Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В ряде жизненных ситуаций (при оформлении пенсии, получении пособий, поступлении в учебное заведение и т.д.) требуется предоставить не саму книжку, а её заверенную выписку. Процедура заверения проста, но требует соблюдения строгих правил, чтобы выписка имела юридическую силу.

Когда требуется заверенная выписка?

Наиболее частые случаи:

• Для Пенсионного фонда РФ (ПФР), при назначении страховой пенсии по старости, инвалидности или по случаю потери кормильца для подтверждения общего и специального стажа.
• Для оформления пособий — по беременности и родам, по уходу за ребёнком, по безработице, если требуется подтвердить стаж и места работы.
• Для поступления в вуз/ссуз — некоторые учебные заведения требуют подтверждения трудового стажа.
• Для виз и иммиграционных органов, как доказательство трудовой деятельности.
• При оформлении кредита или ипотеки — по запросу банка.
• Для судебных инстанций — как доказательство в делах, связанных с трудовыми спорами, алиментами и т.д.

Кто имеет право заверять выписку?

Заверение производит работодатель (организация) или его уполномоченное лицо — обычно это сотрудник отдела кадров (специалист по кадрам, начальник отдела кадров) или руководитель организации (директор, генеральный директор).

Важно: Если запись в трудовой книжке была внесена предыдущим работодателем, заверять выписку должен именно он. Текущий работодатель не имеет права заверять записи, которые не вносил сам.

Порядок действий: пошаговая инструкция

Шаг 1: Подготовка копии

1. Сделайте полную и точную копию всех страниц трудовой книжки, содержащих записи о работе (ьный лист, все страницы с записями, обложка).
2. Копия должна быть читаемой, без исправлений, помарок и «вытянутых» строк.
3. Если страницы с двух сторон, копируйте их также с двух сторон.

Шаг 2: Обращение в организацию-работодателя

Обратитесь в отдел кадров (или к руководителю) той организации, которая вносила последнюю запись или все записи (если работали в одной компании). Объясните, для каких целей нужна выписка.

Шаг 3: Процесс заверения

Сотрудник отдела кадров или руководитель должен:

1. Сверить вашу копию с оригиналом трудовой книжки.
2. Поставить на каждой странице копии (или на последней, если выписка краткая) штамп «Верно».
3. Указать дату заверения.
4. Поставить подпись лица, производящего заверение (с расшифровкой — ФИО).
5. Поставить печать организации (штамп с наименованием, ИНН, ОГРН и т.д.).

Как должен выглядеть штамп и подпись?

Унифицированной формы штампа «Верно» не существует, но он должен содержать обязательные реквизиты:

• Слово «Верно» (или «Копия верна»).
• Дату заверения (число, месяц, год).
• Подпись (ФИО, должность).
• Печать организации (обычно круглая с наименованием и реквизитами).

Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 2021 года в России ведётся электронная трудовая книжка. Если у вас только ЭТК, то для предоставления в инстанции (ПФР, банк и т.д.) нужно:

1. Запросить в Сбереге/банке/ПФР (в зависимости от места ведения) печатную выписку из ЭТК. Эта выписка уже будет заверена электронной подписью уполномоченного лица организации.
2. Данная выписка имеет юридическую силу наравне с бумажной, заверенной печатью.
3. Если требуется «бумажная» версия с печатью, обратитесь в свою организацию (работодателя) с запросом о предоставлении распечатки из ЭТК и её заверении по правилам, описанным выше.

Что делать, если предыдущий работодатель не существует или отказывается заверять?

Если организация ликвидирована, а стаж нужен для пенсии, вы можете:

• Обратиться в Пенсионный фонд России (ПФР) с заявлением о предоставлении сведений о трудовой деятельности. ПФР запросит информацию у налоговой службы (на основе данных СЗВ-ТД) и выдаст справку о стаже.
• Предоставить в ПФР иные документы, подтверждающие стаж (приказы о приёме/увольнении, трудовые договоры, справки об зарплате и т.д.), если они у вас сохранились.
• В случае спора — обратиться в суд с иском о восстановлении записей в трудовой книжке и получении заверенной выписки.

Правильное заверение выписки из трудовой книжки, это гарантия того, что ваши трудовые годы будут учтены. Ключевые моменты: точная копия, штамп «Верно» на каждой странице, дата, подпись уполномоченного лица и печать организации-работодателя. При наличии сомнений уточняйте требования в том учреждении, куда будете предоставлять документ (ПФР, банк, вуз). В случае сложностей с прошлыми работодателями помните, что Пенсионный фонд — ваш главный защитник в вопросах подтверждения стажа.

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ (Трудовой кодекс, Положение о трудовых книжках) и практики работы Пенсионного фонда. Рекомендуется уточнять актуальные требования в конкретной инстанции;