Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина․ Поскольку оригинал трудовой книжки должен храниться у работодателя, для различных жизненных ситуаций (оформление кредита, получение визы, субсидий и т․д․) сотруднику требуется заверенная копия․ Важно оформить этот документ строго по правилам, иначе организации, которым он предоставляется, могут его не принять․

В данной статье мы подробно разберем, как правильно поставить отметку «Копия верна» на трудовой книжке, какие требования актуальны в 2026 году, и приведем пошаговый алгоритм заверения․

Для чего нужна заверенная копия трудовой книжки?

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, может потребоваться в следующих случаях:

• Оформление ипотеки, потребительского кредита или микрозайма в банке;
• Подача документов на получение визы в консульство;
• Оформление социальных пособий и субсидий (например, в органах соцзащиты);
• Подтверждение стажа при трудоустройстве на новую работу (по совместительству);
• Предоставление в судебные инстанции и другие государственные органы․

Нормативная база и новые правила

С 2019 года и по сегодняшний день (2026 год) процедура заверения копий документов регулируется ГОСТ Р 7․0․97-2016; Именно этот стандарт внес ключевое изменение, о котором часто забывают неопытные кадровики: обязательное указание места хранения подлинника․

Кроме того, согласно статье 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать сотруднику заверенную копию трудовой книжки в течение 3 рабочих дней с момента получения соответствующего письменного заявления․ Услуга предоставляется абсолютно бесплатно․

Пошаговая инструкция: как правильно заверить копию

Чтобы документ имел юридическую силу, необходимо строго соблюдать алгоритм заверения каждого листа․

Шаг 1․ Получение заявления от работника

Все начинается с письменного запроса сотрудника․ Работник должен написать заявление на имя руководителя организации с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки․

Шаг 2․ Изготовление копий

Копируются все заполненные страницы трудовой книжки, включая:

1. ьный лист (с ФИО, датой рождения и образованием);
2. Все страницы с записями о приеме на работу и увольнении;
3. Страницы с записями о награждениях (если они есть)․

Копии должны быть хорошего качества, без искажений и затемнений․ Внимание! Нельзя заверять копии, если в самой трудовой книжке есть неоговоренные исправления․

Шаг 3․ Нанесение заверительной надписи на каждую страницу

Согласно ГОСТу, на каждой странице копии проставляется штамп или рукописная надпись «Верно» или «Копия верна»․ Под этой надписью обязательно указываются:

• Должность лица, заверяющего документ;
• Личная подпись заверяющего с расшифровкой (инициалы и фамилия);
• Дата заверения;
• Место хранения подлинника трудовой книжки (например: «Подлинник хранится в ООО «Ромашка» в личном деле работника» или «Подлинник документа хранится в ООО «Ромашка»»)․

Шаг 4․ Заверение последнего листа (особенности)

На последнем листе копии, помимо стандартной надписи «Верно», делается отметка о том, что сотрудник продолжает работать․ Пишется фраза: «Работает по настоящее время»․

Рядом с этой фразой проставляется:

• Круглая печать работодателя (или штамп кадрового отдела);
• Подпись ответственного лица;
• Должность и расшифровка подписи;
• Дата․

Шаг 5․ Прошивка документа (если копия не сшита)

Если организация не заверяет каждый лист отдельно, а сшивает копию, то отметка о заверении ставится на последнем листе прошитой копии․ При этом необходимо:

1. Пронумеровать все листы;
2. Прошить их нитками;
3. На оборотной стороне последнего листа наклеить бумажную наклейку (лист-заверитель) так, чтобы концы нити выходили наружу;
4. На наклейке написать: «Верно․ Прошито, пронумеровано и скреплено печатью X листов»;
5. Поставить подпись, должность, расшифровку, дату и печать организации (печать должна захватывать часть наклейки и подпись)․

Разница между заверением для внутреннего и внешнего пользования

В 2026 году важно понимать контекст использования копии:

• Для внутреннего пользования (например, для передачи руководителю подразделения внутри компании): достаточно написать «Верно», указать должность заверяющего, поставить подпись с расшифровкой и дату․ Указывать место хранения подлинника в этом случае не обязательно․
• Для внешних организаций (банки, консульства, соцзащита): обязательно соблюдение всех требований ГОСТа, включая указание места хранения оригинала и наличие печати․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Если работник перешел на электронный способ ведения трудовой книжки, то бумажный оригинал выдается ему на руки․ В таком случае работодатель больше не несет ответственности за его хранение и заверение․ По запросу такого сотрудника работодатель обязан выдать не копию бумажной книжки, а справку по форме СТД-Р, которая содержит сведения о трудовой деятельности и также заверяется работодателем․

Образец заверительной надписи

Для наглядности приведем пример того, как должна выглядеть заверительная надпись на каждой странице и на последнем листе копии трудовой книжки․

На каждой странице:

Копия верна
Врио начальника отдела кадров Подпись А․А․ Иванов

Подлинник хранится в ООО «Пример»

На последнем листе:

Копия верна
Врио начальника отдела кадров Подпись А․А․ Иванов

Подлинник хранится в ООО «Пример»
Работает по настоящее время․
[Круглая печать ООО «Пример»]

Частые ошибки при заверении

Чтобы документ не был отклонен, избегайте следующих ошибок:

• Отсутствие надписи «Работает по настоящее время» на последнем листе․
• Пропуск места хранения подлинника (самая частая ошибка после введения нового ГОСТа)․
• Отсутствие расшифровки подписи (фамилии и инициалов)․
• Заверение копии лицом, не имеющим на это полномочий (заверять может только руководитель, кадровик или главный бухгалтер)․
• Нечитаемые копии, обрезанный текст или отсутствие печати на последнем листе․

Правильное заверение копии трудовой книжки — это строгий процесс, который требует внимательности от сотрудника отдела кадров․ Использование штампа «Копия верна», указание места хранения оригинала, отметка о текущей работе и наличие печати, это обязательные условия легитимности документа в 2026 году․ Соблюдение этих простых правил гарантирует, что копия будет принята любой государственной или коммерческой организацией без лишних вопросов․