Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работы сотрудника. Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), который начался с 2021 года, бумажные экземпляры все еще остаются в обороте и нередко требуются для предоставления в различные инстанции: банки, посольства, органы соцзащиты и пенсионный фонд. В таких случаях возникает необходимость получить заверенную копию документа.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно заверить трудовую книжку в организации, какие существуют правила и нюансы.
Зачем нужна заверенная копия трудовой книжки?
Оригинал трудовой книжки должен храниться у работодателя и выдаваться на руки сотруднику только в день увольнения. Однако для подтверждения факта трудоустройства и стажа часто требуется именно заверенная копия. Она может понадобиться для:
- Получения кредита или ипотеки — банки требуют подтверждение занятости и уровня дохода;
- Оформления визы — консульства проверяют стабильность заявителя;
- Оформления социальных выплат и пособий — для подтверждения стажа;
- Назначения пенсии — как подтверждение накопленного стажа (особенно если документ был утерян или испорчен);
- Устройства на работу по совместительству.
Кто имеет право заверять трудовую книжку?
Заверение документа — это не просто постановка печати. Эта процедура придает копии юридическую силу. Право на заверение имеют:
- Работодатель по основному месту работы — именно там хранится оригинал документа. Заверением занимается специалист отдела кадров или бухгалтер (если кадровик отсутствует).
- Нотариус, к нему обращаются, если человек временно не работает, является безработным или индивидуальным предпринимателем. Нотариус заверяет копию с предъявленного оригинала.
Пошаговая процедура заверения
Чтобы получить заверенную копию, сотруднику не нужно писать сложных заявлений, достаточно устно обратиться в отдел кадров. Процедура со стороны работодателя выглядит следующим образом:
Шаг 1: Снятие копий
Необходимо откопировать все заполненные листы трудовой книжки. Копировать нужно каждую страницу, где есть записи, начиная с ьного листа (где указаны ФИО и дата рождения владельца) и заканчивая последней записью о приеме на текущую работу.
Шаг 2: Простановка заверительной надписи
Согласно актуальным стандартам ГОСТ (в частности, ГОСТ Р 7.0.97-2016), на каждой странице копии или в конце многостраничного документа проставляется специальная отметка. Она должна содержать:
- Слово «Верно» или «Копия верна»;
- Должность лица, заверившего документ;
- Личную подпись заверяющего;
- Расшифровку подписи (инициалы и фамилия);
- Дату заверения.
Шаг 3: Простановка печати
Оттиск печати организации ставится таким образом, чтобы он захватывал часть подписи заверяющего лица и угловой штамп (если используется штамп) или просто располагался рядом с надписью.
Шаг 4: Отметка о месте хранения оригинала (Важно!)
Если копия трудовой книжки предназначена для предоставления в другую организацию (например, в банк или МФЦ), на последней странице копии обязательно делается приписка о том, где находится оригинал. Например:
«Подлинник документа находится в ООО «Название» в деле по личному составу».
Без этой фразы сторонняя организация может признать копию недействительной.
Особенности заверения для разных целей
Для внутреннего использования
Если копия нужна для нужд самой организации (например, для перевода в другой отдел), достаточно простой заверки по правилам компании без указания места хранения оригинала.
Для внешних организаций (банки, соцорганы)
Здесь действуют строгие правила. Многие банки требуют, чтобы трудовая книжка была заверена «по всем правилам». Это означает, что:
- Копия должна быть прошита (если листов много).
- Прошивка должна быть скреплена сургучной печатью или бумажной наклейкой с указанием количества пронумерованных и сшитых листов, подписью и печатью.
- Обязательно наличие записи о месте хранения подлинника.
- Иногда банки требуют, чтобы на копии стояла свежая дата, так как срок действия такой справки обычно ограничен (от 14 до 30 дней).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года специалисты по кадрам ведут только электронные трудовые книжки на новых сотрудников. Однако бумажные варианты не отменены, они сохраняют свою законную силу. Если у сотрудника ЭТК, а бумажный оригинал утерян, испорчен или сдан в архив, заверить бумажную книжку невозможно. В этом случае вместо копии трудовой предоставляется:
- Выписка из электронной трудовой книжки (можно заказать через Госуслуги или портал «Работа в России»);
- Справка о стаже от работодателя (форма СТД-Р).
Сроки и ответственность
По закону работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления работника. Отказ в выдаче является нарушением трудового законодательства и влечет за собой административные штрафы.
Процедура заверения трудовой книжки в организации требует внимательности и соблюдения актуальных ГОСТов. Главное, не забывать указывать место хранения оригинала при предоставлении копии сторонним лицам и следить за актуальностью дат. В эпоху цифровизации бумажная трудовая все еще остается важным документом, и правильное ее заверение гарантирует отсутствие проблем при оформлении кредитов, виз или социальных выплат.