная. Электронная подпись не подходит для заверения копий трудовой книжки.

Шаг 4: Заверение прошитой копии (альтернативный способ)

Если копия трудовой книжки состоит из 5 и более листов, можно использовать альтернативный способ, предусмотренный письмом Минфина РФ от № 03-02-РЗ/39142:

• Все листы копии сшиваются нитками;
• На обороте последнего листа делается надпись: «Копия верна. Всего листов — 12 (двенадцать)»;
• На концы ниток наклеивается клейкая лента или печать;
• На ленте ставится подпись, должность, дата и печать;
• На каждом листе копии не ставится отдельная надпись.

Важно! Этот способ не всегда принимается банками и вузами. Рекомендуется уточнить у получателя копии, допускается ли такой вариант.

Можно ли заверить копию у нотариуса?

Да, это допустимо и часто практикуется, особенно если работодатель отказывается заверять копию или организация ликвидирована.

Нотариус заверяет копию по следующей схеме:

• Проверяет подлинник трудовой книжки;
• Делает копии всех заполненных страниц;
• На каждой копии ставит: «Копия верна», свою фамилию, номер удостоверения, дату и печать;
• Составляет отдельный нотариальный протокол заверения.

Стоимость заверения у нотариуса — от 300 до 800 рублей за лист (в зависимости от региона). Нотариально заверенная копия имеет равную юридическую силу с копией, заверенной работодателем.

Что делать, если работодатель отказывается заверять копию?

Согласно статье 62 ТК РФ, работодатель обязан предоставить копию трудовой книжки в течение 3 рабочих дней после письменного заявления сотрудника.

Если работодатель отказывается:

1. Напишите повторное заявление с указанием ссылки на статью 62 ТК РФ;
2. Если отказ продолжается — обратитесь в трудовую инспекцию (Роструд) с жалобой;
3. В крайнем случае, заверьте копию у нотариуса.

Ошибки, которые делают при заверении копии

Частые ошибки, из-за которых копию отклоняют:

• Заверена только одна страница, а не все заполненные;
• Отсутствует подпись или печать;
• Подпись не расшифрована (нет Ф;И.О.);
• Надпись «Копия верна» написана карандашом или нечетко;
• Использована электронная подпись без физической печати;
• Копия сделана с оборотной стороны листа, где нет записей;
• Сканирование с плохим качеством — не читаемы даты или Ф.И.О.

Образец правильно заверенной копии

Вот как должна выглядеть одна страница заверенной копии:

Примечание: изображение приведено для наглядности. В реальности копия должна быть распечатана на белой бумаге формата А4.

Чтобы копия трудовой книжки была принята в любом учреждении, запомните 5 главных правил:

1. Копируйте все заполненные страницы — от титула до последней записи;
2. Заверяйте каждый лист отдельно — надпись «Копия верна», подпись, Ф.И.О., дата, печать;
3. Подпись, только рукописная, не печатная;
4. Печать обязательна, если организация ее использует;
5. Если работодатель отказывает — обращайтесь к нотариусу.

Соблюдение этих требований гарантирует, что ваша копия трудовой книжки будет принята без вопросов — будь то банк, Пенсионный фонд, вуз или иностранный консульский орган.

Важно! С 2025 года в России активно развивается электронная трудовая книжка. Если вы работаете по электронному документу — копию можно получить через Пенсионный фонд в личном кабинете на сайте Госуслуг. Электронная копия заверяется цифровой подписью и имеет такую же юридическую силу, как бумажная.

Если у вас остались вопросы — обращайтесь в отдел кадров вашей организации или к нотариусу. Не рискуйте — правильно заверенная копия экономит время, нервы и деньги.