Трудовая книжка (ТК) — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю работы гражданина․ Её корректное заполнение и заверение — прямая обязанность работодателя и ответственность за которую предусмотрена законодательством․ Неправильная запись или отсутствие заверения могут привести к признанию стажа недействительным и проблемам при назначении пенсии․

Важно! С 01 сентября 2021 года порядок ведения ТК регулируется «Правилами ведения и хранения трудовых книжек», утвержденными приказом Минфина России от № 320н․ Эти правила действуют и в 2026 году․ Старые бланки и вкладыши, имеющиеся у работодателей и работников, продолжают быть действительными․

Кто имеет право заверять записи в трудовой книжке?

Заверение (поставка печати и подписи) — это подтверждение достоверности информации, внесённой в ТК․ Право заверять записи имеют только уполномоченные представители работодателя:

• Руководитель организации (генеральный директор, директор, ректор и т․д․)․
• Лица, его заменяющие (заместитель директора, и․о․ директора)․
• Другие должностные лица, на которые возложены такие обязанности приказом (распоряжением) руководителя организации (например, начальник отдела кадров, главный бухгалтер, если это прямо указано в приказе)․

Ключевое правило: Подпись и печать ставятся непосредственно на странице с записью о приёме на работу, переводе, увольнении и т․д․ Заверяется каждая новая запись․ Старые записи, сделанные ранее, не требуют дополнительного заверения․

Пошаговая инструкция: как правильно заверить запись в трудовой книжке

Рассмотрим процесс на примере самой частой записи — о приёме на работу․

Шаг 1: Внесение записи

Запись делается на основании изданного приказа о приёме на работу (или иного документа, например, трудового договора)․ Текст должен быть точным и соответствовать формулировкам в документе-основании․

Шаг 2: Подпись лица, внесшего запись

Подписывает запись должностное лицо, её внесшее (обычно сотрудник отдела кадров)․ Подпись должна быть разборчивой, с расшифровкой (ФИО)․

Шаг 3: Поставка печати

Печать ставится непосредственно на запись, частично наносясь на текст и на свободное место страницы․ Обычно используется печать организации с её наименованием․ Если у организации есть несколько печатей (например, гербовая и простая), заверяется та, которая установлена для документов кадрового делопроизводства․

Особенности заверения для разных типов записей

Логика заверения одинакова для всех типов записей, но есть нюансы:

• Запись об увольнении: Заверяется так же․ В тексте обязательно указывается основание увольнения (например, «в связи с выходом на пенсию», «по собственному желанию (ст․ 80 ТК РФ)», «в связи с истечением срока трудового договора»)․
• Запись о переводе: Указываются новая должность, структурное подразделение, дата перевода․ Заверяется․
• Запись об отпуске, больничном: Не заверяются! Эти сведения вносятся только для справки и не являются основанием для подтверждения стажа․ Их не заверяют подписью и печатью․
• Запись о постановке на учёт в службе занятости: Заверяется․

Заверение электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2020 года ведётся параллельно система Электронных Трудовых Книжек (ЭТК)․ В этом случае «заверение» происходит в ином формате:

1. Работодатель обязан передать сведения о трудовой деятельности работника в СЗВ-ТД (с — в форме СЗВ-СТАЖ) в фонд (ПФР);
2. Эти сведения автоматически заносятся в электронную трудовую книжку работника на портале Госуслуг или в личном кабинете на сайте ПФР․
3. «Заверением» здесь является сама факт передачи достоверных сведений работодателем в ПФР․ Работник видит в своей ЭТК записи, которые были сформированы на основе этих сведений․
4. Если у работника есть бумажная ТК старого образца, а он переходит на ЭТК, то работодатель должен сделать в бумажной ТК последнюю запись (например, об увольнении) и заверить её․ После этого все последующие сведения будут только в ЭТК․

Типичные ошибки при заверении и их последствия

• Отсутствие печати или подписи на записи․ Запись считается недействительной․
• Исправления, подчистки, помарки в тексте записи или в области подписи/печати․ Такая запись не принимается․
• Неправильное указание основания увольнения (например, «уволен по инициативе администрации» вместо точной формулировки статьи ТК РФ)․ Это может привести к проблемам с получением пособия или пенсии․
• Заверение записи лицом, не имеющим на это полномочий (например, обычным сотрудником отдела кадров без специального приказа)․
• Постановка печати «вполовину» — только на текст, но не на свободное место страницы․ Лучше ставить печать так, чтобы она захватывала и текст, и чистую область․

Где скачать актуальный образец бланка трудовой книжки?

Официальные формы бланков ТК утверждены приказом Минтруда России․ Их можно найти:

• На официальном сайте Роструда или Минтруда в разделе «Документы»․
• В справочно-правовых системах («КонсультантПлюс», «Гарант»)․
• На порталах для бухгалтеров и кадровиков (например, «Бухонлайн», «Кадровик-ру»), где представлены не только бланки, но и образцы заполнения․

Помните: Бланк ТК должен быть серийным (с указанием серии и номера), иметь водяные знаки и гриф «Минтруд России»․ Печать на бланке ставится при его изготовлении․

1. Запись сделана разборчиво, без исправлений, на основании документа․
2. Указаны все обязательные реквизиты: дата, должность/вид работы, основание (для приёма/увольнения)․
3. Запись подписана уполномоченным лицом (с расшифровкой ФИО)․
4. Запись заверена печатью организации (частично наносящейся на текст)․
5. Для ЭТК: сведения своевременно переданы в ПФР в установленной форме (СЗВ-СТАЖ)․

Соблюдение этих простых правил гарантирует, что ваша трудовая книжка (бумажная или электронная) будет служить надёжным доказательством вашего трудового стажа на протяжении всей жизни․

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ (Приказ Минфина № 320н) и практики Роструда․ Информация актуальна на 2026 год․