Копия трудовой книжки — один из самых востребованных документов в кадровом делопроизводстве. Она требуется работникам для оформления кредитов, виз, субсидий, пенсий и в других жизненных ситуациях. Ошибки при заверении могут привести к тому, что документ будет признан недействительным банком или государственным органом.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно заверить копию трудовой книжки в 2026 году, какие требования устанавливает Трудовой кодекс РФ и ГОСТ, а также предоставим актуальные образцы надписей.

Кто имеет право запросить копию и в какие сроки?

Согласно части 1 статьи 62 Трудового кодекса РФ, работник имеет право обратиться к работодателю с письменным заявлением о выдаче заверенной копии трудовой книжки или выписки из нее.

Ключевые моменты:

• Срок выдачи: Работодатель обязан предоставить документ не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
• Стоимость: Копия выдается сотруднику бесплатно.
• Причина: Сотрудник не обязан объяснять, зачем ему нужна копия.
• Объем копирования: Заверению подлежат только те страницы (листы), на которых есть записи; Пустые страницы копировать и заверять не нужно.

Пошаговая инструкция: как правильно заверить копию

Процесс заверения строго регламентирован. Чтобы документ имел юридическую силу, необходимо выполнить следующие действия:

Снятие копии

Сделайте ксерокопию всех заполненных страниц трудовой книжки. Копия должна быть четкой, читаемой и содержать все страницы, где имеются записи о работе, награждениях или переименовании организации.

Нанесение заверительной надписи

На каждом листе копии (обычно на последнем поле страницы или на обороте, если места на лицевой стороне недостаточно) делается рукописная или машинописная надпись следующего содержания:
> Верно

Далее указываются:

• Должность лица, заверившего копию.
• Личная подпись этого лица.
• Расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
• Дата заверения.

Указание места хранения оригинала

Это критически важный пункт. Согласно правилам делопроизводства, на копии необходимо указать, где находится подлинник. Это подтверждает, что оригинал не утерян и находится у работодателя.

Фраза пишется ниже подписи:
> Подлинник документа находится в [Наименование организации] в деле № [номер] за [год].

Примечание: Если копия выдается для внутреннего использования внутри компании, указание места хранения оригинала и печать могут не требоваться. Однако для внешних органов (банки, госорганы) эта информация обязательна.

Проставление печати

На надписи «Верно» должна стоять печать организации (или печати отдела кадров, если она используется для заверения документов). Печать должна захватывать часть подписи и текст надписи, но не перекрывать разборчивость данных.

> Важно: С 2025-2026 годов требования к печатям стали строже в части соответствия уставным документам. Убедитесь, что печать актуальна и не изменена в связи с реорганизацией компании.

Образец заверительной надписи

Ниже приведен универсальный образец, который соответствует требованиям ГОСТ и сложившейся практике в 2026 году:

Особенности оформления в 2026 году

В текущем году специалисты обращают внимание на следующие нюансы:

Электронные трудовые книжки: Если у сотрудника ведется только электронная трудовая книжка (ЭТК), он может получить выписку (форма СТД-Р) у работодателя или заказать справку через Госуслуги/ПФР. Заверение бумажной копии в этом случае не требуется, так как электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Однако по просьбе работника работодатель может распечатать данные из ЭТК и заверить их по аналогии с бумажной версией.
Срок действия копии: Законодательно срок действия заверенной копии не установлен. Однако банки и государственные органы часто требуют, чтобы с момента заверения прошло не более 14 или 30 дней. Рекомендуется уточнять актуальные требования в организации-получателе.
Прошивка многостраничных копий: Если копия состоит из нескольких листов, их рекомендуется пронумеровать (например, «Лист 1 из 5»), прошить нитью, на оборотной стороне последнего листа сделать наклейку с количеством листов и заверительной надписью, скрепив ее подписью и печатью так, чтобы концы нити были заклеены.

Частые ошибки при заверении

Чтобы избежать отказа в приеме документа, избегайте следующих ошибок:

• Отсутствие даты: Без даты заверения копия считается недействительной.
• Неполная информация: Отсутствие должности лица, заверившего документ, или места хранения оригинала.
• Нечеткая печать: Печать должна читаться полностью.
• Копирование пустых страниц: Это лишняя работа и расход ресурсов, такие страницы не несут юридической информации.
• Использование факсимиле: Личная подпись ответственного лица должна быть живой (собственноручной). Использование факсимиле подписи при заверении копий трудовых книжек, как правило, не допускается, если иное не установлено внутренними нормативными актами компании и не принято контрагентом.

Правильное заверение копии трудовой книжки — это обязанность работодателя, установленная Трудовым кодексом РФ. Соблюдение всех формальностей (надпись «Верно», должность, подпись, дата, место хранения оригинала и печать) гарантирует работнику беспрепятственное получение необходимых услуг в банках и государственных учреждениях.

Помните: оригинал трудовой книжки выдается работнику на руки только в день увольнения. Во всех остальных случаях сотрудник получает исключительно заверенную копию.